Toda la información debe usarse en forma regular

Como resultado de seguir las recomendaciones de las entradas anteriores, tendrá en poco tiempo una ordenada cantidad de documentos, datos y todo tipo de información cuya utilidad se verá con el tiempo.

Damos algunas recomendaciones adicionales de uso y seguimiento del esquema.

Control de implantación del procedimiento

La primera tarea para el adecuado uso de la información es cerciorarse que el procedimiento diseñado para captura, archivo y clasificación de la información recibida se está siguiendo.

Nada más usual en las empresas que establecer un nuevo proceso o actividad y esperar que se ejecute tal como fue diseñada desde el primer día, para encontrar un tiempo después que nada se ha hecho, o que se arrancó con entusiasmo y luego se dejó de lado. El día a día es el peor enemigo de crear cosas nuevas.

La actividad de recolectar información, clasificarla y guardarla no tiene muchos amigos pues sus resultados concretos e inmediatos nunca son evidentes. De ahí la preferencia por las actividades con resultados inmediatos: es lo que cada colaborador puede mostrar.

El objetivo de recolectar y clasificar información para uso en el momento menos esperado tiene un importante componente estratégico. Adquiere así mucha importancia en cabeza del empresario asegurar que la actividad se haga y se convierta en hábito. En la entrada Los hábitos en la empresa de este blog (ver acá ) damos algunas indicaciones sobre la construcción de hábitos que pueden ser útiles en el contexto que ahora tratamos. 

Con alguna frecuencia, compruebe que las actividades del procedimiento de manejo de información y contenidos se hacen como fueron diseñadas. Aplique los correctivos que perciba necesarios. 

Persista en este control hasta que sienta que ya opera correctamente.

Uso periódico de la información

Las personas sentirán más deseos de colaborar con la consecución, registro, codificación y archivo de información si perciben que el esfuerzo sirve para algo. 

Establezca alguna frecuencia para analizar los datos, generar reportes y comunicar acciones que se toman con base en esa información.

Una opción es sacar algunas estadísticas sobre la información. Por ejemplo “en el último mes, los periódicos locales han mencionado 6 veces a nuestra industria”.

Otro ejemplo puede ser un reporte semanal con estadísticas sobre las visitas a los clientes y los resultados de la actividad adelantada. Puede además servir de incentivo a toda la empresa para orientarse hacia el cliente. 

Esta información se toma de la captura de información relacionada con esas visitas (que forma parte de este sistema de manejo de información o de un CRM –Customer Relationship Management– que haya ya implantado en la empresa). 

Una alternativa más es repartir mensualmente a todos sus colaboradores cercanos la lista de datos e información generada en ese mes, ordenada por grupo (mercadeo, estrategia, etc.), resaltando los grupos que han recibido más material nuevo y solicitando colaboración colectiva para obtener información de los grupos más débiles.

Es normal que la información interna crezca más rápido que la externa. La primera es fácil de conseguir pues se genera sola. Será necesario establecer un mecanismo de captura. La información externa es más complicada. Pero también es más importante. Allí están los elementos estratégicos que dan señales tempranas de oportunidades y amenazas.

Dar visibilidad periódica a este archivo de información requiere trabajo adicional. Defina cómo lo va a manejar y déle importancia haciendo público reconocimiento del esfuerzo. Los encargados de la codificación, archivo y actualización de la la lista de contenidos pueden ser los responsables de esta tarea (ver entrada del blog Ideas para capturar, registrar y guardar la información acá en relación al procedimiento).

“Reportitis”

Una enfermedad del Siglo 21 es el exceso de información. Viene de muchos lados, en toda clase de formatos, a cualquier hora. Llega si la ha pedido y también si no. 

Con el esquema de registro, codificación y archivo de información que hemos sugerido en las últimas entradas al blog, pretendemos poner algún orden a la captura de lo que puede ser de utilidad.

En los párrafos anteriores, sugerimos generar una serie de reportes periódicos sobre la evolución del archivo empresarial de contenidos. Sin embargo, invitamos a tener cuidado de no generar “un reporte más” que sólo significará más gasto inútil de papel y tiempo.

Incluya estos reportes dentro del plan general de reportes de la empresa. Algunas sugerencias sobre el tema en el vídeo Cimientos para crecimiento empresarial sólido. Cifras históricas bien manejadas (ver acá , a partir del minuto 2:50).

Este blog forma parte de los contenidos de nuestra empresa de consultoría y capacitación Digignos S.A.S. En la página WEB digignos.com encontrará más contenidos gratuitos que hemos elaborado para el empresario PYME.