Las cifras históricas de todo negocio son un insumo importante para tomar decisiones oportunas y con menos riesgo.
Quien no conoce la historia la puede repetir.
Repetir algo que ha tenido éxito está bien. Pero volver sobre los errores, no construye ni genera valor.
Un adecuado registro, almacenamiento, proceso y análisis de las cifras que genera el negocio es una buena característica de una empresa sana.
Es desagradable no saber dónde está parado y molesta que necesite un dato para mejorar la calidad de una idea o decisión, y no pueda obtenerlo con facilidad y pronto.
¿Cuáles fueron las ventas del mes pasado?
¿Cómo van las ventas en estos primeros 10 días del mes?
¿Cuál es el acumulado de ventas del año a la fecha?
¿Cómo se compara con el año anterior y cómo va de acuerdo al presupuesto?
¿Cuál es el nivel de facturación de cada día?
¿Qué producto se está vendiendo bien? Cuál mal?
¿Qué zona geográfica atendida se comporta de acuerdo a lo esperado, cuál tiene variaciones que pueden ser sospechosas?
¿Están los vendedores cumpliendo los objetivos de venta asignados?
¿Qué utilidades genera cada producto?
¿Puede discriminar las utilidades por producto, zona geográfica, vendedor?
¿Cuántas fueron las utilidades del producto X en cada uno de los últimos 3 años?
¿Cuál es el nivel de inventario del artículo que se empezó a comercializar hace tres meses?
¿Cuáles son productos del inventario que tienen un nivel de rotación lento? ¿Por qué?
¿Son siempre confiables los datos de saldo de inventario? ¿Incluso si pide el dato hoy a las 3 de la tarde?
¿Cuál es la cartera vencida de la ciudad XY?
¿Qué deben los clientes del vendedor AZ?
¿Están todos los vendedores vendiendo todos los productos del portafolio, o hay desequilibrios?
¿Qué productos se están entregando con demora frecuente?
¿Qué está pendiente de facturar de lo ya despachado?
¿Todas las órdenes de compra recibidas hasta la semana pasada han sido atendidas?
Todos estos datos, y muchos más, son importantes para poder tomarle el pulso a su negocio y hacer los ajustes oportunos requeridos.
Contabilidad
Lo primero que toda empresa implementa en relación a manejo de información, es la contable. Es obligatorio. Sin una contabilidad confiable, cumplir con las obligaciones de reporte a las autoridades se vuelve difícil, si no imposible.
Es un proceso que existe en toda empresa. Oriente sus energías a garantizar que se ejecute en forma confiable, continua y oportuna. Establezca fechas específicas para la presentación de resultados del mes anterior. Ojalá, antes del quinto día hábil del mes siguiente.
Un buen sistema de contabilidad es aquel que no requiere que alguien esté encima recordando informes, datos y cierres.
Algunos empresarios prefieren contratar con un tercero la actividad de manejar la información contable. En esos casos, asegure que ese proveedor cuenta con las herramientas más modernas. Determine con ese proveedor, por escrito en el acuerdo que celebre, sus necesidades de reportes, fechas a cumplir y cómo manejar solicitudes extraordinarias.
Reportes
Algunos reportes se generan mes a mes, sin modificación del formato. Esta rutina de producción de reportes debe formalizarse: tipo de reporte, distribución, fecha de entrega, archivo. Establezca un claro proceso de generación y distribución de reportes y asegure que se cumpla.
Hay necesidades de información cuyo formato y contenido solo lo determinan las circunstancias del momento. Asegure que su sistema contable tiene la suficiente flexibilidad para atender estas necesidades, de forma rápida y sin traumatismo para el flujo normal del trabajo del área contable. Cree el esquema adecuado para solicitar esta información. Sea claro si la necesidad del reporte es por una sola vez o será un nuevo reporte estándar. Trate de no llenarse de reportes.
Auditoría
Cree mecanismo para comprobar y asegurar que todas las cifras siempre corresponden a la realidad. ¿Son los inventarios reportados los que en realidad están en la bodega? ¿Es la cartera reportada la real? ¿Ya están registrados los pagos que se hicieron ayer? ¿Los gastos y costos reflejan la realidad con el detalle apropiado?
Su auditor externo le puede ayudar con esto.
Manténgase al día, asesórese
Es importante buscar e implantar una forma de mantenerse actualizado en las normas contables y tributarias, y en general con todo lo relacionado con requerimientos de información y normas de las autoridades. En muchos entornos empresariales, estos requisitos son bastante variables y la única forma de evitar multas y sanciones es asegurando que siempre está al día.
Para un crecimiento sano, es importante cumplir todas las normas.
Atender requerimientos especiales de las autoridades, pagar multas o verse obligado a esconder actuaciones, solo resta velocidad, genera preocupación y consume recursos que pueden ser mejor usados en dar energía al crecimiento.
Establezca un grupo que se reúna periódicamente, formado por su contador, el encargado de las finanzas en la empresa, su revisor fiscal y usted para comentar las novedades sobre normas, obligaciones y procedimientos. Decida sobre las acciones más apropiadas.
Nunca sobra tener una buena asesoría legal, confiable y pro-activa. Alguien a quién preguntar cómo proceder en los casos con matices extraños, o cuando va a explorar por primera vez un nuevo esquema de negocio. Esta persona también lo puede mantener informado, así no tenga efecto directo o inmediato sobre sus actividades, de eventualidades legales y normativas que requiere saber.
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Un esquema de seguimiento permanente e insistente, ejecutado en forma disciplinada por personas de la empresa a quienes formalmente se les asigna esa responsabilidad, mejora la posibilidad de contar con todos los documentos en una fecha cercana a su generación. 
