martes, 1 de diciembre de 2015

Crear una cultura de crecimiento

La totalidad del contenido de este blog está inspirado por los temas que están alrededor de crear condiciones adecuadas para que la pequeña empresa pueda  crecer en forma sostenible.

Hacer pequeños o importantes ajustes aquí y allá en la forma como opera y hace negocios, eventualmente llevará a consolidar una adecuada cultura de crecimiento en la empresa.

En esas condiciones, lo más probable es que cada uno de los grupos formales y aquellos ocasionales que cree para proyectos puntuales puedan, en forma natural, trabajar juntos para entregar resultados más allá de lo que parecía posible. 

Esto se logra porque todos los colaboradores tienen un sentido de propósito claro que hace que se apropien de las tareas y actividades que les corresponden. Hay total claridad de cómo cada persona contribuye al logro de los objetivos establecidos en la visión y misión de la organización.

Como líder, para alcanzar este nivel de operación en la organización, deberá haber fijado claras expectativas alrededor de esa visión y habrá establecido un camino lógico para llegar allí. También, con su ejemplo auténtico, habrá establecido actitudes y comportamientos adecuados y habrá creado las necesarias condiciones de confianza.

En varias entradas anteriores ya hemos planteado estos temas. 

Vamos a enfatizar acá en dos importantes elementos adicionales para la consolidación de una cultura adecuada: la importancia de crear en cada persona un sentido para lo que hace, y la necesidad de que los niveles de inteligencia emocional en su grupo sean los adecuados.


Una cosa o cualquier actividad no tiene sentido en sí misma. El sentido lo da la persona que la posee o que ejecuta algo.

Sería ideal que en la empresa todas las personas encontraran valioso lo que hacen. Así, lo harían con gusto y muchos otros aspectos de la vida empresarial, pasarían a un segundo plano. Pero esto no es real y cae en la zona de la utopía.

En términos generales, una persona encuentra que algo tiene sentido si le ayuda a alcanzar sus metas de largo plazo y si sus habilidades e intereses son congruentes con lo que hace. Si esto se da, una persona encontrará sentido a lo que hace, sin importar mucho la remuneración que reciba. 

Esto descarta que distintas personas encuentren el mismo sentido a una misma tarea. Cada una tiene su específico conjunto de habilidades intereses y metas de largo plazo.

No producirá ninguna mejora duradera en desempeño o productividad, pagar más a una persona que no encuentra sentido a su actividad. Tampoco hay mucha correlación entre el nivel del pago y el de satisfacción con el trabajo.

Algunas empresas hacen esfuerzos para buscar que las personas se conecten con la empresa y se comprometan con lo que hacen. Arrancan con encuestas de clima laboral que usualmente producen resultados bastante inútiles, si no cínicos, sobre los cuales montan planes y programas que normalmente poco efecto tienen. 

Los colaboradores sólo se conectarán y apreciarán su trabajo cuando sientan que realmente pertenecen a algo y que contribuyen positivamente a que funcione; cuando sientan que forman parte de un grupo que los aprecia, o al menos aprecia lo que producen, y con el cual interactúan porque encuentran que les aporta nuevos e interesantes elementos.

En entradas anteriores mencionamos la creciente tendencia al trabajo virtual y a distancia. También citamos la importancia de mantener contacto, tanto virtual como presencial con esas personas. Complementa las razones que antes dimos, esta de buscar a través de una interacción social de todo su grupo, la creación de sentido de pertenencia y con lo que se hace.

Estas condiciones contribuyen a que cada persona encuentre sentido a lo que hace y como resultado su contribución sea más productiva y el desempeño mejor. 

Sin embargo, en igualdad de condiciones, dos personas pueden evidenciar niveles de satisfacción y conexión diferentes. 

Esto dependerá de las actitudes con las que enfrentan su vida diaria y de su inteligencia emocional.


Personas con alta inteligencia emocional tienden a conectarse mejor con sus tareas, con sus compañeros y con los objetivos de la empresa.

La inteligencia emocional no se puede enseñar, por lo tanto, al formar su grupo, debe buscar personas con esos atributos. En la entrada Energía mental y emocional (ver acá) presentamos algunos elementos que mejoran los niveles de inteligencia emocional.

Los colaboradores con elevado nivel de inteligencia emocional son en general buenos observadores y describen las cosas y las situaciones con buen detalle. Siempre darán una respuesta explicando el cómo y el porqué del efecto de algo. Expresan cómo los hace sentir una situación.

Son importantes en la creación de grupos que hacen crecer a la empresa pues en general se convierten en buenos líderes. Invierten en su propio crecimiento personal y profesional, son curiosos y exploran el detalle de todo, atraen gente con esas mismas características, trabajan bien con personas de diferentes personalidades y caracteres.

La buena inteligencia emocional es un atributo importante si un colaborador debe interactuar con personas, bien sea por fuera o dentro de la empresa, y establecer relaciones positivas sin importar si la situación a tratar es negativa o difícil.


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martes, 24 de noviembre de 2015

Comunicación formal estructurada

Desde la entrada Construcción de equipos y grupos de trabajo (ver acá) hemos comentado sobre las habilidades del líder que contribuyen a que los colaboradores se integren, de modo que su productividad colectiva sea la mejor. Una de estas es la comunicación.

La comunicación formal estructurada, informal, ágil, transparente y positiva, es un elemento relevante en el objetivo de construir un grupo eficaz. 

Enemigos de la buena comunicación son la falta de disciplina en los esquemas empleados y no utilizar los canales disponibles en forma deliberada y en el momento más oportuno.

Comunicaciones eficaces son especialmente importantes en los esquemas de trabajo flexible, que las nuevas generaciones de colaboradores van a preferir con cada vez más intensidad en los años venideros (ver entrada Ajuste el estilo de trabajo en la empresa a las nuevas generaciones acá).

Buena comunicación se logra cuando se diseña, en forma deliberada y con objetivos claros, un esquema que incluye escenarios, medios, herramientas, momentos y participantes.

En la entrada Comunicaciones y reuniones (ver acá) ya tocamos este tema y ofrecimos enlaces a otros contenidos. Haremos referencia rápida a esa información ya entregada y ampliaremos algunos aspectos.


Las reuniones son un elemento evidente en la construcción de buenas comunicaciones. 

Cuando establezca su plan de comunicación, defina el ritmo de reuniones más adecuado a las necesidades de su empresa y al tipo de operación. Con periodicidad, por ejemplo cada semestre o cada año, revise la conveniencia, productividad y utilidad de cada reunión y si quienes asisten aportan o adquieren valor de ella. Haga los ajustes que requiera.

Una vez determinado el ritmo, como líder debe esforzarse para crear la rutina y convertir cada reunión en hábito. Así hará que los participantes encuentren fácil y productiva la preparación y participación en cada una. 

Las reuniones convenientes en cada empresa son:

  • Uno a Uno semanal, duración 30 minutos, donde escucha a cada colaborador, se entera de sus actividades, el adelanto de ejecución, problemas y proyección futura, revisión de enfoque, logro de resultados intermedios, desempeño y cumplimiento de hitos.
  • Retroalimentación, cuando la ocasión lo requiera con el colaborador al cual desea hacer una observación sobre un buen comportamiento para que lo consolide o uno malo, para que lo corrija.
  • Reuniones diarias rápidas, tipo corrillo, con duración entre 5 y 15 minutos, útiles para cubrir temas tácticos.
  • Reunión mensual, con una duración de 2 a 4 horas. Acá, se facilita la comunicación entre todos, la consolidación de cultura empresarial y la coordinación de tareas alrededor de proyectos; se hace examen y ajuste de prioridades, revisión de progreso general, revisión de resultados financieros y consolidación del aprendizaje de ejecuciones anteriores. 
  • Reuniones trimestrales, ojalá realizadas por fuera del entorno de la empresa, para evitar interrupciones con el afán del día. Se cubren temas estratégicos, revisión de oportunidades, amenazas y cambios en el entorno, y se definen acciones para el mediano plazo.
  • Reuniones específicas relacionadas con las particularidades de su negocio. Estas pueden ser ocasionales o permanentes, según lo requieran las circunstancias. 

Para el éxito de cada reunión, establezca reglas y condiciones, en especial para las que incluyen más de dos personas. 

Entre las condiciones está cómo participar y dejar participar a los demás, limitaciones al uso de celulares y otros aparatos, esquema de agenda y actas, sitio y hora. En cada reunión, es indispensable que los participantes estén tanto física como mentalmente en ella. Por esto, es importante establecer normas que faciliten esa participación y reduzcan las distracciones.


Las buenas comunicaciones se benefician, como hemos señalado, de la planeación. La estrategia de comunicación debe ser parte integral del plan de negocio anual. 

Cuando se reúna con sus cercanos colaboradores para evaluar temas estratégicos, asegure cubrir el tema de comunicación y si la eficacia de lo que ha venido usando es la mejor y qué ajustes puede realizar para mejorarla. Un objetivo es buscar reducir la cantidad y/o frecuencia de reuniones, sin afectar la calidad de la comunicación.  

Toda empresa tiene a su disposición una amplia variedad de medios a través de los cuales difundir mensajes. La eficacia del mensaje se logra con la correcta elección del medio y la frecuencia que usa para repetir el mensaje.

Entre los medios, canales y esquemas de comunicación debe incluir lo disponible en el mundo digital, que es abundante y cambia constantemente. 

Aprovéchelo como parte del arsenal de canales para hacer llegar los mensajes y lograr que los colaboradores se informen y comuniquen a otros lo que sea necesario. 

La abundancia y cambio de las opciones digitales puede ser negativa si permite  cambios permanentes en lo que se emplea. Elegir la mejor alternativa digital –no necesariamente debe ser la que más opciones ofrezca– y adoptarla, con carácter de exigencia, es una necesidad para asegurar la continuidad de buenas y oportunas comunicaciones. 

Muy importante cuando hay en su organización trabajo virtual y a distancia para asegurar comunicaciones claras, inmediatas y consistentes. Como líder debe asegurar que todos usen el medio elegido para evitar excusas “lo envié por Twitter,” cuando el canal acordado ha sido, por ejemplo, el correo electrónico.

En el ambiente digital, procure que las comunicaciones no sean sólo líder – colaborador. Cada mensaje debe incluir más personas. Es una forma de mantener cohesión de grupo y promover una cultura empresarial común. Debe administrarse con criterio para no llenar a las personas de mensajes innecesarios.

El líder con colaboradores a distancia debe procurar una comunicación verbal periódica, ojalá diaria así no sea presencial, con cada persona.

Conozca el ritmo de cada persona y cuál es el mejor momento para establecer la comunicación. Esta será mejor pues no se entromete en momentos donde el colaborador puede ser más productivo haciendo su trabajo.


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lunes, 16 de noviembre de 2015

Ajuste el estilo de trabajo en la empresa a las nuevas generaciones

Las reglas del trabajo construidas durante muchos años, deberán modificarse con el tiempo. En la entrada anterior, Un nuevo tipo de condiciones de trabajo (ver acá) presentamos este tema y acá lo ampliamos.

La obligación de un sitio físico y su relación con la creación de valor para el cliente y mercado, va perdiendo vigencia con los trabajadores del conocimiento. 

Muchas empresas han adoptado ya el trabajo a distancia como forma normal de operación. Es posible que cuando iniciaron con el esquema, la razón fuera economizar en el cada vez más costoso espacio de oficinas. Alguna empresas comenzaron por sus fuerzas de ventas. Su productividad se da frente al cliente, no sentados en una oficina. Por lo tanto, suprimir ese espacio y maximizar el tiempo frente al cliente, fue una decisión fácil. Luego lo ampliaron a otros trabajadores del conocimiento con buenos resultados.


Para que el esquema de trabajo a distancia opere bien, requiere construir otro tipo de costumbres, desarrollar buenos niveles de confianza en los colaboradores, proveer los recursos tecnológicos que sean necesarios y adoptar esquemas de supervisión diferentes. 

Tal vez la barrera más difícil para superar en la pequeña empresa sea el tema de confianza. Muchos líderes sólo conciben la supervisión como algo que necesariamente se debe hacer cara a cara, y de viva voz. 

La tecnología es el facilitador detrás del trabajo a distancia. El acceso a esta es cada vez más simple, económico y conveniente. Aprovecharla tiene grandes beneficios. Adquirirla y sacarle jugo es fácil.

Mayor relevancia, para el éxito de los nuevos y nacientes esquemas de trabajo, tendrá combinar la necesidad de resultados y el manejo del miedo a perder el control, con el creciente deseo de las personas de contribuir en el lugar y horario que más les agrade. El requisito de un horario deberá ajustarse y flexibilizarse.

Tendrá más importancia que nunca, la precisa definición de resultados esperados, incluyendo la exigencia del momento y lugar para entregarlos, con esquemas, también correctamente establecidos, en relación con reportes de avance periódicos.

Podría pensarse que la forma como este esquema se arraigará en la pequeña empresa, será una combinación de horario no estricto, con algunas horas y días definidos, cuando se requiera presencia física en un lugar convenido. 

Como de todos modos los líderes siguen siendo responsables por los resultados que se esperan de ellos, cobra mucha importancia establecer y hacer cumplir algunas reglas.


La primera es, como no importará a qué hora o dónde se haga un trabajo, definir siempre donde y en qué forma se deberá entregar, y establecer la fecha y hora para hacerlo.


La segunda es, sin importar el esquema de trabajo que se adopte, siempre considerar y tener presente que atender las necesidades del cliente es la razón central de una empresa.

Siempre debe haber alguien disponible para atenderlo en los horarios que la empresa ofrece hacerlo. 

Si la atención es de tipo virtual (teléfono, correo, etc.), no importa dónde esté la persona que lo atiende. Importa su disponibilidad en el horario previsto. 

Si la atención es cara a cara, el colaborador encargado debe estar en el sitio físico establecido durante el horario determinado.


Una tercera regla al establecer reglas del trabajo flexible, es considerar las necesidades de la empresa. 

Para operar en forma fluida, toda organización requiere y se beneficia al celebrar algunas reuniones. 

Algunas pueden ser virtuales. Para estas, sólo se requiere cumplir un horario.

En ocasiones son más productivas las reuniones presenciales. Permiten construir relaciones de confianza entre las personas y facilitan que la cultura de la empresa se extienda y sea adoptada por todos. Quienes trabajen en forma remota deben estar disponibles y hacerse presentes para estas reuniones.

Cada colaborador, sin importar dónde y a qué hora trabaja, debe cumplir con los requisitos de reportes e información, en los formatos y momentos de entrega que la empresa establece.


Jefes y colaboradores deberán entender que es indispensable un nuevo tipo de tolerancia, donde lo que prima es el cumplimiento de unos objetivos compartidos. Nada más. 

El acuerdo social actual típico es: “espero su total disponibilidad, los días laborales en estas horas.” 

En el futuro, este acuerdo podría ser: “entrégueme esto para tal día y hora. Qué haga en el intermedio, no es asunto que sea relevante.” 

De todos modos, el control permanente del líder en estas nuevas formas de trabajo muy flexibles sigue siendo importante. Debe incluir determinar oportunamente cuando hay demasiada flexibilidad, se está perdiendo el control y no se está logrando toda la productividad esperada del grupo de personas a su cargo, para tomar los correctivos necesarios.


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