Conseguir información, tanto interna como externa, codificarla y archivarla como se ha sugerido en las entradas anteriores es la parte fácil de dar un uso estratégico a esos contenidos.
Detectar sutiles tendencias escondidas entre la cantidad de datos y darle valor estratégico es la parte difícil. Ver oportunidades que se asoman o amenazas escondidas tampoco es fácil.
Pero es seguro que en todo lo que reciba, codifique y guarde, en especial lo que tenga origen externo a su empresa, de alguna manera se relaciona ya, o deberá relacionarse en algún momento, con su plan estratégico.
Una de las herramientas más usadas al iniciar un plan estratégico es llevar a cabo un análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). Cuando esté revisando la información tenga siempre en cuenta este marco de referencia.
Debilidades y fortalezas
Las debilidades y fortalezas son algo interno a su empresa. Cuando analice la información interna evalúe en especial estos dos aspectos. La información interna está relacionada con el curso de sus negocios. Con esta, podrá analizar tendencias con relación al comportamiento de sus clientes, sus canales, sus productos, los costos y en general todo lo que se pueda medir. Emplee como referencia su propia historia y la información que tenga disponible sobre sus competidores y del mercado.
Esta evaluación le dará indicaciones de qué aspectos se conservan fuertes y cuáles están empezando a mostrar debilidad.
Aunque las oportunidades y amenazas se consideran más de origen externo, lo anterior pueden convertirse en oportunidades o amenazas de origen interno que debe aprovechar o atender.
Oportunidades y amenazas
Toda la información que reciba de fuera de la empresa, debe consultarla y leerla tratando de detectar una oportunidad escondida o una amenaza naciente. Busque señales débiles de cambios en sus competidores, mercado e industria que deba tener en cuenta, bien sea para aprovecharlo o para protegerse.
No haga estas actividades solo. Conjugar las diferentes visiones, experiencias, perspectivas, conocimiento y habilidades suyas y de sus colaboradores dan más luz a esa información que casi nunca es evidente.
Circular la información
En el procedimiento de captura de información que indicamos en las entradas anteriores, mencionamos la importancia de que la información que se vaya recibiendo y codificando, se circule entre los colaboradores que puedan estar interesados y encuentren valor en cada contenido.
Es esa circulación la que permite que usted y todos su colaboradores busquen, consciente e inconscientemente, tendencias importantes y señales débiles.
En la medida que todos van recibiendo la información y la asimilan, va tomando forma la calidad de un buen o mal ajuste de su estrategia actual a la realidad del mercado y del entorno. Podrá así tomar acciones de ajuste y corrección del camino que está recorriendo para llevar a la empresa hacia su visión.
Es posible que esto se de casi sin darse cuenta, como parte de las actividades, reuniones, conversaciones y resultados del día a día.
Sin embargo, una revisión formal periódica de la información recolectada, le permitirá crear una ambiente de discusión dónde salen ideas interesantes sobre un re-alineamiento estratégico más profundo o radical.
No es necesario esperar a la reunión anual del plan estratégico. Cree la costumbre en su reunión semanal con el grupo directo de colaboradores, de abrir un pequeño espacio para comentar lo visto y leído en los contenidos del sistema de información. Las decisiones estratégicas se van dando o formando sin mayor esfuerzo.
La reunión anual estratégica será así una tarea más simple y eficaz.
Con el adecuado registro y archivo de toda la información que llega a la empresa, no tendrá que confiarse en su memoria cuando esté celebrando la reunión anual estratégica. Los documentos que deba revisar serán fácilmente recuperables.
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