Logística de abastecimiento y despacho

La gerencia y gestión de inventarios se ocupa de la planeación y control de las materias primas, trabajo en proceso y bienes terminados para facilitar el flujo de materiales entre los proveedores, fabricantes intermedios, su planta y los clientes, tanto en el contexto de la tradicional cadena de abastecimiento como al interior de la organización.

Es una actividad importante con impacto directo en el buen servicio al cliente.

En general, son tres las decisiones que debe tomar:

• cuánto ordenar
• cuándo ordenar
• cómo controlar el sistema

En la figura abajo se muestra el concepto general. La cantidad de inventario (de cualquier tipo) va reduciendo con el transcurrir del tiempo. La pendiente de la recta responde a la demanda predecible (a veces no). Mayor pendiente, indica que el ítem en cuestión se consume más rápido.

El esquema es un modelo ideal. La realidad evidencia que la pendiente de la recta varía de acuerdo al comportamiento de la demanda de su mercado. En un período será alta, en otro baja. Una función importante del encargado del inventario es estar atento a estos cambios.

Tanto la persona encargada del inventario como quien maneja las compras deben tener claro los tiempos de entrega de cada proveedor. Esto define el sitio donde coloca el punto rojo de la gráfica. Es el momento ideal de re-orden, que da tiempo al trámite de la compra y al abastecimiento por parte del proveedor, para que el ítem se reciba justo cuando la existencia esté por terminar.

Siempre es conveniente tener identificado para cada ítem todas sus variables que incluye la velocidad de consumo, el punto de re-orden, el inventario promedio, los productos donde se emplea el ítem, los proveedores elegidos, etc. 

Un buen sistema de manejo de materiales e insumos debe buscar el equilibrio de los siguientes elementos:

• Reduzca al mínimo la frecuencia de pedido.
• El costo del lote suministrado por el proveedor debe ser el óptimo. Combine la cantidad más económica con las condiciones de transporte más favorables.
• Garantice un flujo no interrumpido de materiales y servicios de modo que la producción no se detenga.
• Considere en las cantidades pedidas un margen de seguridad.
• Reparta los pedidos entre más de un proveedor de forma que todos consideren importante su compra (así darán prioridad a su empresa en alguna emergencia). 
• Tenga siempre fuentes alternas y confiables de suministro, en especial de los elementos y materiales críticos.
• Asegure un manejo sencillo y económico de cada ítem en la bodega y su traslado a planta.
• Automatice, donde sea factible, el traslado del sitio de almacenamiento al sitio de uso.

Procedimientos

Para dar vida a un manejo de los materiales y materias primas que considere lo sugerido en el esquema, cuyo objetivo es mantener los inventarios al mínimo sin poner en riesgo el abastecimiento, se requiere el diseño y puesta en marcha de procesos bien pensados y eficaces. 

Otros efectos de un manejo sistemático de los inventarios se ven sobre la eficacia de la gestión de producción y el costo general de la operación. Reduce la incidencia de problemas de calidad, mejora la oportunidad del abastecimiento y facilita negociar mejores condiciones.

En un ciclo típico de compras debe ejecutar lo siguiente:

• Determine las necesidades de compra en todas las áreas de la empresa. Qué necesita comprar, qué cantidad y cuál calidad. El manejo de las cantidades se facilita separando lo que usa en tres categorías: A, uso crítico, costoso, perecedero o de tamaño grande. Requieren control estricto. B, menos costoso que A, uso menos frecuente y grandes o voluminosos. Control menos exigente, pero ojalá sistematizado. C, partes no vitales cuyo control se puede hacer visualmente. Esta es sólo una sugerencia de clasificación. Emplee una que se ajuste a las características de su empresa.
• Encuentre proveedores que satisfagan sus necesidades de abastecimiento. Si los proveedores son muchos, no es una actividad fácil. Desarrolle un plan formal de evaluación de proveedores. Considere estos elementos: • confiabilidad del material, producto o insumo, • consistencia de la calidad, • precio y condiciones, • certeza que puede contar con el proveedor en caso de una emergencia, incrementos inesperado de una orden o necesidad de un cambio de especificaciones, • calidad, precisión y oportunidad del despacho, • servicio y respuesta en caso de problema, • estabilidad del proveedor como empresa, • accesibilidad y disposición del vendedor asignado.
• Negocie y haga la compra. Incluye no sólo especificar cantidades y calidades y negociar / acordar un precio, también contempla el acuerdo de garantías, tipo de contrato, si amerita, métodos y plazos de pago, características de los empaques, precisión de las fechas de despacho y cumplimiento de necesidades mínimas de documentación.
• Comunique la decisión de compra al proveedor y a los colaboradores relevantes dentro de su organización.
• Ejecute procedimientos de seguimiento para evaluar la calidad de la decisión de compra. Incluye determinar si la calidad está dentro de lo acordado, la precisión de las cantidades y otras condiciones. Determine y comente con el proveedor necesidades de mejora. Para el recibo de un pedido, elabore documentos claros donde consigna y deja constancia de detalles de calidad, cantidad, empaque y otros aspectos que considere necesarios. Debe contar con estándares y procedimientos para llevar a cabo esta revisión. Los sistemas de reporte, a otras áreas de la empresa, del recibo a conformidad o no de una orden deben ser claros y funcionales para que esas áreas actúen de conformidad.
• Premie a los buenos proveedores con órdenes crecientes. A los malos, déles la oportunidad de mejorar, indicando con claridad el tipo de mejora esperado.

Las anteriores tareas corresponden al área o encargado de las compras, en estrecha coordinación con todas las áreas de la empresa. La información sobre pago a proveedores, necesidades de la planta, variaciones del mercado, comportamiento de cada ítem en su uso y otras, debe fluir con agilidad. Todos esos datos se consideran en el proceso del abastecimiento.

Otra importante función del área de compras es construir sanas y sólidas relaciones con proveedores confiables que ofrezcan y garanticen un buen servicio.

Respalde todo pedido con una orden de compra. Este documento no es más que una confirmación del acuerdo entre su empresa y el proveedor. Indica la cantidad, calidad y tipo de material o servicio que ordena, el precio, empaque requerido, transporte, crédito o forma de pago, y lugar al que debe ser enviado el pedido. Incluya otras instrucciones y condiciones en forma clara.

Producto terminado

El manejo del producto terminado también debe equilibrar aspectos contradictorios:

• Mantenga una cantidad mínima en inventario que no ponga en riesgo el abastecimiento.
• Mantenga al mínimo el espacio de producto terminado en bodega (una opción es “ampliarlo” con despachos que haga a su cadena de distribución).
• El traslado de producción a la bodega debe ser mínimo, ojalá sólo una vez. Evite posteriores movimientos: son costosos y pueden deteriorar el empaque o el producto.
• El traslado de la bodega al camión / almacén de despacho debe ser mínimo. 

Dentro de los procesos de despacho, de cabida a la posibilidad de que algunos clientes pidan condiciones espaciales de empaque. Por ejemplo, empacar juntos algunos productos que van para un sitio y separados los que van para otro.

Asegure que desde el ingreso de la orden del cliente, esas condiciones estén claramente establecidas y sean visibles en todo el proceso hasta el lugar de despacho.

Para estos casos, disponga de un espacio suficiente en la bodega para esta preparación final del producto a despachar. 

Puede ser el mismo lugar donde efectúa el empaque de varios productos para despachos consolidados. Si es el mismo sitio de preparación del despacho o es un sitio separado, sólo lo determina las características de su operación. En ambos casos, debe contar con facilidades como mesas de trabajo, herramientas, material de empaque y protección, etc.

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