¿Qué sucede con sus esquemas de manejo de documentos e información si en un trimestre su cantidad de clientes pasa de 5 a 20?¿Puede el grupo y los sistemas de su empresa manejar ese incremento de información?
Típicamente no. Sin procesos bien definidos y persistentes retrasos en la entrega de información entre áreas, al crecer cuatro veces el volumen de clientes manejados, las demoras crecerán cuatro o más veces.
Esto lo comentamos en la entrada anterior del blog. Sume a esto un inadecuado soporte para el registro y manejo de la información y tendrá el escenario ideal para no tener la información que requiere para administrar su negocio.
En muchas empresas, durante las etapas tempranas del desarrollo, se implementan esquemas de manejo de bloques de información, empleando herramientas de productividad que son una alternativa adecuada para atender las necesidades de ese momento, caracterizada por volúmenes bajos de datos.
Las herramientas de productividad tradicionales son buenas plataformas para manejo, captura y archivo de información. Pero tienen limitaciones cuando la cantidad de operaciones diaria crece, tanto en cantidad como en volumen de datos registrado para cada una.
Una hoja de cálculo sirve para registrar y administrar las órdenes de compra recibidas por los clientes. Opera perfectamente cuando tiene pocos clientes y cada orden consta de unos pocos ítems. Pero cuando la cantidad de clientes crece y cada orden se vuelve más compleja, la solución de la hoja de cálculo empieza a mostrar sus debilidades.
Lo mismo pasa con el manejo de la información de los inventarios. Para cantidades moderadas, la hoja de cálculo funciona bien. Pero cuando hace 20 movimientos al día, de 40 ítems diferentes, ya no es tan conveniente.
Generar remisiones y facturas empleando un procesador de texto está bien para pocas operaciones diarias. Pero cuando son muchas, la necesidad de integración con los demás sitios dónde ha ingresado información (sistema de manejo de órdenes de compra, sistema de inventarios, otros) empieza a mostrar la debilidad de estas aplicaciones dispersas.
En la función de cobro puede enviar una comunicación, hecha con un procesador de palabra o empleando el correo electrónico, a todos sus clientes cada 15 días, si son pocos. Sólo imagine la cantidad de tiempo que empleará haciendo lo mismo para 100 clientes.
Cuando diseñe sus sistemas y procesos de manejo de la información contable de su empresa tenga en cuenta dos aspectos importantes: la integración de los datos y la posibilidad de incrementar en forma rápida la cantidad de información manejada sobre el mismo sistema.
Típicamente todos los sistemas de contabilidad ofrecen solución para estos dos aspectos, a través de un diseño modular. Lo usual es iniciar la operación con los módulos fundamentales del manejo contable e implantar la gestión de otros temas empleando las soluciones indicadas antes, sobre herramientas corrientes de productividad.
Es importante que haga un permanente seguimiento al creciente nivel de complejidad que va manejando la empresa y sus operaciones, y evalúe si la solución inicial basada en sistemas separados, aun cumple su cometido con una aceptable relación costo / beneficio. Contemple también en esa evaluación, el efecto sobre la calidad del servicio a sus clientes y la precisión y velocidad con que les entrega información.
Cuando ya no pueda registrar toda la información que necesita, y se dificulte y demore mucho cada proceso dónde requiere interacción con otros sistemas, o simplemente no pueda extractar la información que necesita para la toma de decisiones, habrá llegado el momento de hacer las actualizaciones que requiera su sistema contable, adicionando módulos.
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