Algunos años atrás, la tecnología de manejo de la información y su uso, dado su elevado precio y limitado acceso para adquirirla, era vista como un lujo.
Hoy es una necesidad. Acceder a esas tecnologías es fácil y montar las soluciones que requiera, no implica un costoso grupo dedicado a ello. Se puede actualizar sin mayores inversiones cuando sea necesario. Conectarse con el mundo y con los colaboradores, incluso en forma inalámbrica, es simple.
Los precios y complejidad de las tecnologías informáticas han bajado mucho. A la vez, las capacidades ofrecidas son cada vez más sorprendentes. Sume a esto que la implantación de soluciones es ahora más amigable.
La pequeña empresa debe aprovechar esta favorable combinación costo / beneficio para apalancar con ella mejores desempeños que faciliten la operación, habiliten equipos de trabajo más eficaces, aumenten el valor y el servicio al cliente y establezcan diferencia con los competidores.
Además, será realidad tener acceso fácil a información precisa y oportuna que facilite la toma de decisiones.
El hecho de que haya algunas tecnologías disponibles, no quiere decir que las deba emplear. Por ejemplo, es factible mantener información en linea actualizada al último minuto, distribuirla y compartirla en forma inalámbrica.
Si bien esto puede ser útil en algunas circunstancias, en otras es una inversión innecesaria e incluso puede constituirse en una distracción para quienes estén conectados a ese sistema.
Asuma el caso de un vendedor que promociona un producto muy avanzado tecnológicamente, cuya venta es lenta y requiere mucha interacción con el cliente potencial. En este caso, no tiene mayor valor que el vendedor en el campo tenga acceso a información sobre inventarios o estado de la producción. En cambio, es importante que pueda acceder a información técnica de detalle para consultar y atender alguna duda que el cliente plantee, para la cual no esté seguro de la respuesta.
En otro escenario, el vendedor promociona un producto de consumo masivo de muy alta rotación. El acceso remoto inmediato a información sobre existencias le permitirá cerrar negocios o comprometer futuras producciones, señalando fechas de entrega realistas al cliente.
El diseño y montaje de un sistema de información debe entonces atender las características de su mercado y las de su oferta de productos y servicios.
El objetivo, como se señaló ya, es crear valor para el cliente, simplificar el trabajo y control del grupo de colaboradores y hacer inversiones óptimas en tecnología, que minimice el uso de recursos, incluido el tiempo que debe invertir en capacitar a los usuarios de una nueva plataforma tecnológica para el acceso y manejo de la información que esta genera.
La continua mejora en el nivel de capacidades de las soluciones tecnológicas hace cada vez más fácil integrar diferentes sistemas.
El enlace entre los sistemas de contabilidad y los sistemas de manejo de la gestión se da en forma natural. Los proveedores de estas soluciones ofrecen módulos separados que el empresario decide adquirir e integrar en la medida que lo requiera.
El más conocido de estos sistemas de gestión es el ERP (enterprise resource planning, o planeación de los recursos empresariales), pero hay otros, más específicos como CRM (customer relations management) para el manejo de las relaciones con los clientes, SCM (supply chain management) que facilita el manejo de cadenas complejas de abastecimiento y BSC (balanced score card) para el despliegue y control de objetivos estratégicos a toda la organización.
Además de estos sistemas, puramente informáticos, también es factible y deseable el enlace de los sistemas de información con los equipos productivos, los sistemas de control de acceso y circulación de personas y recursos, o cualquiera otra aplicación que tenga la capacidad de convertir información análoga en lenguaje digital.
De nuevo, hasta dónde quiera llevar estas integraciones, depende de su tipo de operación, los requisitos de su mercado, sus capacidades y el acceso a recursos. La relación beneficio / costo debe ser siempre favorable.
La tecnología tiene la capacidad de impactar cualquiera de los procesos de su cadena de valor (ver video La cadena de valor acá). Utilice este concepto, que se constituye en un buen marco de referencia, para evaluar dónde un soporte tecnológico tiene la capacidad de impactar mejor una reducción de costos, una mejora en el valor y servicio entregados al cliente y una posibilidad de superar a un competidor.
Algunas de estas herramientas se pueden adquirir a precios cómodos para la pequeña empresa. Tal es el caso de las aplicaciones de contabilidad, alguno sistemas ERP básicos lo mismo que soluciones CRM. Son sistemas que puede ajustar, dentro de ciertas limitaciones, a sus específicas necesidades.
Sin embargo, considere que para cierto tipo de operación, la verdadera diferencia la obtendrá mediante una forma de manejo de sus recursos y procesos que sea exclusiva de su empresa. Los sistemas pre-diseñados no permiten mucha flexibilidad. Por esto, puede querer considerar el desarrollo de aplicaciones propias.
Al principio, las empresas resuelven bastante bien sus necesidades de manejo de información empleando hojas de cálculo. Estas funcionan bien para la gestión de cantidades relativamente pequeñas de información. Cuando la complejidad aumenta, dejan de ser prácticas. En el artículo ¿Qué diferencia una hoja de cálculo de una base de datos para el manejo de la información? (ver acá), ampliamos sobre el tema.
Existen programas de manejo de bases de datos con los cuales el diseño de sistemas de información avanzados, que permitan consultas automatizadas y funcionamiento en linea con acceso simultáneo de varios usuarios, es relativamente simple y al alcance de personas con conocimientos generales de informática.
Es factible diseñar soluciones a la medida a bajo costo, con poca complejidad y sin requerir la contratación externa de expertos (ver artículo Bases de datos como apoyo a la gestión de la empresa, acá y video Bases de datos relacionales para resolver problemas de información en la PYME, acá).
La implantación de soluciones tecnológicas para apalancar la operación requiere una cultura empresarial adecuada. Todos en la empresa, desde los dueños hasta los niveles operativos, deben aceptar que la tecnología bien manejada nunca es una distracción o una barrera, ni algo que da o quita poder.
Igualmente, deben reconocer que es muy dinámica y que lo que hoy se usa, mañana puede ser innecesario o superado por algo más eficaz. El cambio estará siempre presente y un fluido ajuste a lo nuevo es importante.
Es casi ya una obligación en el actual mundo de los negocios, tanto para empresas de una persona como para las grandes multinacionales, tener presencia en Internet, a través de una página.
Como cualquier herramienta de comunicación en la empresa, el diseño de la página WEB debe atender objetivos claros y tener un grupo objetivo definido.
Evite caer en el error de contratar la elaboración de una página WEB simplemente porque todos los demás la tienen.
Antes de proceder, analice y acuerde con su grupo de colaboradores qué quiere lograr con su página.
Es perfectamente válido, y de hecho conveniente, diseñar un objetivo para esta herramienta de comunicación, que va incrementando en complejidad con el tiempo.
Por ejemplo, empezar con una página muy simple de presentación de su empresa y la oferta, ofreciendo claras formas de contacto, para llegar, en el futuro, a una página interactiva a través de la cuál su cliente puede realizar cualquier transacción con la empresa.
La posibilidad de manejar toda la información y operaciones de su negocio en forma digital está abriendo una nueva oportunidad a todas las empresas: extraer conocimiento adicional de esa información para la toma de decisiones estratégicas a partir de la combinación y ordenamiento de los datos.
Una primera precaución es evitar ahogarse en información, pretendiendo evaluar todo, relacionando unos grupos de datos con otros, buscando correlaciones que no existen o no tienen sentido.
La segunda precaución es mantener un ojo crítico y no considerar siempre la información que genera su sistema como la verdad absoluta.
Es posible que le haya sucedido que alguien diga “eso es lo que reporta el sistema”, con relación a información de su empresa o de otra fuente, y usted está bastante seguro que hay un error. Establezca métodos de auditoría periódicos para asegurar que la información generada por sus sistemas es cierta y precisa.
Es de vital importancia contar con procesos y métodos para conservar la integridad de sus datos e información.
En el pasado, cuando perdíamos nuestro teléfono celular, además de la molestia que nos causaba la pérdida del aparato, la principal fuente de disgusto y ansiedad era la pérdida de los datos que allí teníamos. En los teléfonos inteligentes esto ya no sucede, gracias a los esquemas de copias de respaldo inherentes a ellos. Se pierde el aparato, no la información.
Con el sistema de información de la empresa, hay riesgos que debe considerar y contar con convenientes planes de contingencia.
Aunque los discos duros modernos son muy confiables, siendo piezas mecánicas están sujetos a daños. Otros riesgos a tener en cuenta son el robo de sus equipos, daño por inundación, incendio u otro tipo de catástrofe de este tipo. No descarte la posibilidad de sabotaje: colaboradores o personas externas a su empresa que dañen la información. Tampoco deje de considerar posibles errores sin malicia que afecten los datos.
Un esquema de copias de respaldo bien diseñado y ejecutado con disciplina, protege de estas eventualidades. Además de la rutina de copias de respaldo (que muchos sistemas proveen en forma automática), considere necesario mantener, en lugar distinto al de su empresa, copias de toda su información. Puede ser un disco duro que lleva actualizado periódicamente a su casa, o copia de los archivos en algún servicio en la nube informática.
Todo lo relacionado con los sistemas de información de su empresa es su responsabilidad, tanto en relación con los criterios para el adecuado diseño como en el cuidado de lo necesario para su continuidad e integridad.
Con periodicidad, el manejo de la información debe ser un tema de la reunión con sus directos colaboradores. Evalúe con ellos si se está obteniendo todo el potencial de los esquemas implantados y que el uso es el adecuado y correcto.
Las personas a quienes encarga el seguimiento y mantenimiento de los sistemas, y la elaboración de las copias de respaldo deben ser de toda su confianza.
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