Buena parte de los problemas que se presentan con el recurso humano se debe a la mala, deficiente o inexistente comunicación con y entre los colaboradores.
En muchas entradas del Blog, hemos comentado e insistido sobre esta importante habilidad del líder y su grupo directo de colaboradores.
La comunicación
La poca y mala comunicación es una causa de la falta de motivación de las personas y su carencia de compromiso con la organización.
Toda comunicación debe ser clara, señalando qué espera de cada persona.
Si no lo es y algún colaborador no comprende cómo su esfuerzo contribuye al objetivo general, el esfuerzo de la comunicación será inútil.
La comunicación, de dos vías, ayuda a indagar y entender si cada persona siente que cuenta con las capacidades y habilidades para realizar lo que se le pide. Así, podrá ofrecer oportunamente la capacitación adecuada para llenar las brechas que descubra.
No es frecuente encontrar empresas que comparten ampliamente las cifras de resultados de la gestión con sus colaboradores. Todo. Lo bueno y lo malo.
Lo usual es que la gente sienta la presión desde arriba cuando las cosas van mal. Cuando no sienten nada, asumen que todo va bien. Esto es un error.
Cuando las cosas van bien o cuando van mal, debe haber una abierta y sincera comunicación entre todos. Es relevante que comprendan el por qué de cada resultado, extremo o no.
Es evidente que siempre habrá información sensible que nunca debe llegar a oídos de sus competidores. En estos casos, sólo comparta lo que considere que no tiene inconveniente.
Una eficaz comunicación se basa en adecuados indicadores de desempeño para cada colaborador, que comenta y discute con él, no sólo durante una reunión formal al final del año, si ha implantado esa costumbre en su empresa, sino con bastante frecuencia para identificar desviaciones del rumbo, determinar razones y plantear soluciones.
Un positivo resultado de la comunicación es gente más involucrada.
Dinero y otros aspectos
A veces se piensa que los problemas de la gente se resuelven metiéndoles plata en forma de salarios, bonificaciones y otro tipo de esquemas basados en dinero.
Estas opciones se reciben con satisfacción pero su efecto es de corto plazo, en especial si no se resuelve la circunstancia que genera un descontento o insatisfacción.
Por eso, es importante que explore otro tipo de recursos que son más efectivos, duraderos y económicos.
La atención a las condiciones físicas del lugar de trabajo para buscar hacerlo más confortable, la flexibilidad en el manejo de los horarios para permitir que las personas puedan manejar mejor las necesidades y obligaciones de su vida privada, la preocupación para resolver conflictos de manera constructiva sin caer en las acusaciones a unos u otros, el sincero agradecimiento por contribuciones a los resultados, las celebraciones colectivas o individuales de éxitos empresariales y personales, todas forman parte de esas cosas, no relacionadas con salario, que ayudan a administrar mejor a su gente.
Ilustro con un ejemplo real que generó problemas y malestar con los colaboradores en una empresa.
Fue necesario hacer un cambio de localización física de un grupo pequeño de personas, para asignar ese espacio a una nueva contratación. Las personas del grupo y algunas de otros grupos, se sintieron mal tratadas y desconsideradas.
En este caso, la sincera y abierta comunicación habría ayudado a manejar de buena manera el caso.
Si se presenta una situación similar, comente con amplitud y sinceridad la necesidad del traslado –en especial si desmejora las condiciones–. Escuche –no sólo se trata de oír– todo lo que cada persona quiera decir, así ya haya tomado la decisión. Esfuércese por promover el diálogo con todos los afectados. Descubra qué hay de fondo, en cada persona, en la molestia por la decisión.
Puede pensar que como usted es el que está manejando la empresa, tiene libertad para decidir, en cualquier momento, qué hacer con el espacio. Sin embargo, considere que el lugar que ocupa cada persona para hacer su trabajo adquiere una connotación de “su sitio”. Por lo tanto, modificar eso, requiere tacto y manejo.
No se trata de convencerlos, si de administrar y dar manejo a todo aspecto negativo que los desplazados vean. Resalte lo positivo del cambio, si lo hay. Con pequeños detalles mejore lo que sea posible de cada punto negativo. Si dicen que es pequeño, mejore la iluminación. Si señalan que es ruidoso, déles mejores sillas. Demuestre que está preocupado –sinceramente– por su bienestar y por el de la empresa.
Resultados
Lo ideal en todo ambiente empresarial es administrar a las personas con base en sus resultados y contribuciones.
No es raro ver en algunos ambientes empresariales a personas que utilizan otros métodos para impresionar a los jefes, como permanecer en las oficinas en horarios absurdos, por la noche, los fines de semana, a la hora del almuerzo, etc. Es la técnica de dejarse ver, especialmente efectiva si el jefe hace lo mismo.
Si una persona ama lo que hace, déjela que trabaje la cantidad de horas que desee, permita flexibilidad en la forma como usa el tiempo, pero nunca deje de mirar los resultados.
Los que trabajan para impresionar llegan a su casa con un mal sabor pues sólo hablarán de lo que hicieron, de cómo llenaron un montón de horas, a veces con tareas sin valor. Los que trabajan porque les encanta, compartirán en sus casas lo que lograron, una mucho más positiva aproximación a las relaciones con la familia y la gente diferente al trabajo.
No se deje distraer por señales poco sinceras de amabilidad, manifestaciones forzadas de esfuerzo y tácticas de ese estilo. Son sólo los resultados lo que en realidad importa.
Tampoco permita que sus colaboradores caigan en el otro extremo. Dar resultados atropellando a los demás, obviando las normas y procedimientos o tomando atajos que riñen con la ética. Eso es tóxico.
Promueva el trabajo en equipo
Algunas personas parecen tener dificultad para conectarse con otras en el ambiente de trabajo. Eso las hace sentirse solas y lleva a que sean menos productivas y, en general, no facilita que se sientan a gusto en el trabajo.
Las razones detrás de esa falta de conexión son muchas: desde timidez, falta de confianza, mala habilidad para construir esas relaciones, hasta el otro extremo de exceso de confianza –no necesita a nadie para hacer su tarea–.
Las relaciones francas entre las personas son un elemento del trabajo efectivo de equipo y facilitan alcanzar los objetivos trazados.
Son muchos los beneficios de las buenas relaciones. Dan energía, motivan y amplían perspectivas. Promueven la confianza entre los miembros de un equipo.
Pero crear buenos equipos de trabajo no es algo que se de por una instrucción de la gerencia o del jefe.
Como líder le corresponde contribuir con tacto a generar buenas relaciones de trabajo entre todas las personas de su grupo. Al callado, invítelo a que contribuya en las reuniones, al que habla mucho, sugiérale que sea breve en sus comentarios para dar espacio a los demás.
Hay que invertir tiempo y otro tipo de recursos para construir un buen equipo. Construir relaciones toma tiempo. Primero construya confianza.
Trabaje un tiempo con el grupo y ayude cuando vea una oportunidad. Comparta sus conocimientos y habilidades, facilite el contacto del grupo con personas que conozca y pueden ser de utilidad para la actividad del grupo.
Cuando esté completamente seguro que su posición sobre un tema es la correcta, de la pelea, pero evite imponerla. Use la razón, no la fuerza. Cuando no tenga esa certeza, escuche, comparta, aporte y ayude a enriquecer la discusión.
Tenga en cuenta los diferentes tipos de personalidad y carácter de todos sus colaboradores.
La revista Fast Company publicó un artículo (autor: Art Markman) sobre los 5 tipos de personalidad con los cuales toda persona debe trabajar y relacionarse. Los siguientes comentarios fueron tomados de ese artículo.
No pretendemos ampliar mucho sobre ese tema. Hay diversos métodos (DISC es uno de ellos) que ayudan a entender mejor a los demás, su personalidad, estilo y carácter. Lo relevante es aceptar que todos somos diferentes y que la buena comunicación requiere esfuerzo para aceptar y ajustarse a esas diferencias.
En el vídeo Retire los filtros que impiden la buena comunicación (ver acá ) encontrará otro enfoque sobre este punto. Describe en forma breve el método DISC.
Las personas tratamos siempre de entender lo que hacen los demás. La forma más usual es imaginarnos en la posición del otro. El problema de esta aproximación es que los otros son distintos. La forma más obvia de diferencia está en su personalidad, que refleja diferencias más o menos estables en las metas que cada persona quiere alcanzar.
Al tratar de entender lo básico de la personalidad de los demás, tendrá mejor información sobre que pretende hacer y cómo lo enfrenta.
Cinco características de personalidad reflejan formas sobresalientes de diferencia entre las personas. Son:
- Extrovertido. Refleja el grado en que una persona gusta de ser el centro de atención en situaciones sociales. Los extrovertidos quieren ser el centro de atención, los introvertidos le huyen. Estos también tienen amigos pero prefieren interacciones entre menos personas a la vez.
- Agradable. Refleja cuánto una persona quiere que los demás la aprecien. Quienes manifiestan este rasgo en realidad desean agradar a los demás. Los que no lo manifiestan, los tiene sin cuidado caerle bien a la gente. La gente “agradable” tiene dificultad entregando malas noticias, criticando algo o alguien y presentando a un grupo su posición sobre un tema.
- Meticuloso. Están movidos por completar las tareas que empiezan y seguir reglas. Es fácil valorar mal a las personas con baja “meticulosidad” pues necesitan mucha supervisión. Por otra parte, los no meticulosos son personas que ensayan soluciones creativas a los problemas porque no sienten la necesidad de seguir reglas.
- Abiertos a la experiencia. La apertura refleja la disposición de la persona a considerar nuevas ideas. Los cerrados típicamente rechazan las nuevas ideas simplemente porque son nuevas.
- Estabilidad emocional. Es la energía que fluye en las personas, reflejada en las reacciones emotivas que tienen con relación a los éxitos y fracasos. Los emocionalmente estables son estoicos, pacientes, tolerantes. No pierden la compostura con las circunstancias. Los inestables experimentan altos y bajos en sus vidas que causan dificultades en el trabajo cuando se disgustan o molestan a los demás.
Para entender mejor a quienes trabajan con usted, empiece con estas cinco personalidades. Vea comportamientos y aprenda a diferenciarlos. Trate de entender cómo reaccionará cada persona a situaciones futuras.
Tenga en cuenta que todas las personas tienen, en mayor o menor medida alguno de estos cinco extremos. Hay muy pocas que claramente se clasifica en un solo extremo.
Un grupo balanceado
Cuando esté creando su grupo, además de entender estos aspectos de personalidad que ayudarán a una mejor comunicación, haga el esfuerzo por equilibrar con cuidado las habilidades y conocimientos de los elegidos.
Al ser pocas las personas que puede vincular al inicio y durante la fase de consolidación, deben ser elegidas con más cuidado.
En primer lugar, necesita alguien que conozca en detalle el producto o servicio que ofrece a su mercado. Sin esta persona, se dificulta elaborar el mensaje preciso que comunica a los posibles clientes. Si el candidato elegido trae experiencia relacionada con la industria en la cual se mueve su empresa, mejor.
También necesita el ejecutor. Es quién hace que las cosas se den. Convierte todo en realidades, aterriza sueños e ideas.
Alguien debe tomar las decisiones, inspirar y establecer la dirección. Este es el líder. No necesariamente es el gerente sino alguien con credibilidad, buena comunicación y facilidad para relacionarse con todos.
Un creativo debe también formar parte del grupo. Es la persona que introduce innovación en todos los aspectos de la operación, del producto o del servicio.
Una estrella vendedora es vital. Una persona motivada, que no acepta un no, persistente, organizada, con grandes facilidades de comunicación y facilidad de acceso a las organizaciones de los posibles clientes, hace la diferencia.
Igual de importante es alguien que entienda, maneje y ayude a digerir todos las cifras financieras de la empresa. Debe tener la habilidad de compartirlas adecuando el lenguaje a cada interesado.
Si logra combinar todas estas habilidades en pocas personas, ideal. Sólo asegure que todas las habilidades están presentes en su grupo directo de colaboradores, conveniente y equilibradamente repartidas.
Un grupo de arranque así evitará de raíz la aparición de muchos problemas iniciales y será parte importante para evitar los futuros pues será natural extender, a futuras contrataciones, el mismo esquema.
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