Comentamos en la entrada Producción (ver acá) que una buena gestión del área de operaciones que cumple los tiempos de entrega y los reduce, convertirá a su empresa en un proveedor atractivo para el mercado y para sus clientes actuales.
Para facilitar acercarse a un nivel de excelencia en la empresa es importante una eficaz coordinación entre todas las áreas. Esto es de especial importancia en el área de operaciones pues es de allí que sale lo que se entrega al cliente.
Si el área de operaciones muestra una tendencia hacia la mejora, es factible que el área de compras deba anticiparse a mantener el adecuado flujo de insumos y materias primas. Esto generará presión sobre el área financiera pues deberá cuidar el flujo de efectivo para atender las mayores necesidades de compras. La sección de bodegas y almacenamiento, también deberá responder en forma adecuada a los cambios en volumen.
Sin una buena comunicación entre las áreas, las mejoras del área de operaciones fácilmente se pueden convertir en problemas que afectarán, además de las todas las áreas de la empresa, al cliente.
El área comercial debe mantener siempre bien informada a la organización sobre las tendencias y cambios del mercado. No se pide precisión pues es difícil, si no imposible Pero los mejores estimados son siempre bienvenidos. Aumentos o disminuciones en la demanda deben reportarse con oportunidad para hacer los ajustes necesarios en todas las áreas.
Ninguna de las áreas de la organización debe sentirse obligada a adivinar lo que pasa en las otras, pero todas tienen la obligación de informar a las demás de eventualidades con efectos positivos o negativos.
Planeación de la producción
Esta actividad se beneficia de la coordinación adecuada entre áreas.
Los eventos de cualquier tipo en la empresa que disparen la demanda (o la frenen) deben identificarse lo más rápido y anticipado posible. Todo esfuerzo para determinar la magnitud del efecto de esos eventos es valor adicional para las decisiones que se deben tomar.
La información debe llegar sin excepción alguna a la persona encargada de la planeación de la producción y a los encargados del manejo de los inventarios y compras de materias primas, insumos y materiales. Son ellas quienes evalúan si algo es “excepcional” o está dentro de lo que se puede manejar pues es “normal”.
La planeación de la producción se debe considerar desde distintas perspectivas de tiempo. La más usual es la planeación operativa que determina el tipo de actividades en el corto plazo, y es la que toda empresa con seguridad ya hace.
En este horizonte de tiempo, la coordinación con el área de ventas y mercadeo (información de tendencias) y la evaluación de la información de las órdenes recibidas y aceptadas por el área financiera, es suficiente para hacer una correcta planeación.
Al ampliar el análisis al mediano plazo, unos dos a cuatro años hacia el futuro, la información para planear la producción cambia en forma radical.
En este caso, la información será más de tipo estratégico que operativo.
Deberá considerar cambios percibidos o sospechados en el mercado, intenciones de dirección estratégica de los dueños, movimientos de los competidores y evolución del producto en el mercado.
En esta situación, la coordinación entre áreas y el intercambio de información debe tener la misma perspectiva de largo plazo.
No debe hacerse a la ligera pues de las conclusiones que se deriven de ese intercambio de información, vendrán decisiones importantes de inversión o de cambio en la orientación de los productos y mercados atendidos.
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