Separe tiempo para pensar

Los líderes en la pequeña empresa pocas veces tienen tiempo holgado para realizar y atender todo lo que se les presenta.

Las presiones de las actividades diarias se siguen una a otras y se mezclan con situaciones y problemas inesperados que aparecen en forma continua.

Pese a esta situación bastante típica, todo líder de una empresa o de un grupo debe ser consciente de la importancia de separar un tiempo en su agenda para pensar.

En anteriores entradas ya hemos comentado que un líder eficaz es capaz de meter más cosas que agregan valor a la operación en cada día. También hemos señalado que un líder obtiene más resultados a través de otros –su grupo– que mediante su esfuerzo directo en la tarea.

Es en estas actividades que el líder debe invertir su tiempo y pensamiento:

• cómo obtener mayor potencial de su grupo al trabajar en forma combinada,
• cómo obtener el mayor potencial de cada persona ayudando a que adquiera conocimientos y desarrolle habilidades en su cargo, 
• cuál es la mejor forma de organizar las tareas y de modificar las prioridades con base en la evolución en el camino hacia el logro de cada objetivo, 
• que actividades deben realizarse que estén mejor alineadas en todo momento con el lineamiento estratégico y los deseos de un mercado, 
• cómo ocuparse y enfrentar amenazas que presenta el ambiente competitivo,
• cómo sacar beneficio de las oportunidades, 
• cuándo es necesario pensar en modificar la estrategia, y 
• muchos temas más…

Por lo anterior, es importante que el líder cultive y desarrolle la habilidad de no dejar comprometer su tiempo en todo momento con temas que otros pueden, o deben, atender.

Un recurso disponible para el líder es delegar todo aquello en lo que el valor que agrega no es claro. La delegación tiene dos ventajas: libera tiempo y prepara a los demás colaboradores para la mayor complejidad futura de un negocio en crecimiento.

En la entrada Lograr más cosas en un día (ver acá), encontrará enlaces que son de utilidad sobre los temas delegación y defensa del tiempo. 

El líder debe activamente desarrollar sanos hábitos en él y también buscar que sus colaboradores lo hagan. 

Un buen hábito es separar todas las mañanas tiempo exclusivo para él, que establezca el ritmo para el resto del día. Puede ser cualquier cosa como hacer un poco de ejercicio, desayunar con calma, leer, escribir o pensar. La idea de esta rutina es arrancar fresco cada día y no dejarse involucrar de inmediato con los asuntos que están vivos y aun sin resolver.

Un segundo hábito son reuniones programadas y periódicas con cada uno de los colaboradores del grupo. Facilitan estar al día de la actividad, avance y problemas de cada uno, insumo importante para su actividad de coordinador. 

En el vídeo Buenas reuniones en la empresa ayudan a construir empresa y equipos efectivos (ver acá) ampliamos sobre el tema de reuniones en general.  Incluye las reuniones Uno a Uno que son las ideales para mantener la estrecha relación con cada colaborador.

Un tercer hábito es continuamente dar un paso atrás para mirar las ejecuciones personales y las del grupo y considerar qué podría haberse hecho diferente o mejor. Evita que él o alguno en su grupo se estanque, se vuelva complaciente y se niegue el aprendizaje de nuevas cosas. Es una buena forma de evaluar los errores y aprender de ellos.

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Toda la información debe usarse en forma regular

Como resultado de seguir las recomendaciones de las entradas anteriores, tendrá en poco tiempo una ordenada cantidad de documentos, datos y todo tipo de información cuya utilidad se verá con el tiempo.

Damos algunas recomendaciones adicionales de uso y seguimiento del esquema.

Control de implantación del procedimiento

La primera tarea para el adecuado uso de la información es cerciorarse que el procedimiento diseñado para captura, archivo y clasificación de la información recibida se está siguiendo.

Nada más usual en las empresas que establecer un nuevo proceso o actividad y esperar que se ejecute tal como fue diseñada desde el primer día, para encontrar un tiempo después que nada se ha hecho, o que se arrancó con entusiasmo y luego se dejó de lado. El día a día es el peor enemigo de crear cosas nuevas.

La actividad de recolectar información, clasificarla y guardarla no tiene muchos amigos pues sus resultados concretos e inmediatos nunca son evidentes. De ahí la preferencia por las actividades con resultados inmediatos: es lo que cada colaborador puede mostrar.

El objetivo de recolectar y clasificar información para uso en el momento menos esperado tiene un importante componente estratégico. Adquiere así mucha importancia en cabeza del empresario asegurar que la actividad se haga y se convierta en hábito. En la entrada Los hábitos en la empresa de este blog (ver acá ) damos algunas indicaciones sobre la construcción de hábitos que pueden ser útiles en el contexto que ahora tratamos. 

Con alguna frecuencia, compruebe que las actividades del procedimiento de manejo de información y contenidos se hacen como fueron diseñadas. Aplique los correctivos que perciba necesarios. 

Persista en este control hasta que sienta que ya opera correctamente.

Uso periódico de la información

Las personas sentirán más deseos de colaborar con la consecución, registro, codificación y archivo de información si perciben que el esfuerzo sirve para algo. 

Establezca alguna frecuencia para analizar los datos, generar reportes y comunicar acciones que se toman con base en esa información.

Una opción es sacar algunas estadísticas sobre la información. Por ejemplo “en el último mes, los periódicos locales han mencionado 6 veces a nuestra industria”.

Otro ejemplo puede ser un reporte semanal con estadísticas sobre las visitas a los clientes y los resultados de la actividad adelantada. Puede además servir de incentivo a toda la empresa para orientarse hacia el cliente. 

Esta información se toma de la captura de información relacionada con esas visitas (que forma parte de este sistema de manejo de información o de un CRM –Customer Relationship Management– que haya ya implantado en la empresa). 

Una alternativa más es repartir mensualmente a todos sus colaboradores cercanos la lista de datos e información generada en ese mes, ordenada por grupo (mercadeo, estrategia, etc.), resaltando los grupos que han recibido más material nuevo y solicitando colaboración colectiva para obtener información de los grupos más débiles.

Es normal que la información interna crezca más rápido que la externa. La primera es fácil de conseguir pues se genera sola. Será necesario establecer un mecanismo de captura. La información externa es más complicada. Pero también es más importante. Allí están los elementos estratégicos que dan señales tempranas de oportunidades y amenazas.

Dar visibilidad periódica a este archivo de información requiere trabajo adicional. Defina cómo lo va a manejar y déle importancia haciendo público reconocimiento del esfuerzo. Los encargados de la codificación, archivo y actualización de la la lista de contenidos pueden ser los responsables de esta tarea (ver entrada del blog Ideas para capturar, registrar y guardar la información acá en relación al procedimiento).

“Reportitis”

Una enfermedad del Siglo 21 es el exceso de información. Viene de muchos lados, en toda clase de formatos, a cualquier hora. Llega si la ha pedido y también si no. 

Con el esquema de registro, codificación y archivo de información que hemos sugerido en las últimas entradas al blog, pretendemos poner algún orden a la captura de lo que puede ser de utilidad.

En los párrafos anteriores, sugerimos generar una serie de reportes periódicos sobre la evolución del archivo empresarial de contenidos. Sin embargo, invitamos a tener cuidado de no generar “un reporte más” que sólo significará más gasto inútil de papel y tiempo.

Incluya estos reportes dentro del plan general de reportes de la empresa. Algunas sugerencias sobre el tema en el vídeo Cimientos para crecimiento empresarial sólido. Cifras históricas bien manejadas (ver acá , a partir del minuto 2:50).

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Los hábitos en la empresa

“Somos lo que repetimos. La excelencia no es acto. Es un hábito.” (Aristóteles)

El éxito no se da de la noche a la mañana. Requiere trabajo persistente. Es una disciplina que lleva a su empresa del punto A al punto B.

Los cosas hay que hacerlas en forma repetida para lograr hacerlas bien, mejorarlas en el camino y consolidarlas en procesos que se repiten en forma eficaz.

Así se crea hábito que no es más que hacer siempre las cosas de una misma forma que debe ser la mejor, la más sencilla, la más eficaz y con el mejor efecto sobre la satisfacción de su cliente. 

Los hábitos llevan a hacer las tareas casi en forma automática, y si esa forma es la correcta, la organización se beneficia.

Ciertos procesos ciertamente requieren pensar, y no deben convertirse en automáticos, para evitar accidentes o acciones equivocadas. En las plantas de producción, se evita la creación de hábitos, haciendo muy conscientes las tareas peligrosas. 

Pero en otras áreas, el buen hábito es el que crea la diferencia ante el mercado. 

Un ejemplo: la atención al cliente. Al crear hábitos positivos, la atención siempre será igual y el cliente, en todas sus interacciones, la verá como una característica de su empresa: la forma de atención es única. Será lo que el cliente espera de su empresa y forma parte de las razones por las cuales vuelve a hacer negocios con su empresa. “Aquí me atienden bien.”

La ejecución consciente de muchas actividades en la empresa requiere procesos bien pensados que se vuelvan hábito. Una vez creado el hábito, realizar la actividad requiere menos esfuerzo, control y recursos.

Algunos trucos para crear un hábito:

• Piense en grande pero asigne cuotas / metas / tareas pequeñas.
• Use y adecue las rutinas de trabajo actuales, en vez de pensar en crear nuevas.
• Elimine el exceso de opciones. Elija pocas o una sola forma de hacer los trabajos.
• Sea innovador cuando diseñe el proceso. No en su ejecución.

Los procesos empresariales no son más que la mejor forma que usted diseña para hacer una tarea. La diferencia entre procesos que sirven y los que no, está en lograr que todos los colaboradores asimilen esos procesos y ejecuten las tareas de acuerdo a lo establecido, una y otra vez.

En el video Procesos (ver acá) presentamos una metáfora sobre los procesos y enfatizamos la importancia de identificar el elemento que desencadena el arranque de una tarea.

En el video Elaboración de procesos (ver acá) sugerimos una sencilla metodología para pensar sobre los procesos, diseñarlos y documentarlos.

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