Registro y uso de toda la información del negocio

Piense en la cantidad de información que genera y recibe su negocio cada día. Cada interacción con un cliente genera datos. Cada acción de sus colaboradores produce información. Cada paso del proceso productivo genera cifras y produce estadísticas que debe registrar.

Sume a esto los datos que continuamente recibe del mercado. Actividades, acciones, actitudes de cada competidor; cambios y eventuales modificación de normas y procesos oficiales.

La industria a la que pertenece su empresa también genera información: evolución en procesos y tecnologías, nuevas formas de hacer las cosas, nuevos actores y competidores con productos y servicios sustituto son sólo algunos ejemplos.

En la actualidad, gracias a la digitalización de todo, se puede capturar información acerca de más cosas que en el pasado. El reto para no ahogarse en ella es grande. Hay mucho dato inútil, pero con certeza entre esa avalancha de cifras y documentos dispersos, hay oportunidades escondidas.

Mucha información viene y se va, sin producir nada en particular. Otra por el contrario, es importante. 

Registrarla para su consulta en algún momento, o para unirla y relacionarla con otros datos, y producir conocimiento útil para tomar decisiones, corregir rumbos y definir destinos, es el objetivo de establecer un adecuado manejo de toda la información

Pero, ¿qué debe guardar y qué debe dejar pasar? Steve Jobs en alguna conferencia dijo que el arte de lo nuevo es saber unir los puntos. Esos puntos e ideas de cómo unirlos, los da la información, que se obtiene de diferentes lugares, con ojos y oídos atentos.

Entre más información tenga, mejora las posibilidades de reducir la incertidumbre que caracteriza el mundo en el que vive hoy todo negocio. Pero debe poder clasificarla y archivarla en forma eficaz.

Problemas y soluciones

No hay leyes que indiquen que una solución particular es la más adecuada para la solución de su problema. Siempre hay diferentes opciones para elegir el que resulta ser, eventualmente, el mejor camino. 

En adición, esos caminos no son estáticos. Cambian de formas y frecuencias que ni controla ni puede predecir con facilidad.

El buen manejo, organización y archivo de la información de todo tipo es un elemento importante de ayuda para que esas decisiones no sean tan complicadas.

La información bien ordenada –proveniente de todo tipo de fuentes– que pueda afectar de cualquier manera a su empresa, se convierte en un activo valioso para minimizar la incertidumbre.

Si ya ha implantado un sistema de calidad, ha adelantado bastante en la tarea de registrar información. Los sistemas de calidad buscan garantizar el seguimiento de las acciones de la empresa que se reflejan en el mercado, garantizar su correcta ejecución o la implantación de acciones correctivas o preventivas. Ahí hay mucha información valiosa.

En próximas entradas, indicamos el tipo de información adicional que debe buscar y registrar.

Significado

Una  importante habilidad del buen líder es obtener significado de toda la información; de los puntos que debe unir y la mejor forma de hacerlo.

Debe poder dar sentido a esa información en el contexto de la actividad de la empresa. Toda la información debe servir para crear un mejor producto o servicio y mejorar la calidad del servicio y experiencia que ofrece a sus clientes.

El buen uso de la información permite y facilita la percepción de señales tempranas de cambios en el mercado, tanto del lado de la oferta (lo que hacen o dejan de hacer los competidores), como de la demanda: qué tendencias se perciben en los patrones de consumo de los clientes. Esta detección temprana mejora las posibilidades de responder a tiempo y aprovechar mejor esos cambios. En vez de amenazas, serán oportunidades.

Con cada vez más información, un esquema eficaz de su manejo se convierte en una prioridad de la empresa. 

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Mapa del blog. Resumen a la fecha. Cifras históricas bien manejadas

Con la entrada de la semana anterior, completamos otro de los temas que hemos establecido como básicos para sustentar el sano crecimiento de una empresa.

Los 8 temas que hemos establecido son:

• Tener claridad del objetivo por el cuál se desea hacer crecer la empresa. √

• Claridad en el propósito o misión que ha establecido para la empresa. √

• Transparencia en las cifras de resultados y ejecución. √

• Buen registro, manejo y uso de toda la información del negocio.

• Mercadeo y relación con los clientes sólidos.

• Manejo de las ideas y de la innovación.

• Operaciones simples, eficaces, fáciles de repetir y de ampliar.

• La gente

En la entrada del 7 de enero de 2014 (ver acá) encuentra un resumen de lo tratado en los dos primeros temas.

Tercer tema (el concluido con la entrada anterior)

El tercer tema resalta la importancia del adecuado manejo de toda la información contable de la empresa. El correcto y oportuno registro de todas las transacciones facilita que los directivos de la empresa accedan en cualquier momento a la información que necesitan para tomar decisiones, corregir desviaciones del rumbo y enfrentar problemas antes de que se vuelvan graves.

Algunas empresas sufren por el endémico retraso de las cifras o por la falta de precisión y confiabilidad de estas. Con el diseño y puesta en marcha de procesos y flujos de trabajo adecuados, más seguimiento y actualización de estos cuando las circunstancias lo requieran, se soluciona este inconveniente.

El diseño de cualquier sistema de manejo de información debe considerar que con el tiempo la operación crece. El sistema debe ampliarse al mismo ritmo de la operación y no convertirse en cuello de botella, por incapacidad de manejar grandes volúmenes de datos. Esto se logra al tener presente esta realidad al comprar o contratar esos sistemas.

La información sólo es útil cuando se comparte y usa. 

Crear la práctica de compartir –mensualmente o con otra periodicidad– los datos de resultados de la empresa con las personas que ejecutan las actividades del día a día es una poderosa herramienta para facilitar el camino hacia los objetivos trazados.

Más información que debe manejar (cuarto tema)

Todo negocio genera infinidad de datos. Sólo una parte se capturan en el sistema contable. Muchos otros no. 

Por ejemplo, toda la información de la relación con el cliente no se registra en la contabilidad. Allí sólo quedará el dato de una orden de compra, una factura y el pago. Pero las visitas efectuadas, las cotizaciones presentadas y los resultados de cada una, las conversaciones para lograr el negocio, la atención de solicitudes y solución de problemas, son información valiosa que construye relación y confianza. 

Piense en toda la información que llega a su empresa sobre los competidores, sus éxitos y fracasos. Muchos datos del mercado, que ahora pueden no ser importantes, mostrarán su relevancia en el momento menos esperado.

La forma para capturar, manejar, usar y compartir esa información es el tema del cuarto tema que inicia con la próxima entrada en este blog.

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Comparta la información. Libros abiertos

Muchos empresarios tienen dudas, respetables y válidas, de compartir los resultados de la empresa con todos los colaboradores.

No es necesario compartir todo con todos. Pero sí tiene claros beneficios compartir bastante con algunos. Con el tiempo, puede ampliar la cobertura con más detalle a más personas.

Si maneja su empresa con seriedad y transparencia, es mínima la posibilidad o necesidad de verse obligado a esconder alguna parte de la información. Para alcanzar este nivel de libros abiertos, debe confiar plenamente en todos sus colaboradores. Este nivel de confianza no se da de la noche a la mañana. Debe construirlo con cuidado y perseverancia.

Discreción

Hay cierto tipo de información que por su carácter es confidencial, pero usualmente no es la que se maneja en el sistema contable.

Debe manejar con discreción los resultados de ventas, los niveles de márgenes de utilidad y otro tipo de información, que en caso de llegar a manos de sus competidores, pueda dar una idea del estado de sus finanzas. Esto es especialmente válido cuando la situación general de su empresa es de debilidad. No conviene que el mercado conozca esta situación.

No sobra establecer en los contratos laborales una cláusula de confidencialidad para al menos tener el recurso legal a su favor, en caso de tener que tomar acciones contra un colaborador indiscreto. Esa cláusula además hace consciente en las personas que no todo es de dominio público.

Comparta

Lo primero que debe compartir con su inmediato grupo de colaboradores son los resultados de cada mes, incluyendo ventas, estado de pérdidas y ganancias, detalle de costos y gastos, flujo de efectivo y balance. 

Para que esto sea efectivo, establezca una serie de indicadores clave de gestión para cada área (3 a 5 por área, no más), resalte la evolución de esos indicadores mes a mes y compárelos contra objetivos establecidos.

Una reunión donde converse sobre estas cifras y los cambios mensuales, da a todos una buena idea del estado de la empresa, los logros alcanzados, obstáculos en el camino y barreras a superar. Con certeza, conocer esas cifras crea un necesario sentido de pertenencia en todos, lo que facilita que aumente el nivel de lealtad y compromiso con la empresa.

Con información, los directos colaboradores sabrán los retos que enfrentan, que riesgos se avecinan de no mejora algún parámetro, y en general les permitirá un mejor alineamiento hacia el logro de los objetivos globales.

Control de presupuesto

Cada persona debe tener asignado un presupuesto. Es parte del contrato social con la empresa: la persona produce resultados –genera valor– y la empresa le paga un salario y ofrece oportunidades de desarrollo. 

Por eso, cada persona debe ser informada en detalle de los resultados de su gestión cada mes. ¿Cómo va el cumplimiento del presupuesto, qué hace falta por hacer, qué brechas hay que cerrar? Esta información, entregada en una reunión dónde haya diálogo y comentarios sobre las cifras, da guía y motiva. Facilita que cada supervisor tome el pulso del detalle de la operación.

El manejo transparente de información, provee datos objetivos para tomar decisiones sobre las personas. Si mes tras mes, alguno de sus colaboradores incumple los objetivos trazados y no ve mejora con base en las opciones tratadas en cada reunión donde se discuten los resultados, tanto usted como el colaborador tendrán claro que deben tomar acciones de algún tipo.

Con la evolución de los resultados, cada persona evidenciará cómo su trabajo aporta a los resultados generales. Esto crea un sano ambiente de competencia entre los colaboradores. 

Al sentirse parte de los resultados, se fomenta en cada persona el pensamiento estratégico. Esto contribuye a su desarrollo como mejores líderes para el futuro.

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Capacidad para incrementar el volumen de información que maneja

¿Qué sucede con sus esquemas de manejo de documentos e información si en un trimestre su cantidad de clientes pasa de 5 a 20?

¿Puede el grupo y los sistemas de su empresa manejar ese incremento de información?

Típicamente no. Sin procesos bien definidos y persistentes retrasos en la entrega de información entre áreas, al crecer cuatro veces el volumen de clientes manejados, las demoras crecerán cuatro o más veces. 

Esto lo comentamos en la entrada anterior del blog. Sume a esto un inadecuado soporte para el registro y manejo de la información y tendrá el escenario ideal para no tener la información que requiere para administrar su negocio.

En muchas empresas, durante las etapas tempranas del desarrollo, se implementan esquemas de manejo de bloques de información, empleando herramientas de productividad que son una alternativa adecuada para atender las necesidades de ese momento, caracterizada por volúmenes bajos de datos. 

Las herramientas de productividad tradicionales son buenas plataformas para manejo, captura y archivo de información. Pero tienen limitaciones cuando la cantidad de operaciones diaria crece, tanto en cantidad como en volumen de datos registrado para cada una.

Una hoja de cálculo sirve para registrar y administrar las órdenes de compra recibidas por los clientes. Opera perfectamente cuando tiene pocos clientes y cada orden consta de unos pocos ítems. Pero cuando la cantidad de clientes crece y cada orden se vuelve más compleja, la solución de la hoja de cálculo empieza a mostrar sus debilidades.

Lo mismo pasa con el manejo de la información de los inventarios. Para cantidades moderadas, la hoja de cálculo funciona bien. Pero cuando hace 20 movimientos al día, de 40 ítems diferentes, ya no es tan conveniente.

Generar remisiones y facturas empleando un procesador de texto está bien para pocas operaciones diarias. Pero cuando son muchas, la necesidad de integración con los demás sitios dónde ha ingresado información (sistema de manejo de órdenes de compra, sistema de inventarios, otros) empieza a mostrar la debilidad de estas aplicaciones dispersas.

En la función de cobro puede enviar una comunicación, hecha con un procesador de palabra o empleando el correo electrónico, a todos sus clientes cada 15 días, si son pocos. Sólo imagine la cantidad de tiempo que empleará haciendo lo mismo para 100 clientes.

Cuando diseñe sus sistemas y procesos de manejo de la información contable de su empresa tenga en cuenta dos aspectos importantes: la integración de los datos y la posibilidad de incrementar en forma rápida la cantidad de información manejada sobre el mismo sistema.

Típicamente todos los sistemas de contabilidad ofrecen solución para estos dos aspectos, a través de un diseño modular. Lo usual es iniciar la operación con los módulos fundamentales del manejo contable e implantar la gestión de otros temas empleando las soluciones indicadas antes, sobre herramientas corrientes de productividad. 

Es importante que haga un permanente seguimiento al creciente nivel de complejidad que va manejando la empresa y sus operaciones, y evalúe si la solución inicial basada en sistemas separados, aun cumple su cometido con una aceptable relación costo / beneficio. Contemple también en esa evaluación, el efecto sobre la calidad del servicio a sus clientes y la precisión y velocidad con que les entrega información. 

Cuando ya no pueda registrar toda la información que necesita, y se dificulte y demore mucho cada proceso dónde requiere interacción con otros sistemas, o simplemente no pueda extractar la información que necesita para la toma de decisiones, habrá llegado el momento de hacer las actualizaciones que requiera su sistema contable, adicionando módulos.

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