martes, 29 de julio de 2014

El "idea-ducto". Un proceso para que todas las ideas tengan una oportunidad

Con esta palabra (que no existe), queremos transmitir el mensaje de la necesidad de que en la empresa exista un flujo continuo de ideas y un esquema para que estas, y todo aporte creativo, tengan un camino formal para recorrer.

De muchas ideas sólo pocas tienen verdadero valor para la organización. Pero todas merecen ser propuestas y deben ser evaluadas.

Las ideas vienen de todas partes. Los mejores innovadores son los buscadores de necesidades para atender. 

En la próxima entrada ampliaremos sobre el origen de las ideas y cómo fortalecer, en todos sus colaboradores, esta parte importante de su contribución de valor en la empresa.

Proponer nuevas cosas no debe ser algo de un círculo cerrado, cercano a los dueños o a los directivos. La innovación un proceso empresarial que debe incluir a todos. Descartar una idea sólo porque viene de niveles inferiores es un error. Allí hay mucha sabiduría que nace de la cercanía con la realidad de la operación.


El registro de las ideas

Para construir un buen sistema de ideas, cree en usted y en sus colaboradores, la costumbre de registrar por escrito toda idea. No importa si es buena, mala, borrosa, definida, económica, costosa, loca o racional.

A todos nos ha sucedido que se nos ocurre algo, en forma inesperada, que puede ser desde algo novedoso hasta una forma de atender un problema, pero no hacemos nada en ese momento. Posteriormente, por más que tratamos, no logramos recuperar la esencia de ese pensamiento.

El sitio donde registre sus ideas y pensamientos puede ser un cuaderno, la aplicación de notas del teléfono celular, un archivo en el computador, una nota en un pedazo de papel. Lo importante es crear el método y saber que en ese lugar elegido están todos esos pensamientos. Debe ser algo que mantenga a mano o relativamente cerca. 

Si la idea se le presenta en su casa y el lugar elegido es el computador de la oficina, corre el riesgo de que se le escape. Considere tener más de un sitio de registro que periódicamente consolida en uno.

No importa si esas ideas están poco definidas. Eventualmente, puede con más evaluación, otras ideas o cambio de circunstancias, convertirlas en algo interesante. 

Registrar toda idea en algún sitio tiene varias ventajas:

  1. No se olvida.
  2. Permite que cuando tenga un tiempo, revise la idea desde otra perspectiva y trabaje sobre ella. En esa revisión puede encontrar la idea sin sustancia o por el contrario con gran potencial. No descarte ninguna idea.
  3. Cuando revisa con frecuencia cada idea, puede ampliarla, complementarla o combinarla con otra. Así, le irá dando forma para proponerla con más fuerza y consistencia.



El idea-ducto

Sin hacer diferencia del origen de una idea, debe darle siempre un tratamiento formal.

El idea-ducto como su nombre lo indica es el proceso empresarial al que todos los colaboradores presentan sus ideas. Es la forma en que todos esos pensamientos “por fuera de la caja”, entran a “la caja” para tener la posibilidad de convertirse en realidad.

Cómo lo diseñe, dependerá de la cultura de su organización. 

La metáfora del ducto o tubo, implica que las ideas fluyen desde un ingreso hasta un final que puede ser implantación de la idea, combinación de la idea con otras ideas para su implementación, poner la idea en reposo para un mejor momento, o simplemente rechazo de la idea.

El idea-ducto debe estar alineado con el esquema de planeación estratégica de la empresa. 

De este saldrán las razones para implantar o rechazar una idea. Si el plan estratégico se ha compartido en forma exhaustiva con toda la organización, la posibilidad de que las ideas se ajusten a este son altas. De igual forma, si una idea se rechaza por no estar dentro del lineamiento estratégico, la persona que la propuso no se sentirá rechazada.

Un idea-ducto, que no es más que el proceso formal de manejo de ideas, debe contener:

  1. Un formato de captura de la idea. En el formato se ingresa la idea, el tipo de problema que resuelve, la amenaza que enfrenta o la oportunidad que aprovecha, la persona que lo presenta, la fecha de presentación y observaciones adicionales.
  2. La instrucción de a quién se entrega el formato y cómo debe proceder quien lo recibe.
  3. Determinación de un grupo de personas (elegido entre sus colaboradores directos) que con una periodicidad definida evalúan las ideas.
  4. El método y criterios de evaluación de las ideas.
  5. Mecanismo de divulgación, incluyendo razones, de la no aceptación de una idea.
  6. Mecanismo de divulgación, indicando las razones, los resultados esperados y la forma y responsable de implantación, de la aceptación de una idea.
  7. Esquema de premios y reconocimientos a quienes presentan ideas (sean elegidas o no).



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martes, 22 de julio de 2014

Un ambiente que acepta el error favorece la innovación

¿Cuál es su reacción usual cuando alguien comete un error?

En empresas con alta orientación a la eficiencia, el error siempre es algo negativo. Se ha supuesto que todos los colaboradores siguen en detalle y sin desviación las instrucciones, reglas y procedimientos que se han diseñado para máxima eficiencia.

Frente a un error, algunas empresas aplican protocolos de análisis de las causas, esquema de aprendizaje y establecimiento de acciones correctivas. Otras, recurren al regaño y castigo.

La búsqueda de eficiencia a través de reglas, métodos y procedimientos es adecuada para una operación productiva establecida. También lo es el esquema de análisis, aprendizaje y supresión del error. El regaño y castigo en general es inútil y debe evitarse.

Sin embargo, y como ya lo comentamos en la entrada anterior, la innovación debe regirse por otras condiciones y dinámicas para desarrollar y convertir ideas en nuevas ofertas o formas de hacer negocios. Cuando la innovación se consolide, podrá entrar a regirse por los parámetros de eficiencia.


Miedo al riesgo y al error

Construir una cultura donde las utilidades y el crecimiento tienen igual importancia y similar nivel de prioridad en las decisiones es importante para remover impedimentos tales como aversión al riesgo y la idea que todo error, equivocación o fracaso es malo.

Es frecuente que quien recibe una mala noticia manifieste su molestia y disgusto con la persona que se la da. Esto es "matar al mensajero". Es una mala práctica pues las personas, al ver esa reacción, evitarán llevar malas noticias.

Si por el contrario, agradece la información y conserva la calma, el ambiente de transparencia y sinceridad en las comunicaciones se verá favorecido.

Al reportar un error o una mala noticia con prontitud facilita corregir, igualmente rápido, extractando aprendizaje útil para todos. 

Esto es fundamental para la innovación. Obtendrá mejores resultados aceptando esquemas de prueba y error, o experimentación y fracaso, con un adecuado esquema de aprendizaje que construye sobre cada experiencia negativa.

La frase de Thomas Edison: “no fracasé, sólo descubrí 999 maneras de cómo no hacer un bombillo” describe este estado mental. Es una cultura que debe desarrollar para innovar.

No son muchos los ejemplos que se encuentran de esta forma de actuar. Pocas empresas aceptan que cometen errores en el desarrollo de sus productos o servicios. Pero con certeza muchas tienen esa aproximación. 

Algunas, hacen desarrollos discretos lanzando productos o esquemas de hacer negocios en mercados reducidos de prueba, de los cuales derivan rápidamente las correcciones necesarias antes de ampliar la cobertura.

Un ejemplo más abierto y que además se usa como herramienta para crear expectativa en un mercado –usado generalmente en la industria del software– es la limitada y controlada distribución de versiones “beta”. 

Se trata de versiones bastante desarrolladas de un producto que se entrega a grupos controlados que detectan errores y proponen mejoras antes de poner el producto o servicio a disposición del público general.


Algunas recomendaciones para que el esquema de prueba y error tenga mejores posibilidades de éxito:

  1. Un responsable. Alguien debe asumir la responsabilidad o “propiedad” de la nueva idea. 
  2. Los involucrados en un nuevo desarrollo deben aceptar que fracasar inteligentemente, es decir, aprendiendo de los errores, es algo que se debe hacer bien.
  3. Entender qué salió mal. ¿Por qué? es la pregunta a hacer en forma repetida. Así una empresa aprenda de los errores y no los repite. Debe crear la cultura que acepta el error como una oportunidad de aprendizaje.
  4. Transparencia, sinceridad y comunicación. Los temas de innovación y los fracasos derivados de los esfuerzos para llevarla a cabo, deben ser transparentes para la organización. Esto se logra con amplia comunicación. Algunas fallas deben comunicarse con tacto. Otras, es mejor conservarlas al interior de la empresa. El criterio del líder es básico en el proceso. Es bueno aprender internamente de los errores, pero no todos deben divulgarse abiertamente. ¿Para qué facilitar el camino a los competidores? Deje que ellos aprendan con sus propios errores.
  5. Premie comportamientos, no sólo resultados. Lo usual es premiar los buenos resultados. Es lo adecuado en la operación normal de la empresa (esquema de eficiencia). Cuando esté creando la cultura de innovación, dónde se acepte el error, debe premiar también los comportamientos positivos que extraen valor y aprendizaje del error y lo aplican en la evolución de la idea.


Edison también dijo: “las personas no son recordadas por el número de veces que fracasan, sino por el número de veces que tienen éxito”.

Por esto, es importante analizar y aprender de cada error, y hacerlo en forma rápida e inteligente.



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martes, 15 de julio de 2014

Dar vida a la innovación: un grupo separado del día a día

Planteamos en la entrada anterior la importancia de crear un ambiente favorable a la innovación.

Este permite que todos los colaboradores aporten sus ideas y creatividad de modo que eventualmente se convierta en innovación.

En las empresas grandes con más disponibilidad de recursos, un esquema para innovar es crear grupos específicos de personas con ese objetivo y responsabilidad.

Un empresa pequeña no puede darse este lujo en forma permanente. Sin embargo, ocasionalmente puede ser conveniente, para sacar adelante algo nuevo, crear un grupo específico. Estará formado por colaboradores elegidos de diferentes áreas, con un objetivo de innovación concreto.

Establezca con claridad los límites dentro de los cuales se moverá el grupo para innovar, asigne un presupuesto de recursos y tiempo, y asegure que se administra la forma de continuar ejecutando las tareas y responsabilidades del trabajo corriente de cada persona.

Como requerirá que cada persona ponga un esfuerzo adicional, su labor de venta de la creación de ese grupo de trabajo temporal debe ir acompañada de mucha motivación.

No cree este tipo de grupos en forma indiscriminada. Limítelos a temas de especial relevancia que requieran la atención y dedicación de colaboradores de diferentes áreas para resolverlo.

Para encontrar y dar forma a estos asuntos, inicie creando un espacio de tiempo, diferente a todos los demás que tenga ya establecidos en la empresa, para plantear temas que requieran atención. Por ejemplo, una reunión cada dos o tres meses con un grupo elegido con cuidado, para comentar ideas sobre alguna oportunidad, problema o amenaza. 

No use su reunión habitual de gerencia para esto. 

La nueva reunión (si todas sus reuniones están bien planeadas, con objetivos claros y tiempos de duración definidos no tendrá resistencia por parte de sus colaboradores) dedíquela únicamente al tema de innovación y cambio. 

En el video Buenas reuniones en la empresa ayudan a construir empresa y grupos efectivos (ver acá)  encontrará sugerencias sobre el tema.


Tratamiento diferente

Las buenas ideas y aportes creativos que tengan posibilidad de convertirse en innovación deben recibir una consideración y tratamiento apropiado. En general no es adecuado tratarlas con los mismos criterios que evalúa el resto de su negocio. 

Por ejemplo, si típicamente considera una utilidad mínima del 22% para cualquier venta, para el producto innovador debe ser más flexible para dar oportunidad a que adquiera impulso.

Apoye la cultura de innovación creando un fondo de recursos (dinero, tiempo, infraestructura, equipos), separado de los fondos de la operación del día a día, que sirva para dar energía a ideas concretas.

Algunas innovaciones se demoran mucho en concretarse o simplemente se diluyen y nunca se desarrollan, si dependen de los pocos ratos de tiempo que puedan sacar algunas personas o de una ocasional disponibilidad extra de fondos. 

Ate la asignación de fondos y tiempo invertido al cumplimiento de metas dentro de lapsos de tiempo realistas. La innovación también se beneficia de planeación, establecimiento de metas y control.



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martes, 8 de julio de 2014

Ambiente adecuado para la innovación

Todas las actividades dentro de la empresa requieren un ambiente apropiado. 

En el área de producción, se requiere orden y limpieza. En el área de despacho, espacio para clasificar, empacar y entregar, en la contabilidad, silencio y método.

La innovación también requiere un ambiente apropiado, que es necesariamente diferente al ambiente de la operación corriente.

Crear un ambiente adecuado para la innovación no es fácil en una empresa pequeña que trata de atender muchos frentes todos los días –todos urgentes–, con limitación de recursos de todo tipo, en especial de personas.

El ambiente que debe crear es uno donde todos los colaboradores se sientan a gusto explorando y proponiendo nuevos procesos, servicios y productos. 


Cuando proponen, alguien escucha, se evalúa y se decide algo. Si la respuesta es positiva, se implanta, si es negativa, se explica la razón.

Debe incluir una clara orientación al trabajo en equipo. Una persona puede inventar o crear algo nuevo, pero en la organización no se le podrá dar vida, convertirlo en innovación, sin la participación de varias personas.

El trabajo en equipo también facilita que diferentes ideas se combinen. Alguien propone algo, los demás construyen sobre eso. Esta es una importante fuente de creatividad.

Se requiere un completo y coherente esquema de reconocimiento y premio. Uno para los creadores, otro para el equipo innovador.

Si hay transparencia y las personas se sienten reconocidas, tanto por sus contribuciones individuales como colectivas, las envidias y celos profesionales no serán tan contundentes ni nocivos.


Cliente, mercado, entorno

Hay que ser intencional con la innovación. Sin claros lineamientos se invita al caos. Al crear un marco de referencia a la manera como quiere cambiar las cosas, siempre debe considerar al mercado.

Cualquier idea, nuevo concepto o creación que quiera convertir en innovación, debe tener como punto central de inspiración los deseos y expectativas del cliente. 

Considerar los comentarios de los proveedores y lo que observe en las acciones y comportamientos de los competidores, también aporta valiosa información.


Cambio y estilo

Un buen ambiente de innovación requiere el desarrollo de flexibilidad y una actitud positiva con relación al cambio. Así, todos podrán proponer e implantar pequeños o grandes ajustes en la oferta y la forma de hacer negocios, tanto para defenderse de los competidores grandes y pequeños, como para buscar opciones de diferenciación.

Las buenas innovaciones no nacen de grandiosos documentos de 30 páginas, con presentación tipo PowerPoint incluida.

Las ideas deben venderse de alguna manera a los niveles que toman las decisiones. Esto es evidente. Ahí el documento ayuda (manténgalo simple).

Pero proceder con pequeñas implementaciones a modo de prototipo o modelo –que puede ser físico o conceptual– sobre el cual se construye y elabora la idea, es mucho más eficaz.


El adecuado ambiente innovador, no se construye solo.

Una estructura, o unos jefes, demasiado estrictos y apegados a que todo debe hacerse de acuerdo a métodos establecidos e inamovibles, son enemigos mortales de la necesaria característica de flexibilidad. Crean un ambiente que frustra a personas naturalmente creativas.

En el otro extremo, un jefe o estructura laxos, que permita que todos exploren lo que quieran, puede llevar a que el caos y la improvisación se vuelvan la norma.

Ambos extremos son malos.


Como líder, establezca condiciones y métodos que den apertura para que los colaboradores sientan que pueden compartir ideas y diferentes perspectivas sobre la forma de hacer las cosas, sin que perciban amenaza de los jefes por “ser demasiado creativos" y de sus pares por ser "los que quieren congraciarse con los jefes”.

Estas son actitudes normales de un grupo humano. Un jefe que ve que su colaborador sugiere ideas, puede sentirse amenazado. Un colaborador que ve que un par propone algo, puede sentirse disminuido.

Actuar con el ejemplo es una valiosa herramienta para establecer el ambiente sano necesario.

Resalte los aportes de todos. Algunos son buenos proponiendo ideas, otros dándoles vida. Ambas contribuciones igualmente importantes.

Las innovaciones requieren tiempo para desarrollarse. Nadie tiene tiempo para “gastar en ideas locas”. Lo usual es que usted y sus colaboradores estén ocupados atendiendo las urgencias de cada día. 

Por eso, cree espacios de tiempo para pensar en la rutina diaria. 


Gente y colaboradores

Las ideas innovadoras a menudo parecen descabelladas y sin sentido. 

Lo peor que puede pasar y crea una barrera para la creatividad y la innovación, es que los colaboradores tenga miedo de sugerir ideas, porque otros los ridiculizan, se burlan o los disminuyen frente al grupo, si la idea parece absurda.

Aplique un delicado equilibrio de promoción, permisividad, evaluación, reconocimiento y premio para facilitar que tanto los creativos y como los ejecutores, se sientan bien.


Identifique entre sus colaboradores los “agentes del cambio”. 

Evalúe entre su grupo las competencias, comportamientos y valores en relación a aspectos como flexibilidad y capacidad para recuperarse en situaciones difíciles, y el esfuerzo que ponen para obtener resultados. Observe quién ha demostrado bueno ojo para ver oportunidades de crecimiento, lidera bien y con prudencia y es hábil para vender ideas.

Estas son personas valiosas para innovar. Abra el espacio que requieran para hacerlo.


Genere una actitud de curiosidad en todas las personas. 

Promueva que entiendan todo el entorno en el que se mueven y que pregunten el por qué de todo. Por qué un competidor le ganó, por qué puede ofrecer un mejor precio, cómo ven sus productos los clientes, etc. 

Si todos cuestionan, las fuentes de ideas para innovar serán inagotables.


Los resultados de la empresa, medidos como buenas utilidades deben ser importantes para todos. También lo debe ser una adecuada tasa de crecimiento. Si ambos tienen similares niveles de prioridad y apoyo, se favorecerá un ambiente innovador.




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martes, 1 de julio de 2014

Innovación y creatividad en la pequeña empresa

La innovación no es una actividad exclusiva de las empresas grandes. En todo ambiente y actividad humanos, la innovación es necesaria. 

Considerar que la innovación es algo necesariamente continuo no tiene sentido. Se innova cuando se necesita. Pero conviene tener un permanente flujo de nuevas ideas.

Sin innovación, debemos resignarnos a seguir a los demás y casi mendigar negocios en un mercado de genéricos. Todo empresario sabe esto. 

Sin embargo, una cosa es entenderlo, otra actuar. El camino entre saber y actuar es difícil y requiere esfuerzo.

En el largo plazo, ninguna organización va a sobrevivir haciendo las mismas cosas, así las haga mejor y más barato. Por eso, es indispensable innovar.


¿Qué es?


Como muchos temas en administración, hay varias aproximaciones diferentes al asunto. La innovación no es la excepción. Hay innovación en las definiciones de innovación.

No voy a inventar una nueva. Una que da cabida a muchas otras es simple: dar vida a la creatividad.

En el video Innovación y Creatividad (ver acá) presentamos la creatividad y la innovación con la ya bastante usada metáfora del bombillo. 

La creatividad es crear el bombillo, la innovación es conectarlo a una fuente de electricidad y encenderlo para que alumbre. 

Innovar es poner en marcha las nuevas ideas. Es introducir algo nuevo, diferente y relevante a su organización y mercado.

Es la implementación de la creatividad para crear valor de varias formas: incremento de ingresos, reducción de costos o una combinación de ambos.

Se puede hacer innovación tanto en los productos y servicios como en los procedimientos, sistemas y métodos de operación.


Barreras

La innovación corre el riesgo de no recibir la atención que requiere en la empresa pues compite con la eficiencia. La eficiencia odia las distracciones, y todo lo que no esté en el día a día, es una distracción.

Las actividades y estrategias administrativas para ser eficiente son unas, muy diferentes, de las necesarias para ser innovador.

A las personas no les gusta el cambio. Esto es otro factor que afecta la innovación. Las ideas novedosas –creativas–, tampoco llaman mucho la atención.

Salir de la zona de confort, así sea para algo mejor, es algo que no se hace fácil y requiere que usted, como administrador de la empresa, diseñe esquemas y los implante (con esfuerzo y persistencia) para crear una cultura de innovación. Las futuras entradas del blog incluirán ideas alrededor de este reto.

Alcance, opciones, requisitos

La innovación en las empresas pequeñas se debe dar, como en las grandes, a todos los niveles. Es un ejercicio que debe incluir a todos sus colaboradores. 

Un error común, es tratar la innovación como una actividad limitada sólo a los altos niveles, excluyendo a personas que pueden tener buenas ideas al estar cerca de la operación y del cliente. 

Para que sea eficaz, la innovación debe desarrollarse dentro de unas fronteras definidas. 

Aunque en ocasiones sea bueno dejar que la mente divague en cualquier espacio, es mejor, al tratar de crear o innovar, tener en mente la misión y visión de la empresa. Esto establece una sana frontera al pensamiento. Si no lo hace, termina en lugares inesperados con ideas, que aunque buenas, no tienen nada que ver con su negocio.

El tipo de innovación más inmediato que viene a la mente es en los productos. 

Un nuevo modelo, o cambios al actual, siempre puede atraer nuevos clientes, o invita a que un cliente que compró el modelo anterior hace un tiempo, lo reemplace por el nuevo.

En las pequeñas empresas no siempre es económicamente racional crear nuevos productos con rapidez. Tampoco es fácil tener varios modelos con ligeras variaciones y características de un mismo producto.

Si su empresa es comercializadora o de servicios, también puede innovar allí. Usualmente es más fácil y rápido de implantar, que la innovación en productos.

Un tercer tipo de innovación que es muy fácil de aplicar en la pequeña empresa, debido a la flexibilidad inherente al pequeño tamaño, es la innovación en la forma como hace negocios.

Implica revisar todos los sistemas, procesos y métodos, frente a los utilizados por los competidores, y modificarlos, siempre con la idea de mejorar la calidad de la atención al cliente y al mercado, para diferenciarse.

Con estas innovaciones en procesos puede crear el dinamismo y velocidad que requiere la pequeña empresa para competir con éxito contra las grandes.


Dueño y presupuesto

Cualquier esquema de innovación, en producto, servicio o de proceso, debe tener un dueño y un presupuesto. 

Al dueño debe permitírsele tomar tiempo de las actividades normales, para sacar adelante la innovación.

El presupuesto debe estar claramente separado del flujo de caja del día a día. Si no lo hace, las urgencias de la operación normal, sistemáticamente dejarán sin recursos al plan de innovación.

Sin un presupuesto claro y efectivamente asignado, la innovación con seguridad irá lenta, o correrá el riesgo de fracasar.


En la entrada El ciclo del producto (ver acá) ya se mencionó la necesidad e importancia de mantener un flujo constante de nuevos productos, servicios e ideas, para contrarrestar el agotamiento inevitable en el tiempo de los productos actuales.


En el libro 100 Great Innovation Ideas (Howard Wright), se establecen 6 tipos de innovación:

  1. Innovación de insistencia: Hacer cosas sólo por hacer cosas. Esta, desafortunadamente, es la que aplica muchas empresas.
  2. Innovación de incremento: hacer cosas en forma diferente.
  3. Acción de cambio: hacer cosas en forma MUY diferente.
  4. Pasos de cambio: hacer cosas diferentes.
  5. Innovación radical: cambiar la forma como las cosas funcionan.
  6. Innovación de ruptura: cambiar lo que las cosas son.


Cuál emplee una empresa depende de las circunstancias del momento. Los tipos 1 a 3 lo mantendrán un poco adelante de sus competidores; las alternativas 4 a 6 establecerán una clara distancia.



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