Registro y uso de toda la información del negocio

Piense en la cantidad de información que genera y recibe su negocio cada día. Cada interacción con un cliente genera datos. Cada acción de sus colaboradores produce información. Cada paso del proceso productivo genera cifras y produce estadísticas que debe registrar.

Sume a esto los datos que continuamente recibe del mercado. Actividades, acciones, actitudes de cada competidor; cambios y eventuales modificación de normas y procesos oficiales.

La industria a la que pertenece su empresa también genera información: evolución en procesos y tecnologías, nuevas formas de hacer las cosas, nuevos actores y competidores con productos y servicios sustituto son sólo algunos ejemplos.

En la actualidad, gracias a la digitalización de todo, se puede capturar información acerca de más cosas que en el pasado. El reto para no ahogarse en ella es grande. Hay mucho dato inútil, pero con certeza entre esa avalancha de cifras y documentos dispersos, hay oportunidades escondidas.

Mucha información viene y se va, sin producir nada en particular. Otra por el contrario, es importante. 

Registrarla para su consulta en algún momento, o para unirla y relacionarla con otros datos, y producir conocimiento útil para tomar decisiones, corregir rumbos y definir destinos, es el objetivo de establecer un adecuado manejo de toda la información

Pero, ¿qué debe guardar y qué debe dejar pasar? Steve Jobs en alguna conferencia dijo que el arte de lo nuevo es saber unir los puntos. Esos puntos e ideas de cómo unirlos, los da la información, que se obtiene de diferentes lugares, con ojos y oídos atentos.

Entre más información tenga, mejora las posibilidades de reducir la incertidumbre que caracteriza el mundo en el que vive hoy todo negocio. Pero debe poder clasificarla y archivarla en forma eficaz.

Problemas y soluciones

No hay leyes que indiquen que una solución particular es la más adecuada para la solución de su problema. Siempre hay diferentes opciones para elegir el que resulta ser, eventualmente, el mejor camino. 

En adición, esos caminos no son estáticos. Cambian de formas y frecuencias que ni controla ni puede predecir con facilidad.

El buen manejo, organización y archivo de la información de todo tipo es un elemento importante de ayuda para que esas decisiones no sean tan complicadas.

La información bien ordenada –proveniente de todo tipo de fuentes– que pueda afectar de cualquier manera a su empresa, se convierte en un activo valioso para minimizar la incertidumbre.

Si ya ha implantado un sistema de calidad, ha adelantado bastante en la tarea de registrar información. Los sistemas de calidad buscan garantizar el seguimiento de las acciones de la empresa que se reflejan en el mercado, garantizar su correcta ejecución o la implantación de acciones correctivas o preventivas. Ahí hay mucha información valiosa.

En próximas entradas, indicamos el tipo de información adicional que debe buscar y registrar.

Significado

Una  importante habilidad del buen líder es obtener significado de toda la información; de los puntos que debe unir y la mejor forma de hacerlo.

Debe poder dar sentido a esa información en el contexto de la actividad de la empresa. Toda la información debe servir para crear un mejor producto o servicio y mejorar la calidad del servicio y experiencia que ofrece a sus clientes.

El buen uso de la información permite y facilita la percepción de señales tempranas de cambios en el mercado, tanto del lado de la oferta (lo que hacen o dejan de hacer los competidores), como de la demanda: qué tendencias se perciben en los patrones de consumo de los clientes. Esta detección temprana mejora las posibilidades de responder a tiempo y aprovechar mejor esos cambios. En vez de amenazas, serán oportunidades.

Con cada vez más información, un esquema eficaz de su manejo se convierte en una prioridad de la empresa. 

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