Comunicaciones y reuniones

Las buenas comunicaciones internas en una empresa son un elemento importante para el buen desempeño de la organización. 

La buena comunicación evita casi siempre la aparición de problemas entre las áreas y las personas, y son un elemento central de los buenos niveles de servicio a los clientes.

Detrás de la buena comunicación está la correcta y oportuna coordinación de actividades que reduce los desperdicios y los errores.

En la entrada Problemas y posibilidades del recurso humano (ver acá) ya comentamos sobre la importancia de las comunicaciones.

Tipos de comunicación

Hay comunicación informal: es la que circula entre todos los colaboradores sin que se conozca o importe mucho el origen del mensaje. Los canales que emplea este tipo de comunicación son diversos y pocas veces los mismos.

Dentro de ese grupo está el chisme o el rumor, tanto el positivo como el negativo. Como en general no hay un responsable del origen del mensaje, el efecto puede ser variado, dependiendo del contenido.

Los rumores negativos –en especial– deben tratarse con cuidado pues destruyen, dañan la imagen de los involucrados, crean mal ambiente y tensiones innecesarias.

La mejor forma de reducir la información informal es aumentando la formal. Si la organización provee la información, de todo tipo, que las personas requieran para sentirse cómodas, no aparecerá la necesidad de llenar espacios vacíos con información inventada o inferida.

La comunicación informal positiva es de beneficio en el esquema general de comunicación de la empresa. Ayuda a que todo mensaje fluya con mayor velocidad.

Es siempre conveniente tener esquemas de revisión de la calidad del mensaje. Defina formas de evaluar, al final de las cadenas de comunicación, cómo llegó un mensaje para compararlo con el original. Esto permitirá mejorar la calidad de los mensajes originales para que lleguen completos a través de la cadena informal.

Una forma de comunicación informal –también puede ser formal– es el lenguaje corporal. Con su cara, gestos, forma como coloca y emplea los brazos cuando habla con alguien, la dirección de su mirada y muchos elementos más, transmite mensajes. Si no está consciente de esto, el mensaje entregado puede ser incorrecto.

En el video Retire los filtros que impiden la buena comunicación (ver acá), mencionamos la importancia de que cada persona evalúe su personalidad y estilo de comunicación y determine cómo estos pueden interferir en la comunicación adecuada.

A veces, la forma como una persona percibe las cosas, puede llevar a interpretar en forma incorrecta un mensaje que otra envía, que no está al tanto de ese particular estilo de percepción.

La comunicación formal es aquella donde el mensaje se crea conscientemente en un nivel jerárquico para ser entregado, en general, a niveles jerárquicos inferiores. 

También será comunicación formal la que crea la empresa con destino a sus mercados, clientes, proveedores y otras entidades relacionadas.

Una características espacial de la comunicación formal es que siempre emplea canales claramente definidos y establecidos. El uso de esos canales es predecible para comunicaciones posteriores del mismo tipo.

Las reuniones de trabajo

Además de las comunicaciones formales e informales, un elemento vital de la buena comunicación en la empresa son las reuniones.

El video, Buen esquema de comunicación interno (ver acá), explica las alternativas disponibles al líder para crear un buen esquema de comunicación en la empresa.

Las reuniones permiten la necesaria e importante comunicación cara a cara entre los colaboradores, facilitan que las cosas se hagan como fueron pensadas, permiten que se resuelvan conflictos y diferencias entre las personas, buscan soluciones a problemas con el aporte de varias personas con diferente perspectiva y aseguran que las tareas fluyan en la organización sin contratiempo.

Un primer tipo de reunión importante es la del jefe con cada uno de sus colaboradores, en forma independiente. Es la reunión Uno a Uno.

Es una reunión semanal, en día y hora fijo, de unos 30 minutos de duración donde el colaborador comenta la evolución de sus actividades, los inconvenientes que se presentan, se evalúa el camino a seguir hacia el futuro y se intercambian comentarios e ideas sobre temas, tanto de trabajo como de tipo personal.

Es el foro ideal para construir la indispensable relación de confianza entre jefe y colaborador.

Un segundo tipo de reunión es la del área. En esta, típicamente con una frecuencia similar o menor a la Uno a Uno se discuten temas comunes del área con todo el grupo. 

Es la reunión apropiada para coordinar actividades, hacer seguimiento a la evolución de las actividades, definir fechas de terminación de tareas y tomar acciones para cumplirlas, aclarar problemas entre personas del área, presentar ideas o proyectos nuevos o la evolución de los que están en curso, etc.

Dependiendo de las características de cada empresa, puede ser necesaria alguna reunión multi-funcional, es decir, una que combine personas de diferentes áreas alrededor de un tema específico.

En general, estas reuniones reflejan algún proceso transversal de la empresa y se citan para atender problemas en este. 

Por esto, es conveniente revisar si el proceso tiene el diseño adecuado y si se está ejecutando como fue diseñado. Si hay problemas, tal vez, la reunión es el lugar adecuado para re-definir lo que sea necesario para asegurar que el proceso opera correctamente. Una vez se confirme esto, la reunión ya no tendrá sentido.

Siempre va a existir la posibilidad de celebrar reuniones de urgencia. Sin embargo, si el esquema corriente de reuniones opera bien, puede que las urgencias se resuelvan de otra manera, sin tener que acudir a reunir personas para un tema específico.

Toda reunión debe contar con una agenda que incluye día, hora, lugar y asistentes invitados, y los temas que se quieren tratar con la respectiva hora para iniciar su discusión. 

La reunión debe estar dirigida por alguien que se nombra para el efecto y asegura que se cumpla el horario y no se disperse la atención de los asistentes a otros temas no incluidos en la agenda, y un secretario que anota las decisiones y acciones que incluye qué se hará, quién lo hará y para cuándo se debe completar.

En el video Buenas reuniones en la empresa ayudan a construir empresa y equipos efectivos (ver acá) encontrará más recomendaciones para reuniones exitosas.

Allí, entre otros temas, se menciona que las reuniones deben ser las necesarias, con la periodicidad requerida y con los asistentes que aporten algo y se beneficien de participar.

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