En varias entradas hemos insistido en la importancia de la estrategia como elemento para establecer y mantener una adecuada dirección a los esfuerzos de sus colaboradores y aprovechar de forma adecuada los limitados recursos disponibles.
Es una herramienta apropiada para entender y a la vez reducir la complejidad de su empresa.
Cuando es para todos clara la razón por la cual hace las actividades definidas en su plan y establece la mejor forma de emplear los recursos, podrá enfocarse mejor en aquellas áreas donde realmente puede hacer la diferencia.
Una estrategia claramente entendida por todos, permitirá saber qué hace la empresa y qué no, evitando prestar atención a cualquier aparente oportunidad que se atraviesa en el camino. Con claridad en la misión y visión puede definir qué es una oportunidad y qué una distracción.
No amerita ampliar en que para plantear una buena estrategia debe conocer qué quiere hacer de su empresa con el tiempo, con qué recursos cuenta y cuáles puede conseguir y tener siempre presente cómo es su mercado. Ya antes hemos comentado sobre esto.
Daremos acá alguna recomendaciones adicionales que permiten aligerar los esquemas de administración de la empresa y fortalecer el seguimiento hacia lo planeado y ejecutar con fluidez.
Una forma de emplear mejor los limitados recursos y mejorar la posibilidad de más ganancias, es deshacerse de reglas inútiles y de actividades que aporten poco valor.
No es infrecuente encontrar que se ejecutan actividades por costumbre, dado que en el pasado tuvieron sentido. En su momento, adicionaban valor, se requerían o no había otra forma de completar alguna tarea.
Evalúe siempre en qué invierten su tiempo los colaboradores para asegurar que todo genere valor. Si no lo hace, posiblemente estarán desperdiciando tiempo. Fusione tareas y actividades, complemente unas con pedazos de otras, cancele algunas y automatice lo que pueda.
En el pasado, posiblemente completar una actividad requería más de una persona. Con el tiempo, las habilidades y capacidades de cada colaborador mejoran. También aumenta la confianza en cada uno. Esto permite reducir la gente involucrada con las tareas.
Con la actividad de cada día, aparecen omisiones y errores en las operaciones.
Una tendencia nociva es generar un nuevo proceso, un documento más o adicionar pasos a una tarea para evitar que el problema se presente en el futuro. En ocasiones, esto puede ser la única solución.
Sin embargo, antes de proceder de esa manera, revise si puede dar seguridad al proceso cambiando algún paso, modificando el orden de ejecución, complementando o refrescando entrenamiento, o cualquier otra medida puntual.
Siempre debe buscar el camino más corto para ir de un punto al siguiente. Sólo los pasos necesarios deben estar en cada proceso clave, eliminando lo adicional que pudo ser necesario y ya no, algo que apareció para atender una situación pasada o está ahí y no sabe porqué.
Con esta precaución, evitará que con el tiempo y sin darse cuenta, se llene de decenas, si no centenas, de pequeñas cosas que aumentan la complejidad, restan valor, generan costos adicionales y no representan una verdadera ventaja para el cliente.
En general, todo lo que haga en la empresa en relación a procesos debe tener en mente la creación de valor para el cliente y la reducción de costos / riesgos internos. Mantenga siempre su atención para evitar que la complejidad vuelva a aparecer.
Cada persona en la empresa, empezando por los líderes, debe tener claridad en sus prioridades. Además de establecerlas, con periodicidad revise que estén alineadas y se complementen entre si, todas orientadas hacia el logro de los objetivos.
Muchas prioridades es tan malo como no tener prioridades. Cuando hay muchas, no son prioridades sino cosas por hacer. Prioridades son las 4 o 6 tareas que realmente van a hacer una diferencia en su día, mes, año, etc.
Su responsabilidad como líder lo obliga a hablar con franqueza de las malas prácticas y comportamientos inadecuados que vea o lleguen a su conocimiento. Al hacerlo, no pierda la cordialidad y las buenas maneras. Una cosa es resaltar cosas incorrectas, otra atropellar a las personas.
En linea con lo mencionado antes en el sentido de reducir la cantidad de personas involucradas con una tarea, también debe simplificar su organización.
En el pasado, era corriente tener estructuras de organización verticales. El alcance de supervisión de cada líder se reducía a pocas personas. La tendencia actual es hacia organizaciones más planas, cada líder con más gente a cargo con la consecuente mejor cercanía del cliente con cada nivel de la empresa.
Entre más alcance tenga un colaborador, mejor.
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