La gestión de los inventarios en toda empresa es una actividad que debe considerarse crítica.
Los inventarios juegan un papel importante en la efectividad interna y externa de su empresa.
Internamente, facilitan una manufactura o prestación de servicio eficiente, cumpliendo metas trazadas. Externamente determinan qué tan bien se atiende a un mercado.
Si su empresa es productora, el control de los inventarios de materia prima es importante. Ni muy poco que produzca traumatismos en el flujo continuo del proceso productivo, ni mucho que complique la operación en almacenamiento, incrementando costos o generando presión sobre la disponibilidad de efectivo al tener que pagar por algo, antes de haberlo convertido en un producto para vender.
Es frecuente encontrar empresas que hacen grandes compras de materia prima para reducir costos, aprovechando descuentos por volumen y mejores tarifas de transporte. Son ventajas evidentes. Pero puede desconectar a su empresa del proveedor por un tiempo largo, durante el cual sus competidores pueden copar la capacidad y dejarlo sin abastecimiento cuando lo requiera.
Las compras en gran cantidad evitan depender de un proveedor por un buen tiempo, pero impiden un necesario control sobre el comportamiento y desempeño de este. El adecuado equilibrio entre cantidad y frecuencia es importante.
Grandes compras comprometen, tal vez en forma innecesaria, recursos financieros y físicos.
Tipos de inventarios
Los tipos usuales de inventario son:
- materia prima, que pueden ser materiales o componentes semi-terminados.
- partes terminadas, listas para involucrar en el ensamble del producto.
- componentes, ítems que no requieren proceso, listos para involucrar al producto.
- sub-ensambles, similar a las partes terminadas, pero con mayor nivel de integración previo, hecho por el proveedor.
- producto en proceso en su planta.
- producto terminado.
- suministros (herramientas, insumos, empaques, etc.)
Gestión de los inventarios
Para un buen manejo de los inventarios, no es suficiente saber qué hay y qué se está acabando. El manejo debe responder a metas deseadas de desempeño. La pregunta fundamental es ¿cuánto inventario es suficiente?
La respuesta a esta pregunta establece una correcta relación entre el nivel del inventario, el buen servicio al cliente y la eficiencia en la producción. El objetivo es simple: minimizar el costo del inventario y operar dentro de las restricciones que existan (capacidad de abastecimiento, bodegaje, capital, etc.)
Considere dentro del costo del inventario, además del precio, el costo de ordenar el material, el de mantener el inventario en su bodega y costos escondidos de no satisfacer oportunamente la demanda del mercado.
Son muchas las técnicas de control de inventarios. En general, consideran movimientos pasados, empleando promedios, promedios móviles, etc, y las perspectivas o necesidades concretas del área comercial.
En la entrada anterior, Logística de abastecimiento y despacho (ver acá) presentamos un esquema sencillo de manejo de un inventario.
Apóyese en su sistema informático de contabilidad. Con seguridad tiene un módulo de inventarios (si no, conviene que lo adicione) que facilita el control permanente de este activo, teniendo en cuenta diversos parámetros.
Los tipos de inventario que típicamente reciben más atención (por ser el naturalmente controlado por la contabilidad) son la materia prima, el producto en proceso y el producto terminado. Sin embargo, todos los tipos de inventario requieren algún control y supervisión, ya sea por su costo o por el efecto negativo que pueden tener en el proceso cuando faltan.
El buen manejo de los inventarios en proceso es una indicación de la adecuada administración del proceso productivo. Procure el mejor alineamiento con las áreas comerciales para siempre mantener un flujo apropiado de los productos que se están requiriendo en sus canales de venta.
El nivel de los inventarios de producto terminado indica igualmente la buena gestión de toda la operación.
Si produce para atender órdenes de clientes, el producto en inventario terminado debe ser cero. Si el producto es para abastecer un mercado con un producto de características genéricas, la buena coordinación de la información con el área comercial, la adecuada programación de producción para reponer lo que se va vendiendo, debe garantizar que ese inventario se mantenga en un mínimo seguro. El principal y tal vez único criterio debe ser nunca dejar desabastecido al mercado.
Apoyo del área contable
La correcta información contable del inventario es parte importante en la generación de reportes financieros sanos que le permitan tomar oportunas decisiones.
En ocasiones, algunos ítems del inventarios no se mueven a la velocidad esperada. Puede haber razones de mercado o de otro tipo (técnicas, obsolescencia, sustitutos, etc.). En estos casos, lo recomendable es hacer una provisión del costo del mismo, siguiendo las prácticas contables aceptadas.
Castigar el costo del inventario cada período (mes, trimestre, año) afecta las utilidades del período en el que lo hace. Pero mejora la opción de vender o convertir ese inventario con problema sin mostrar pérdida en el futuro, o recuperando la pérdida pasada con una utilidad mayor, si las condiciones comerciales y de mercado lo permiten o mejoran.
Esté atento a cualquier cambio en la velocidad de rotación de cada ítem de su inventario para tomar decisiones oportunas. Antes de quedarse con un inventario que eventualmente no pueda vender, es mejor ofrecerlo al mercado con condiciones especiales, así pierda algo de dinero.
Un ejemplo. Un ítem entra a su inventario de producto terminado por 100, incluyendo todos los costos de abastecimiento y producción, con la idea de venderlo en 130.
Por alguna razón, su grupo de ventas no concreta negocios a ese nivel de precio y utilidad.
Evalúe, entienda y acepte las realidades de su mercado y trate de venderlo por un precio que al menos cubra los costos, es decir 100. En ocasiones, esto tampoco es posible.
Las normas contables permiten esquemas de reducir el costo del producto en inventario, reducción que en el período que se hace va a pérdidas. Asesórese de su área contable.
Asumamos que ha reducido el costo contable del ítem a 80. Si logra venderlo en 85, tendrá una utilidad de 5 en el período que lo hace. Pero las condiciones pueden empeorar más. Trate de vender el producto por lo que pueda.
Si lo vende por 60, tendrá una pérdida de sólo 20 en el período de la venta, pues ya 20 los absorbió en un período anterior. Pero ha generado flujo de caja por algo que ya no tiene futuro.
Es importante cuidar las utilidades (vendiendo por encima del costo), pero también es vital cuidar el efectivo. En estos casos, prima el cuidado del efectivo sobre la utilidad.
Codificación del inventario
Diseñe el código con el cual identifica cada uno de los ítems de los inventarios de acuerdo a sus necesidades de información y las posibilidades que permita el sistema contable.
En general, estos permiten diseños versátiles del código. Es usual que el sistema de cabida a dos o tres grupos para formar el código, más información de marcas, campos para descripción y otros.
Dedique tiempo a pensar cuál es la mejor opción para emplear todos esos campos. No deje esa decisión en manos del área contable únicamente. Es importante que tanto ellos como usted y los usuarios del inventario acuerden un esquema que sea lógico para todos.
Piense en el tipo de reportes que cada área desea ver en relación al inventario y los grados de detalle o consolidación de la información.
Si por ejemplo su sistema contable tiene tres campos para el código, use el primero para una clasificación general (por ejemplo, cada uno de sus diferentes mercados), y los otros para ampliar el detalle de la identificación (tipo de producto, región para la que se fabrica, etc.). Si el sistema lo permite, aproveche la combinación de números y letras en la creación del código. Esto hace más fácil su uso por todos en la empresa.
El sistema de codificación debe convertirse en un Manual al alcance de todas las personas de la empresa que tienen que ver con los inventarios. Un oportuno y permanente esquema de auditoría asegura el uso correcto de los códigos para evitar introducir errores que luego harán inútil o difícil de procesar la información que genere el sistema contable.
Cada diseño es único y depende de las condiciones de operación de cada empresa. Un buen diseño convierte el código en una poderosa herramienta de información para la mejor gestión del inventario y de la empresa.
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