Ideas para capturar, registrar y guardar la información

Además de la información que está destinada a alimentar al sistema contable de la empresa, todo negocio debe ser capaz de registrar y manejar en forma adecuada gran cantidad de información de otro tipo.

Mucha de esa información la generará el negocio mismo en su día a día.

Hay gran cantidad de datos relacionados con el entorno en el que la empresa vive que son importantes en la evolución del negocio. Parte de esa información tiene uso inmediato o en el corto plazo; otra sirve para identificar tendencias.

Debe diseñar e implantar métodos para capturar esa información en forma consistente. Ya comentamos en la entrada anterior que el sistema de calidad, si ya lo tiene, toma buena parte de la información de la operación del negocio y la registra. Cerciórese que el registro es adecuado.

Por fuera de esos sistemas hay cantidades adicionales de información, que debe considerar.

Método para captura de la información. Listas de temas

Sin la existencia de un método para capturar la información, mucha se pierde. La que recibe en formatos físicos (papeles sueltos, documentos) se acumula en montañas de papeles. La que llega por canales digitales, se borra o queda en el disco duro de los computadores, simplemente ocupando espacio.

Un método sencillo es establecer una lista de temas sobre los cuales le interesa guardar información. Tenga esa lista siempre presente en un lugar visible. Comparta la lista con su asistente y procure que todos sus colaboradores empleen la misma lista.

La lista puede incluir temas como: 

• Mercadeo y ventas
• Estrategia
• Productos y servicios
• Producción de productos y servicios
• Facturación y temas financieros
• Servicio al cliente
• Recursos humanos
• Tecnologías de la información
• Recursos físicos
• Relaciones externas
• Innovación, mejora, cambio
• Regulaciones y normas
• Etcétera

Asegúrese de incluir en la lista sólo los temas que son relevantes para su empresa.

El sistema de captura y gestión de información puede y debe distribuirse en toda la organización. Es ineficaz, si no imposible, que esté en cabeza de una sola persona. De ahí la importancia que la lista sea común para todas las áreas. 

Cada área puede querer ampliar un poco algún tema para más detalle. Por ejemplo, el encargado de producción, posiblemente incluirá un sub–tema para equipos y maquinaria. Sin embargo, procure que la lista no se extienda demasiado y que siempre, todos los que administran este sistema, tengan la misma lista actualizada. 

Evite caer en la tentación de crear un nuevo elemento a la lista cada vez que recibe un documento que no cabe con claridad en alguno de los temas ya definidos. Por el contrario, haga un esfuerzo para hacerlo coincidir en alguna de las categorías ya creadas.

Cada ítem de la lista debe tener una carpeta o fólder en un archivo y un responsable.

Para los elementos digitales, hay dos opciones: imprimirlos o archivarlos en carpetas con el mismo nombre en el administrador de correo electrónico o carpetas con ese nombre en el disco duro. 

Si nota que una categoría está creciendo desmedidamente, es tal vez el momento de revisarla y crear sub-categorías más detalladas o específicas. En estos casos, debe revisar todos los documentos ya incluidos y separarlos en los nuevos sub–temas. 

Procedimiento

Cada área manejará los temas específicos del área sin que esto impida la circulación de información entre todas las personas que puedan estar interesadas o se puedan beneficiar de ella.

Quien reciba la información por cualquier canal, deberá codificarla de acuerdo a los temas de la lista y distribuirla a las personas que considera se pueden beneficiar o deben estar enterados. Hay que crear el comportamiento de revisar la información en forma rápida y pasarla a la siguiente persona. El “dueño” original de la información o el documento, debe cerciorarse que finalmente regrese para su archivo.

Cuando regrese, se archiva en la carpeta física definida para ese tema.

Si es un documento físico, lo más usual es colocar en algún espacio blanco el tema y los nombres de las personas a quienes se circula. Cada uno lo verá, pondrá su firma y continuará la circulación.

Si es un documento digital, se envían copias por correo electrónico, obviando la necesidad de seguimiento a la circulación. El archivo en la carpeta del correo electrónico o del disco duro se hará de inmediato.

La agilidad del sistema permite que las personas estén enteradas de temas que pueden ser de su interés y evita que se forme una acumulación de información. Si esto se tolera, lo típico es que la actividad del día a día lleve a que se olvide consultar el documento y eventualmente la información se pierda.

Este esquema permite guardar en un sitio información que no va a usar de momento pero que eventualmente puede ser de utilidad. Cuando la vaya a usar, debe ser capaz de encontrarla y revisarla en forma rápida.

Leerla en el momento que la recibe va creando en la mente de las personas una idea de la evolución del negocio y de los mercados.

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