Cómo lograr un buen desempeño en ventas (Fuerza de ventas) – Parte 2

Un vendedor tiene dentro de sus responsabilidades el manejo permanente de mucha información, y de su cuidadosa organización y consulta oportuna depende en gran parte el resultado de su gestión.

Dentro de la información que debe manejar como vendedor está la de la empresa para la cual trabaja (productos, precios, ofertas, procesos, propuestas de negocios, información interna, etc.), como la de sus competidores (productos, actividades, precios, contactos y políticas en general). 

De otra parte, es una exigencia contar con un amplio conocimiento de cada uno de sus clientes, en cuanto a sus necesidades, quejas, reclamos, y en general toda aquella información (empresarial y personal) que le permita definir el perfil de cada uno de ellos y entender sus deseos, satisfacciones e insatisfacciones, así como tener presentes los compromisos que adquiere con cada uno. 

Requiere llevar un seguimiento claro y detallado (por cliente, por producto, por mes, día, semana, etc. ) de sus ventas  (anteriores, actuales y futuras). 

La adecuada organización y utilización de la información le permiten como vendedor… 

• Aprovechar mejor la información, al encontrarla fácil y ágilmente. 
• Manejar más eficientemente el tiempo. 
• Estructurar mejor los argumentos a utilizar en cada venta. Responder con contundencia ante las objeciones y lograr una más rápida solución o superación de obstáculos.
• Tener presente aspectos o detalles que pueden ser de suma importancia ante cualquier encuentro con el cliente y en el desempeño de su trabajo (no dejar las cosas a su memoria).
• Evitar la generación de fatiga y molestia a sus clientes al no tener que preguntar repetidamente la misma información a ellos o a sus compañeros de la empresa.
• Generar confianza en el cliente (al transmitir un conocimiento sólido).
• Ofrecer un mejor servicio, entablar nuevas relaciones, y afianzar las relaciones actuales. Una buena relación le permitirá apalancarse para llevar a cabo sus metas y aumentar las ganancias.
• Ampliar las oportunidades de realizar negocios más satisfactorios para las dos partes.
• Contar con más herramientas para cerrar la venta, facilitando el cumplimiento de sus metas. 
• Tomar ventaja a la competencia.
• Transmitir una imagen favorable que se reflejará en la percepción general de la empresa y en su preferencia, beneficio para el vendedor a nivel individual, el equipo y la empresa como tal. 
• Aumentar la capacidad para tomar buenas decisiones.
• Tener la posibilidad de proyectarse como un vendedor destacado, ser incluido en proyectos importantes o quedar en la mira para un ascenso.
• Mejorar su logro de incentivos, si existe un plan de remuneración justo y equitativo en la empresa.
• …. en fin, desarrollar eficientemente su trabajo y mejorar los resultados de su gestión.

Cómo consignar toda esa información que recibe. 

Puede considerar de utilidad revisar las recomendaciones sobre manejo de información dadas en entradas anteriores que inician con la entrada Registro y uso de toda la información del negocio (ver acá)

• Antes que nada revise los informes y/o reportes que requieren de usted sus jefes. Para la empresa es muy importante contar con sus reportes mensuales o con la periodicidad que la empresa establezca. Estos le permiten al área de mercadeo y a la Gerencia, estructurar estrategias que faciliten su trabajo. 

Para efectos de organizar la información para su análisis particular,

• Inicie diferenciando los temas y registre los ítems a diligenciar con un sentido lógico que le puede ser de utilidad. Poco a poco podrá perfeccionarlo. Por ejemplo: Productos, precios, competencia, promociones, ventas, clientes actuales, clientes potenciales o prospectos, información interna.
• Evalúe el tipo de información que usted requiere en cada caso.
• Diseñe un formato en el que registre cada tema de manera ordenada, que le permita unificar la información registrada.
• El buen almacenamiento de su información le facilitará realizar su propia investigación de mercados y sacar conclusiones importantes para su trabajo y para la empresa.
• Archívela de inmediato en forma organizada. No deje que se acumulen los papeles. De esta manera le será fácil establecer comparativos, identificar en qué período se presentó alguna situación, identificar situaciones similares, acciones utilizadas y resultados obtenidos. Asimismo le permitirá comparar el manejo según tipo de comportamiento de sus clientes.
• Actualice y depure permanentemente sus papeles. No archive cosas que no le serán de utilidad y que más bien generan un volumen de documentos que se convierten en distractores para un manejo ágil y práctico de la información.
• Poco a poco tomará experiencia en la organización, clasificación y revisión de la información. Cada vez podrá hacerlo en menos tiempo y de manera más efectiva. 

En cuanto a la información de los clientes: 

• Cada vez que visite un cliente, revise previamente la información de que dispone y la que debe obtener.
• Coloque las fechas correspondientes, que facilite hacer seguimiento a los avances o cambios sobre cierta situación. 
• Registre los datos en el formato diseñado para ello. Tome nota tan pronto le sea posible de los datos que de manera informal pueda averiguar.
• Después de cada visita, registre todas las observaciones en un espacio destinado para ello, de modo que se le facilite contar con elementos para estructurar las siguientes visitas. 
• Siempre que registre información de las visitas, indique con qué contacto habló y que hablaron para así retomar más fácilmente en visitas posteriores, las conversaciones previas.
• Es necesario que se tome unos momentos al salir de donde cada cliente para registrar la información de lo qué pasó en la visita, no lo deje pendiente para cuando llegue a la oficina. Si no registra de inmediato la información, corre el riesgo de olvidarlo o de confundir lo conversado con uno u otro cliente.
• Anote los compromisos que adquiera con el cliente o con usted mismo para una visita posterior o en general para su trabajo. Esto le permitirá enfocarse en la actividad específica y no dejarla pasar. Tome el hábito de hacer una revisión general de los compromisos.

En cuanto a la información de competencia 

• Abra una carpeta para registrar lo que ocurra con sus competidores. 
• Evalúe cómo archivar la información buscando cuál puede ser la forma más práctica, rápida y precisa de revisarla. Puede archivarla por producto, por empresa, por tema.
• Organice la información de manera secuencial.
• Registre información de productos, precios, canales, actividades promocionales, así como información relativa a las percepciones de los clientes, y toda aquella información que pueda ser de utilidad para su trabajo y para la empresa.
• Registre los nombres de las personas que corresponden a su competencia con el cargo respectivo, y los datos de contacto, si dispone de ellos. 

En cuanto a información interna de la empresa:

Abra una carpeta con la información referente a temas de personal, comunicaciones internas, y en general documentos personales.

En cuanto a aquella información de carácter profesional: 

Construya su propia biblioteca con aquella información que le de elementos para desarrollarse profesionalmente. Artículos que hayan llegado a su poder y sean de su interés para crecer y en los que pueda apoyarse cuando lo requiera.

Algunos reportes que debe manejar para organizar su trabajo:

Informe diario de trabajo donde debe registrar las visitas realizadas. El informe debe incluir Fecha, Nombre de cada cliente visitado, Clasificación del cliente (según estructura de distribución que tenga la empresa),  Contacto, Teléfono, Observaciones, Compromisos, Creación de un nuevo cliente, Registro de otras actividades realizadas según el tipo de negocio como puede ser actividades de exhibición, reabastecimiento de estanterías, apoyo a canales, capacitación propia o hacia los distribuidores u otros canales, actividades de cobros, lanzamiento de productos, concursos u otras actividades organizadas por mercadeo.

Ficha de Clientes: 

• Información general del cliente (datos de identificación y ubicación): Nombre empresa, Dirección, Principal o sucursal, Teléfonos, Contactos, Cargos. 
• Clasificación del cliente según cadena de distribución o según criterios de la empresa. (ver más en el artículo Cómo clasificar los clientes acá).
• Clasificación del cliente según potencial de ventas.
• Tiempo de antigüedad (Año de inicio).
• Frecuencia de visita.
• Fecha última visita.
• Volumen de ventas años anteriores.
• Cantidad de pedidos años anteriores.
• Cantidad de pedidos estimados para el año actual. 
• Volumen de ventas previstas para el año actual.
• Condiciones de venta (forma de pago y plazos).
• Referencias que maneja.
• Productos de la competencia que maneja y participación estimada de la competencia vs ventas totales.
• Observaciones.

Plan de visitas: Nombre empresa, Contacto, Dirección, Teléfono, Fecha.

Control de citas (Visitas efectuadas): Nombre empresa, Contacto, Dirección, Teléfono, Fecha, Visita planeada o no planeada, Cita y hora de la visita

Ordenes de compra: Datos del cliente (empresa, contacto, dirección, ciudad, teléfonos, correo electrónico, etc.), Fecha, Nit (identificación tributaria), Código producto, Descripción, Cantidad, Precio unitario, Precio total Producto, Precio total orden, Descuentos, Iva o impuestos, Condiciones de pago, Observaciones de entrega u otros datos, Nombre y firma representante. Incluye las ofertas con sus respectivos códigos.

Relación de gastos: Registro de todos aquellos gastos en que ha incurrido y cuya cobertura haya sido previamente acordada con la compañía, como podría ser el caso de atención a clientes, gastos de vehículo como gasolina, mantenimiento, parqueadero, indicando kilometraje de inicio del período y de finalización, según los requerimientos empresariales.

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