Plan formal de entrenamiento

En la entrada anterior, Entrenamiento en la pequeña empresa (ver acá) planteamos algunos elementos contradictorios.

El entrenamiento es costoso e implica un riesgo darlo pues la movilidad de las personas es alta, y pueden irse con los nuevos conocimientos en cualquier momento.

Una persona bien entrenada es mejor para la empresa y a la vez se vuelve atractiva para los competidores.

Es precisamente por estos argumentos enfrentados que se requiere un plan formal de entrenamiento en su empresa.

Alineación con la estrategia

Esta es la primera manifestación de formalidad del plan.

Con el ejercicio periódico de planeación estratégica define, y redefine con alguna periodicidad, una Visión para su empresa: Qué desea llegar a ser en el futuro, en Qué fecha de ese futuro, y Cómo sabrá que ya ha llegado.

Con esa clara imagen del futuro, puede ahora evaluar su presente en cuanto a los recursos disponibles, la cantidad y calidad de colaboradores, sus habilidades y capacidades, la situación del entorno competitivo y económico, y comparar.

¿Qué de lo que hoy tiene le sirve para recorrer el camino que ha establecido?

¿Qué cambios debe hacer a lo que actualmente tiene para evitar que se convierta en una barrera en el esfuerzo hacia el objetivo?

¿Qué de lo actual definitivamente no sirve?

Del análisis con certeza saldrán elementos relacionados con sus colaboradores y sus habilidades, que darán luz sobre el tipo de entrenamiento que requieren.

Piense en sencillos ejemplos pasados cuando implantó algo nuevo en la organización y requirió un importante esfuerzo para ponerlo en marcha. Con esa experiencia, evalúe si un entrenamiento previo tal vez habría hecho la jornada menos exigente en tiempo y recursos.

Proyecte hacia el futuro ese aprendizaje. En los entrenamientos necesarios para apoyar una iniciativa de cambio, es conveniente dispersar el esfuerzo en el tiempo y separarlo por áreas.

Corrección de problemas de desempeño

El líder está en capacidad de evaluar en todo momento el desempeño de cada uno de sus colaboradores. Esta percepción diaria, más los ejercicios formales de esta actividad (ver vídeo Evaluación del desempeño de los colaboradores acá) constituyen elementos importantes en el diseño del plan de capacitación.

Mantenga siempre la correlación entre los entrenamientos necesarios para una mejor alineación de sus colaboradores con lo necesario para la ejecución de la estrategia, con las deficiencias que se evidencian en el desempeño.

Emplee una plantilla simple para registrar esta información. Puede ser una hoja de cálculo donde en las filas escribe las habilidades nuevas a desarrollar o las actuales a mejorar, el nombre o nombres de las personas que la necesitan, y en las columnas, la fecha, método y responsable de que se lleve a cabo.

Entrenamiento de las nuevas contrataciones

El entrenamiento de un nuevo colaborador debe ser una tarea sencilla. Pero cuidadosa.

La persona que ha elegido tiene ya las bases necesarias para realizar la tarea que le piensa asignar: por eso la ha elegido. Diseñe un plan de entrenamiento para complementar lo que haga falta o aquello que sea específico en su operación.

Al principio, la persona no tiene claro lo que no sabe sobre su nueva función. Con el entrenamiento que reciba y al permitirle que haga el trabajo, gana confianza y experiencia. En esta etapa, la supervisión y control deben ser cercanos para evitar que por excesiva y falsa confianza, cometa errores. Cuando llegue el momento que la persona sepa lo que sabe y pueda reconocer lo que no sabe, puede dejarla sola. Ya está listo.

Sin embargo, hay aspectos de la empresa que no se relacionan con la tarea y tienen que ver con la forma como se hacen las cosas: la cultura y los valores.

Lo general es asumir que la persona al interactuar con los demás, se dará cuenta de esos elementos culturales y empezará a vivir según los valores de la empresa.

Pero es más efectivo, si usted como líder toma el tiempo que se requiera para sembrar las semillas de ese conocimiento. Algunas sugerencias:

• El primer día, pida a quién será jefe o supervisor de la persona, que la presente a todos en la empresa. Es muy útil si usted, como líder, acompañado del jefe o supervisor conversan antes con el nuevo colaborador y le explican cuáles son las áreas de la empresa, el alcance de cada una y cómo se relacionan. Si tiene un esquema impreso de la organización –actualizado–, entrégueselo.
• Quien hace la gira por la empresa, debe tomar el tiempo suficiente para explicar a todos quién es la nueva persona y qué actividades va a desarrollar. Con las personas que el nuevo colaborador tendrá relación directa de trabajo, debe hacer este ejercicio uno a uno, con los demás, puede organizar pequeños grupos. Explique en estos casos la forma y características de esa interacción.
• Si tiene carteleras físicas o digitales –en su red informática interna–, publique una corta reseña de la persona y de las responsabilidades que tendrá.
• Aunque parezca irrelevante, debe explicar dónde quedan los baños, los sitios para café, y otras áreas físicas de la empresa que puedan ser importantes para la actividad del nuevo colaborador.
• Usted como líder, después de esta gira inicial, debe dedicar el tiempo que sea necesario para comentar con el nuevo colaborador el plan estratégico. Algo de historia de la empresa, cómo ha evolucionado, objetivos pasados alcanzados o no, ayudan a poner en perspectiva la razón de ser de la actual visión empresarial y de la estrategia.
• Asegúrese que el nuevo colaborador entiende plenamente cómo su esfuerzo contribuirá con los objetivos del área que, sumados a los objetivos de otras áreas, harán posible alcanzar la visión. Esa claridad debe incluir qué debe hacer, cuándo lo debe completar y cuál es el indicador que señala que cumplió.
• Explique de dónde vienen los valores de la empresa. La simple lista de valores no es útil. Ejemplos de cómo se viven en la empresa son mucho más eficaces para que la nueva persona los asimile y empiece a vivirlos.
• En los días siguientes a este entrenamiento, asegúrese de estar pendiente, tanto usted como el jefe o supervisor, de la forma de actuar y comportamientos de la nueva persona. Utilizando retroalimentación positiva fortalezca en la persona los comportamientos positivos e invite a corregir los inapropiados. En el artículo Retroalimentación (ver acá) ampliamos este concepto.

Evaluación de resultado de todo entrenamiento

Cada jefe debe evaluar el entrenamiento dado a los colaboradores. La mejor forma de hacerlo es en el trabajo mismo. 

Un buen ejercicio es pedir a la persona que ha recibido un entrenamiento que lo comparta con otras personas de su área o de la empresa. Esta actividad tiene varios beneficios.

En primer lugar, permite a la persona recién capacitada que revise sus notas y material recibido. Así consolida el conocimiento y aclara dudas.

En segundo lugar, al hacer el esfuerzo de preparar una presentación para otros, se obliga a estar seguro de lo que dice y a esforzarse para presentarlo en forma convincente.

Por último, es un buen sistema de asegurar que la información adquirida quede en la empresa. En el vídeo Gestión del conocimiento en la pequeña empresa (ver acá) comentamos sobre esto.

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Buen ambiente laboral en la pequeña empresa

En la entrada inicial de este tema, Recurso Humano (ver acá) mencionamos una frase usual en varias empresas: “la gente es el activo más importante que tenemos”. También manifiestan, a través de distintos esquemas de comunicación internos y externos, que son innovadoras y están centradas en los clientes.

Desafortunadamente, en muchos casos son frases vacías, no reflejadas en la forma de actuar.

Un buen ambiente laboral debe sustentarse en la sinceridad de la empresa, como entidad viva, y en el alineamiento entre lo que dice y lo que verdaderamente muestra y hace.

Para algunos empresarios el tema “ambiente laboral” es irrelevante o relacionado sólo con empleados que la quieren pasar bien y divertirse trabajando.

Sin embargo, el buen ambiente laboral es una característica importante en una empresa que quiere evolucionar y crecer. Puede ser medido y mejorado.

Un mal ambiente laboral puede arruinar la productividad. Un buen ambiente, en contraste, facilita que los colaboradores, y otras personas que tienen contacto con su empresa –clientes, proveedores–, se sientan bien, lo cual incide sobre la productividad. 

Aunque puede ser evidente que mejorar el ambiente laboral beneficie a su empresa, no es fácil lograrlo.

El buen ambiente laboral en la empresa no debe ser un fin en si mismo. Es más un vehículo para lograr que las personas den toda su capacidad.

¿Cómo motivar a los colaboradores para que den todo su potencial?

Tal vez una cita de Confucio: ”Aquel que asegura el bienestar de los demás, ya ha asegurado el suyo" puede dar indicaciones importantes de cómo proceder.

Los colaboradores que se sienten bien tratados en una empresa trabajarán en forma más productiva, estarán más felices, tratarán mejor a los clientes y permanecerán mucho tiempo en su empresa, pues se sienten orgullosos de pertenecer a ella.

El tratamiento justo es también un aspecto importante. 

Los colaboradores deben saber (y con certeza lo averiguarán) que obtienen similares beneficios que sus pares en otras empresas de la industria. 

Deben tener la certeza que en la empresa los tratan con igualdad de criterio. A nadie le gusta el favoritismo. Debe ser claro que los beneficios y promociones se obtienen al trabajar duro y dar resultados, no porque se dedica a la adulación, o porque está relacionado con un jefe o dueño.

Como jefe debe buscar que sus colaboradores, clientes y proveedores lo respeten. No lo logra con la simple posición jerárquica superior. 

Lo gana respetando a todos, escuchando con interés, así no esté de acuerdo o haga uso de lo que le dicen, compartiendo lo que sabe, enseñando, ayudando a todos a ser mejores, controlando y guiando pero dando libertad, administrando y decidiendo sobre personas con comportamientos inadecuados que dañan el ambiente. Un líder así, vale la pena seguir y apoyar.

Como empresario sabe que hay que dedicar muchas horas para sacar adelante a su empresa. Muchas más de las de un horario laboral normal. Es normal que desee que sus colaboradores se esfuercen lo mismo. Con certeza lo harán si se sienten bien con su trabajo. Pero no olvide que ellos también aprecian su vida personal, sus familias y amigos, por lo tanto hay que dar espacio para eso. También considere usted esta recomendación.

Las metas asignadas a cada área y persona deben responder con claridad a los objetivos estratégicos establecidos en la misión y visión. Aunque deben ser metas que establezcan retos importantes, deben ser alcanzables. Como líder haga seguimiento permanente para anticipar problemas, ayudar a resolverlos, administrar los conflictos de tiempo y procurar que el trabajo fluya.

Usted, y casi ninguna empresa, puede ofrecer trabajo para toda la vida. Sus colaboradores tampoco lo esperan. Pero hace una diferencia si sienten algo de seguridad que les permita sentir que el esfuerzo que dedican a su empresa vale la pena y a la vez logran implantar sus planes de vida, como formar una familia, adquirir una vivienda, sin mucho riesgo. 

Si implanta lo anterior con sinceridad, con convicción de que funciona, con transparencia total y sin trucos, con certeza tendrá un mejor ambiente de trabajo. Si lo hace porque lo leyó acá o en otro sitio, pero no está convencido, no servirá.

Los colaboradores tóxicos

La política interna en las empresas es algo que existe y es inevitable. Es inherente al ser humano.

La mayoría de las personas no tienen agendas escondidas ni malas intensiones.

Algunos tienen incluso suficiente confianza en si mismos para ser capaces de reconocer y celebrar el éxito de los demás.

Pero hay ovejas negras, gente tóxica. Personas inseguras que creen que la mejor forma de avanzar es a costa de los demás. Les gusta manipular, esconder información, obstaculizar proyectos, inyectar pesimismo.

Algunas manifiestan confianza, respeto y apertura con todos. Su intención es crear buenas relaciones con otras personas. Pero su objetivo es sólo buscar aliados para su estilo malsano de trabajo y relación.

La política en las empresas es buena y conveniente en la medida que se use para construir sanas relaciones y lograr que las tareas se hagan. Entre mejores sean las relaciones, mejor será el trabajo en equipo.

Los políticos empresariales positivos son conscientes que la esencia de una empresa es la gente. Consideran y así lo viven, que las relaciones son para el beneficio de la empresa, no el personal. 

Promueven la construcción de relaciones con personas que tienen diferentes habilidades. Reciben ayuda porque antes la han dado.

Pero también están las personas que usan la política empresarial para su beneficio o las que tienen comportamientos inadecuados que destruyen. Son las personas tóxicas.

Algunas ideas para manejar a estas personas:

• A menudo se tiende a escuchar a los que se quejan por todo para no parecer cerrados o rudos. Pero establezca un limite claro entre escuchar y dejarse llevar por lo negativo. Aléjese cuando lo considere necesario. 
• Una forma de buscar lo positivo de esas personas es solicitarles que sugieran formas de mejorar la situación.
• En los momentos difíciles de la empresa, las manifestaciones negativas van a aparecer. Controle sus emociones y evite que se modifiquen por lo negativo. Busque la perspectiva de colaboradores positivos y realistas.
• Es difícil cambiar a las personas tóxicas. No pierda tiempo pensando o evaluando sus defectos. Mejor enfóquese en medidas prácticas para enfrentarlas. 

Algunas ideas adicionales para mejorar el ambiente laboral

Desarrolle su habilidad para identificar condiciones que lleven al deterioro del ambiente laboral. Esta identificación proveerá indicaciones de qué debe hacer para mejorar las cosas.

Usted y sus colaboradores cercanos, deben estar atentos a los siguientes síntomas:

• Falta de colaboración. Grupos de trabajo que conjuntamente alcanzan buenos resultados, son una indicación de que la gente se siente bien. Cuando no logra resultados pues la gente no quiere trabajar junta o no quieren aceptar tareas complejas, es una señal de problemas. Sume la desaparición de iniciativas personales.
• Personas que renuncian sin una razón concluyentemente clara.
• Poca comunicación entre las personas.
• Malos resultados o actitudes abiertamente negativas. Aunque este es un síntoma evidente, puede pasar desapercibido si la desmejora en los resultados o el cambio de actitud de las personas se da poco a poco. Compare ambos elementos en el tiempo.

Entre las acciones que puede adelantar para facilitar la mejora del ambiente laboral, además de actividades concretas para atender los síntomas indicados, están las siguientes:

• Permita tiempo para divertirse y relajarse en el horario laboral. La productividad y la diversión no son enemigas. Una broma de vez en cuando, un lugar agradable para café o para almorzar, un espacio donde una persona se pueda sentar para cambiar de ambiente o pensar en otra cosa, son algunas ideas. Como jefe tenga presente que unos minutos fuera del lugar de trabajo de una persona, en el momento que esta lo considere necesario, pueden convertirse en horas de productividad. No son minutos perdidos.
• Promueva un horario de trabajo razonable que permita a las personas tener una vida privada y desarrollar otros intereses. Sea flexible, en la medida de la racional, con el cumplimiento de horarios. En las ciudades grandes ya no es fácil predecir los tiempos de movilidad.
• Reconozca los logros de los individuos y de los grupos. Si no reconoce lo que la gente hace, atenta contra la alegría de las personas. Una felicitación por un trabajo hecho es en ocasiones mejor que un incremento de sueldo. Celebre las metas intermedias en un proyecto importante. Para logros sobresalientes, haga el reconocimiento público, entregue un diploma o un premio simbólico. Todos sus colaboradores deben sentir en algún momento que usted aprecia su trabajo.
• Permita que las personas definan sus prioridades para el logro de los objetivos. De más poder y autonomía a las personas. Escuche si tienen ideas de actividades o proyectos propios que puedan alinearse con la visión de la empresa y facilite, si son factibles, ponerlos en marcha.
• Celebre un grado, completar un curso, un matrimonio, un hijo, el logro de un hijo. También manifieste su sincero sentimiento en una pérdida o fracaso personal y ofrezca algún apoyo para superarlo.
• Cambie las rutinas. Modifique el diseño de las oficinas. Pinte una pared de otro color. Rote los horarios de algo. Cambie la hora en que celebra una reunión. Ocasionalmente invite a un colaborador a un evento al que corrientemente no asiste. 
• Mantenga una actitud positiva. Invite a sus colaboradores a que también lo hagan. Lo positivo es contagiosos (lo negativo también, por ese evítelo). Ser positivo no va en contravía de ser sincero. Cuando algo no va bien, también debe manifestarse con total trasparencia, pero sin caer en manifestaciones negativas.
• Mediante oportuno entrenamiento, cierre las brechas que aparezcan entre las habilidades y capacidades de una persona y las necesidades cambiantes del trabajo y tareas a realizar.
• Confíe en sus colaboradores. Acepte que están tratando de hacer su mejor contribución. Escúchelos con sinceridad y total apertura mental. Nunca saque conclusiones con las dos o tres primeras frases de lo que dicen. 
• Acepte que usted “no se las sabe todas”. Por más experiencia y conocimiento que tenga, debe reconocer que la inteligencia colectiva de todo su grupo de colaboradores es superior. Abra espacios para que las ideas, perspectivas y comentarios tengan como manifestarse.

Todos estos elementos buscan construir una empresa dónde sea agradable trabajar. La consecuencia inmediata es que los resultados serán mejores, la atención al cliente superior, los conflictos internos menores. 

Apúntele a ser una empresa donde sea agradable estar. Con muchas de las cosas sugerida, varias gratis, lo puede lograr.

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Valores estratégicos

¿Por qué hacemos lo que hacemos?

Los valores son ese conjunto de principios, creencias fundamentales y cualidades que determinan los comportamientos, actitudes y principios que rigen la forma de actuar de una persona.

Un empresario, desea que sean los mismos que muestra su empresa al mercado.

Son una parte importante aunque intangible del plan estratégico. 

Los valores que usted desea fomentar valen por sí mismos y no por lo que alguien opine de ellos.

Una empresa valiosa es la que vive de acuerdo a los valores en los cuales cree y promueve.

Es por esto importante que todos los colaboradores compartan y vivan según ese mismo conjunto de valores. Si no es así, tendrá un poco saludable cultivo de conflictos de difícil solución, que solo produce malestar a la organización, restando eficiencia y afectando la productividad. 

Un valor empresarial, que no debería ser necesario nombrar, la honestidad, define la forma como hace negocios la empresa, cómo se relaciona con sus proveedores, clientes y empleados. Un colaborador que no viva el valor de la honestidad como debe ser, pondrá a la empresa, muy seguramente, en problemas.

Dentro de la planeación estratégica, una tarea necesaria es determinar el conjunto de valores más importante para usted y que quiere que la empresa manifieste. En la ilustración incluimos una lista de algunos valores. Ninguna lista incluye todos los valores. Son muy específicos para cada persona.

Escoja de esta lista, o cualquiera otra, entre 4 y 8 valores que sean coherentes entre sí y pueda relacionarlos con facilidad con su misión y visión. Deben ser valores que usted considere importantes y que ya siga en su vida. 

Si elige pocos valores, será más difícil establecer claras normas de comportamiento. Si son demasiados, complica mucho la divulgación y lograr que todos se apeguen a ellos.

Esta lista de valores, definirá las características genéricas de su empresa, de la cultura empresarial, determinará los comportamientos deseados y cuáles debe evitar, determinará las calidades y cualidades de las personas que vincule y con quién hace negocios. Reflejan la forma de ser de los dueños. 

Con este marco de referencia dado por los valores, podrá moverse con más tranquilidad en el difícil, competido y no siempre ético mundo de los negocios.

La divulgación y comunicación persistente de esta lista de valores a todos sus colaboradores, clientes y proveedores es muy importante. Así establece claras reglas del juego para todos.

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