Diseño de la organización productiva

El diseño de una buena organización productiva se basa en buscar mejoras en la productividad: producir más bienes con la misma cantidad de recursos o con menos.

En el área de operaciones cobra especial relevancia la atención a los detalles que son un elemento del éxito.

Una mejor productividad tiene un positivo efecto sobre el desempeño general de la empresa. 

Más producción hora-operario, permite pagar mejores salarios sin incrementar los costos de producción ni afectar los precios. Cuando paga mejor, puede contratar operarios más experimentados, con efecto sobre una mejor calidad del producto. Esto lleva a una mejor posición en el mercado cerrando un círculo que se alimenta positivamente.

La productividad es (en teoría) fácil de medir. Compara salidas con entradas. Una salida debe poderse medir en el tiempo como un resultado directo de actividades identificables.

Son cuatro los tipos de entradas: 

• trabajo
• materiales
• capital
• energía.

Factores de productividad

En los factores que afectan la productividad, descritos a continuación, debe considerar como hacer un mejor uso de las cuatro entradas a todo proceso.

1 - Recurso humano. Un buen nivel general de educación, facilita el entrenamiento y mejora el uso de los equipos y sistemas. Se combina con un adecuado conjunto de habilidades de cada operario.

La motivación es importante pero no suficiente. Las condiciones generales de trabajo deben ser buenas y seguras. Los salarios deben ser competitivos. Un buen operario de planta quiere sentirse reconocido como parte vital de la empresa, le gusta participar en la planeación de su trabajo y quiere hacer contribuciones positivas para mejorar la productividad.

2 - Inversiones en tecnología y bienes de capital. Es evidente que equipos de última generación son en general más productivos y eficientes que equipos viejos.

Algunos empresarios caen en el romanticismo de conservar equipos viejos pues con esos iniciaron su empresa. Mantenga siempre la mejor tecnología que el capital y acceso a recursos permita, es siempre una buena decisión.

Las inversiones deben atender y responder al plan estratégico de la empresa, a las perspectivas de evolución, amenazas y oportunidades que presenta el mercado.

3 - Regulaciones gubernamentales. Cada vez son más las regulaciones que debe cumplir. Las hay de todo tipo. Cantidad de horas máximas de trabajo. Requisitos ambientales / contaminación. Niveles de ruido máximo permitido. Consideraciones de seguridad para proteger la integridad tanto de los operarios como de los clientes. 

En general, el exceso de regulaciones tiene un efecto negativo sobre la productividad. Por eso, debe tenerlas presentes y administrarlas.

Al cumplirlas a cabalidad puede presentarse a su mercado como empresa responsable.

4 - Diseño de los productos y sistemas. Algunos productos son “fáciles de producir”, otros son complicados. Cuando se diseña el producto y los sistemas de control de la producción, tenga en cuenta el impacto sobre la productividad. 

Un aspecto a considerar en el diseño del producto es su relación con el ordenamiento de las estaciones de trabajo para minimizar el movimiento de operarios, insumos, piezas y producto. Es el flujo de producción.

5 - Flujo de producción. Se refiere al modo como los materiales se mueven y recorren la planta de producción y los espacios de almacenamiento. 

La situación ideal es procurar que ningún material se quede quieto desde que es materia prima, hasta que se despacha como producto terminado. 

Requiere una disposición de planta eficiente, la cantidad adecuada de equipos y máquinas, una linea de producción balanceada (ver entrada anterior, Operaciones acá), tiempos de preparación controlados en el mínimo, esquemas de mantenimiento preventivo que no obstruya la producción y mantenimiento correctivo muy rápido.

6 - Las economías de escala. Aprovéchelas en todos los aspectos que pueda (compra de materias primas, programación de cantidades de producción, etc.)

7 - Programación de la producción. Dependiendo del tipo de producto, la programación de producción de cantidades óptimas, alineadas con las necesidades comerciales, es fundamental para alcanzar altos niveles de productividad.

8 - Producción liviana (lean). La producción liviana es un concepto más que un método o una herramienta. La meta de una empresa con producción liviana es eliminar los desperdicios (uso de algo sin propósito) y reducir el tiempo que no adiciona valor al producto. El tiempo, si no se usa bien, disminuye valor.

Algunas formas de desperdicio son:

• Esperas: hay desperdicio cuando los materiales no se mueven en forma oportuna a través del proceso.
• Sobre-producción: es un desperdicio producir “por si acaso”. Si hay capacidad de planta para algún producto, producir en anticipación de una posible demanda sólo da como resultado exceso de costo en almacenamiento, gasto anticipado de materias primas con el flujo de efectivo asociado innecesario. Sume a esto el posible daño o vencimiento de los productos almacenados durante demasiado tiempo.
• Uso de equipo inadecuados. A veces, emplea equipos costosos para fabricar algo que puede hacer con herramientas más simples.
• Transporte innecesario entre procesos. Un flujo de la producción mal diseñado genera costos innecesarios. Sume estaciones de trabajo inadecuadas que generan demasiados movimientos del operario. 
• Tiempos muertos escondidos. La búsqueda de herramientas en sitio alejado al lugar de trabajo, espera de materiales, documentación complicada, registro de cantidad producida en una estación en un lugar apartado.
• Defectos. Algo que no se hace bien la primera vez, debe corregirse o volverse a hacer. El desperdicio en tiempo y recursos es evidente.

Tenga en cuenta que detrás de estos desperdicios hay problemas, a veces ocultos, que debe descubrir a partir de cada síntoma.

Hay muchas herramientas para registrar el comportamiento de una planta. Cada empresario debe aplicar la que corresponda a sus circunstancias.

Errores de origen humano

Es importante en el diseño de la organización productiva minimizar las causas de errores humanos. 

Debe cuidar la selección de las personas más adecuadas para cada trabajo y darles entrenamiento adicional, si se requiere, para potenciar sus habilidades.

La autoridad debe bajarse todo lo que pueda. Cuánto, lo define cada persona al definir cuánta responsabilidad está dispuesta a aceptar.

Cada operario debe conocer con exactitud qué debe hacer y qué se espera de él. El encargado del área productiva no puede asumir que los operarios de su planta están completamente informados de su actividad diaria.

Entre las causas de errores, las siguientes:

• instrucciones de trabajo mal escritas o incompletas.
• omisión de comprobar que el operario ha entendido la instrucción.
• planos mal elaborados, poco claros o no actualizados.
• equipos de producción inadecuados o en mal estado de mantenimiento.
• estaciones de trabajo mal diseñadas.

La forma fácil de descubrir y hacer evidentes estos problemas es hablar con los operarios con frecuencia. 

Las actitudes de la gente, la calidad de las relaciones interpersonales, los conflictos emocionales y de otro tipo deben evaluarse con cuidado pues son síntoma de cosas que no andan bien y pueden llevar a errores.

Maneje los errores con inteligencia. La persona que comete un error debe asumir la responsabilidad. Sólo así aprenderá del error y reducirá significativamente la posibilidad de que lo vuelva a cometer.

Evalúe si amerita divulgar el error, sus causas y la solución a otras estaciones de trabajo que hacen similares tareas.

Si como encargado del área de operaciones dice a alguien que cometió un error y la persona acepta la responsabilidad, puede dar fin a la discusión en forma positiva. 

Si por el contrario esta empieza a dar excusas y culpar a otros o a algo, no ha aceptado la responsabilidad o no está listo aun para esa responsabilidad. Reduzca el nivel de autoridad que ha delegado, explore la razón por la cual la persona no es capaz de asumir la responsabilidad y tome acciones en capacitación, cambio de lugar o similares.

Factores de desempeño

Considere en el diseño de la organización productiva los factores que pueden afectar el desempeño.

Un primer grupo lo conforman factores externos al operario como complejidad de la tarea, repetición de la actividad, interferencia entre el operario y la máquina, y la estructura del grupo, es decir, el ordenamiento jerárquico y de autoridad entre las personas.

Un segundo grupo corresponde a los factores relacionados con las características del operario. Considere habilidades, nivel de entrenamiento y experiencia, personalidad y actitud, las instrucciones de trabajo (claras, precisas), limpieza del área de operación, horario de trabajo y pausas de descanso, esquema de remuneración y beneficios, acciones del grupo de supervisión, y condiciones ambientales (ruido, iluminación, temperatura).

Un adecuado manejo de los factores hará que la actividad no sea monótona, reduzca la fatiga y los conflictos emocionales, y mejore los niveles de atención. 

Resumen y algunos elementos adicionales.

• Diseñe cada paso de modo que no haya retraso.
• Si un equipo se necesita en dos puntos diferentes, duplique el equipo.
• Tenga un 20% más de capacidad de la necesaria a la máxima capacidad sostenida.
• Si tiene operación por lotes, trate de correr lotes pequeños con múltiples equipos. Así, la operación parece más continua.
• No permita ciclos de re-trabajo. Una pieza debe cumplir el estándar de calidad en su estación. Si no, se re-trabaja en el sitio o se chatarriza.
• No permita que partes o materiales vayan hacia atrás a una operación previa.
• Desarrolle un sistema de control integrado que supervise todo aspecto del proceso de principio a fin.
• No permita islas de automatización. Automatice todo el proceso.
• Desarrolle un manejo mecanizado y automático de los materiales para forzar un flujo continuo.
• Deshágase de las programaciones. Base el uso de su planta en capacidad disponible. Establezca una fecha de inicio y una de terminación. No empiece más de lo que puede terminar a tiempo.
• No permita que gente en la planta elija y programe que sigue en la producción.
• Desarrolle y entrene una fuerza laboral que entienda su concepto productivo. Las personas deben tener entrenamiento cruzado de modo que sean capaces de hacer múltiples funciones.
• No permita acumulaciones en ninguna parte del proceso.

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