Herramientas para el desarrollo personal (vídeos)

En el esfuerzo para adelantar actividades en su empresa y crear los adecuados cimientos para un crecimiento sano, ayuda contar con diversas herramientas. En esta entrada del blog reunimos algunas que ayudan al desarrollo de la persona.

En nuestro canal de vídeos de YouTube (ver todo el canal acá) hay varios aportes, descritos a continuación, que pueden servir este propósito. 

Para cada uno de estos vídeos, incluimos una breve descripción y el respectivo enlace directo.

Retire los filtros que impiden la buena comunicación

Para comunicarse mejor, hay que tener conciencia del filtro inconsciente que cada persona tiene y aplica para ver el mundo que lo rodea. Estos filtros se crean por las condiciones en que cada persona se educa y crece. Si hacemos un esfuerzo por comprenderlos y tratamos de ver a través de ellos sin su influencia, mejoramos la forma como nos comunicamos.

Mejorar la calidad de la comunicación es una habilidad importante del emprendedor y líder de una empresa. Presentamos el tema empleando una metáfora con filtros ópticos que ilustran la idea.

Ver el video acá.

Cómo mide el éxito. El equilibrio entre la familia y el trabajo

Un emprendedor o líder debe tener clara su definición de qué es el éxito. Tanto sus allegados como colaboradores deben conocer esa definición. 

Puede ser cierta cantidad de dinero, un nivel definido de comodidad y posesiones, lograr metas que ha trazado, contar con tiempo libre o poner énfasis en la familia. O un poco de todos con cualquier combinación que lo satisfaga. 

Definir el éxito, y comunicar y compartir esa definición, permite más claridad en la razón de ser de los objetivos que traza y busca alcanzar.

Ver video acá.

Administración del tiempo

Una habilidad importante como emprendedor o líder en su empresa es sacar el mayor provecho al tiempo disponible.  Aunque cada nuevo día trae sus horas frescas, una vez pasan se pierden para siempre. 

El buen manejo del tiempo es y debe ser parte de la cultura que promueva en la empresa. En el video, encontrará algunas recomendaciones para lograr el objetivo de aprovechar al máximo este valioso recurso.

Ver un complemente de este video en Defienda su tiempo y sea más productivo más adelante.

Ver video acá.

Cosas que el empresario de éxito hace diferente

Este es uno de los primero vídeos que elaboramos. Se basa en los conceptos de un libro de Heide Grant Halvorson (9 Things Succesful People de Differently)

¿Por qué algunas personas tienen éxito y otras no? Todos tenemos predisposición a unas cosas sobre otras. En el libro se exploran 9 prácticas que nos colocan en mejor posición para tener éxito. 

Las metas deben ser específicas, debe actuar con oportunidad, medir el avance, mejorar habilidades, comprometerse y persistir, aceptar retos, conocer sus límites.

Ver video acá.

Buen Jefe Mal Jefe

Ser un buen jefe es un ingrediente importante para el éxito de una empresa.

Un buen jefe trata a todos sus colaboradores y otras personas con las cuales tiene contacto con dignidad. Evalúa sus habilidades, las mejora y practica hasta convertir todas las acciones positivas en hábitos. Controla pero no asfixia.  Persiste y crea urgencia cuando se requiere. Valora los pequeños logros y cuida a su grupo. 

El tema se basa en el libro, Good Boss, Bad Boss de Robert Sutton.

La presentación del tema se hace en cuatro vídeos:

Introducción (ver acá) presenta el tema y el marco de referencia para poder convertirse en un buen jefe. Señala las 7 condiciones para alcanzar ese objetivo. 

Parte 1 (ver acá) trata las dos primeras condiciones: toma el control, se esfuerza para ser brillante.

Parte 2 (ver acá) cubre las condiciones tercera a quinta: trata con estrellas y manzanas podridas, enlaza palabras con acción, es escudo humano.

Parte 3 (ver acá) incluye las dos últimas condiciones: hace el trabajo sucio, se saca el mal jefe interno. 

Ideas para tomar notas. Útil habilidad del emprendedor

Desarrollar un método para tomar notas y convertirlo en hábito, libera su memoria del esfuerzo de recordar todo. 

Le permite aprovechar toda su creatividad y mejorar su productividad. Es una útil habilidad del emprendedor. Igualmente, conviene crear esa habilidad en sus colaboradores y buscar que forme parte de la cultura de su empresa.

En este vídeo, damos algunas ideas para que desarrolle su propio esquema.

Ver video acá.

Delegue. Habilidad que libera tiempo y construye organización

Delegar tareas y responsabilidades a su colaboradores es una habilidad que debe desarrollar todo empresario. 

Es tal vez la única forma como puede liberar tiempo para atender responsabilidades de más alto nivel y mayor valor, preparar a la organización para el crecimiento y mejorar el grado de compromiso y motivación de su grupo.

Requiere establecer un método, basado en la confianza que debe construir en cada de sus colaboradores.

Ver video acá.

Defienda su tiempo y sea más productivo

Atrás ya nos referimos al video Administración del tiempo. Este es un complemento.

La suma de muchas pequeñas interrupciones a lo largo del día restan tiempo a las actividades importantes que como líder debe pensar y ejecutar en su empresa. 

En este video sugerimos algunas recomendaciones para tratar de rescatar y controlar su tiempo.

Ver video acá.

Maldición del conocimiento, el buen servicio y la comunicación

Cuando aprendemos y logramos saber algo y luego damos como un hecho que los demás también lo saben, sufrimos la maldición del conocimiento. Es un concepto desarrollado por Liz Newton en 1990.

La maldición del conocimiento genera problemas en las comunicaciones con sus colaboradores, clientes y otras personas relacionadas. No tenerla en cuenta puede además crear inconvenientes y limitaciones en el servicio a los clientes. 

Con prácticas sencillas, evitará caer en este problema.

Ver video acá.

Perseverancia y testarudez

La persistencia o perseverancia de los líderes es elemento importante para el éxito. 

Sin embargo, en ocasiones se convierte en testarudez que no le hace bien ni a la persona ni a la empresa.

Como líder de una organización debe identificar la borrosa linea que separa estos dos conceptos para saber cuándo es conveniente dejar de insistir en algo.

Ver video acá.

Este blog forma parte de los contenidos de nuestra empresa de consultoría y capacitación Digignos S.A.S. 

En la página WEB digignos.com y en nuestro canal de YouTube encontrará más contenidos gratuitos que hemos elaborado para el empresario PYME.

Plan formal de entrenamiento

En la entrada anterior, Entrenamiento en la pequeña empresa (ver acá) planteamos algunos elementos contradictorios.

El entrenamiento es costoso e implica un riesgo darlo pues la movilidad de las personas es alta, y pueden irse con los nuevos conocimientos en cualquier momento.

Una persona bien entrenada es mejor para la empresa y a la vez se vuelve atractiva para los competidores.

Es precisamente por estos argumentos enfrentados que se requiere un plan formal de entrenamiento en su empresa.

Alineación con la estrategia

Esta es la primera manifestación de formalidad del plan.

Con el ejercicio periódico de planeación estratégica define, y redefine con alguna periodicidad, una Visión para su empresa: Qué desea llegar a ser en el futuro, en Qué fecha de ese futuro, y Cómo sabrá que ya ha llegado.

Con esa clara imagen del futuro, puede ahora evaluar su presente en cuanto a los recursos disponibles, la cantidad y calidad de colaboradores, sus habilidades y capacidades, la situación del entorno competitivo y económico, y comparar.

¿Qué de lo que hoy tiene le sirve para recorrer el camino que ha establecido?

¿Qué cambios debe hacer a lo que actualmente tiene para evitar que se convierta en una barrera en el esfuerzo hacia el objetivo?

¿Qué de lo actual definitivamente no sirve?

Del análisis con certeza saldrán elementos relacionados con sus colaboradores y sus habilidades, que darán luz sobre el tipo de entrenamiento que requieren.

Piense en sencillos ejemplos pasados cuando implantó algo nuevo en la organización y requirió un importante esfuerzo para ponerlo en marcha. Con esa experiencia, evalúe si un entrenamiento previo tal vez habría hecho la jornada menos exigente en tiempo y recursos.

Proyecte hacia el futuro ese aprendizaje. En los entrenamientos necesarios para apoyar una iniciativa de cambio, es conveniente dispersar el esfuerzo en el tiempo y separarlo por áreas.

Corrección de problemas de desempeño

El líder está en capacidad de evaluar en todo momento el desempeño de cada uno de sus colaboradores. Esta percepción diaria, más los ejercicios formales de esta actividad (ver vídeo Evaluación del desempeño de los colaboradores acá) constituyen elementos importantes en el diseño del plan de capacitación.

Mantenga siempre la correlación entre los entrenamientos necesarios para una mejor alineación de sus colaboradores con lo necesario para la ejecución de la estrategia, con las deficiencias que se evidencian en el desempeño.

Emplee una plantilla simple para registrar esta información. Puede ser una hoja de cálculo donde en las filas escribe las habilidades nuevas a desarrollar o las actuales a mejorar, el nombre o nombres de las personas que la necesitan, y en las columnas, la fecha, método y responsable de que se lleve a cabo.

Entrenamiento de las nuevas contrataciones

El entrenamiento de un nuevo colaborador debe ser una tarea sencilla. Pero cuidadosa.

La persona que ha elegido tiene ya las bases necesarias para realizar la tarea que le piensa asignar: por eso la ha elegido. Diseñe un plan de entrenamiento para complementar lo que haga falta o aquello que sea específico en su operación.

Al principio, la persona no tiene claro lo que no sabe sobre su nueva función. Con el entrenamiento que reciba y al permitirle que haga el trabajo, gana confianza y experiencia. En esta etapa, la supervisión y control deben ser cercanos para evitar que por excesiva y falsa confianza, cometa errores. Cuando llegue el momento que la persona sepa lo que sabe y pueda reconocer lo que no sabe, puede dejarla sola. Ya está listo.

Sin embargo, hay aspectos de la empresa que no se relacionan con la tarea y tienen que ver con la forma como se hacen las cosas: la cultura y los valores.

Lo general es asumir que la persona al interactuar con los demás, se dará cuenta de esos elementos culturales y empezará a vivir según los valores de la empresa.

Pero es más efectivo, si usted como líder toma el tiempo que se requiera para sembrar las semillas de ese conocimiento. Algunas sugerencias:

• El primer día, pida a quién será jefe o supervisor de la persona, que la presente a todos en la empresa. Es muy útil si usted, como líder, acompañado del jefe o supervisor conversan antes con el nuevo colaborador y le explican cuáles son las áreas de la empresa, el alcance de cada una y cómo se relacionan. Si tiene un esquema impreso de la organización –actualizado–, entrégueselo.
• Quien hace la gira por la empresa, debe tomar el tiempo suficiente para explicar a todos quién es la nueva persona y qué actividades va a desarrollar. Con las personas que el nuevo colaborador tendrá relación directa de trabajo, debe hacer este ejercicio uno a uno, con los demás, puede organizar pequeños grupos. Explique en estos casos la forma y características de esa interacción.
• Si tiene carteleras físicas o digitales –en su red informática interna–, publique una corta reseña de la persona y de las responsabilidades que tendrá.
• Aunque parezca irrelevante, debe explicar dónde quedan los baños, los sitios para café, y otras áreas físicas de la empresa que puedan ser importantes para la actividad del nuevo colaborador.
• Usted como líder, después de esta gira inicial, debe dedicar el tiempo que sea necesario para comentar con el nuevo colaborador el plan estratégico. Algo de historia de la empresa, cómo ha evolucionado, objetivos pasados alcanzados o no, ayudan a poner en perspectiva la razón de ser de la actual visión empresarial y de la estrategia.
• Asegúrese que el nuevo colaborador entiende plenamente cómo su esfuerzo contribuirá con los objetivos del área que, sumados a los objetivos de otras áreas, harán posible alcanzar la visión. Esa claridad debe incluir qué debe hacer, cuándo lo debe completar y cuál es el indicador que señala que cumplió.
• Explique de dónde vienen los valores de la empresa. La simple lista de valores no es útil. Ejemplos de cómo se viven en la empresa son mucho más eficaces para que la nueva persona los asimile y empiece a vivirlos.
• En los días siguientes a este entrenamiento, asegúrese de estar pendiente, tanto usted como el jefe o supervisor, de la forma de actuar y comportamientos de la nueva persona. Utilizando retroalimentación positiva fortalezca en la persona los comportamientos positivos e invite a corregir los inapropiados. En el artículo Retroalimentación (ver acá) ampliamos este concepto.

Evaluación de resultado de todo entrenamiento

Cada jefe debe evaluar el entrenamiento dado a los colaboradores. La mejor forma de hacerlo es en el trabajo mismo. 

Un buen ejercicio es pedir a la persona que ha recibido un entrenamiento que lo comparta con otras personas de su área o de la empresa. Esta actividad tiene varios beneficios.

En primer lugar, permite a la persona recién capacitada que revise sus notas y material recibido. Así consolida el conocimiento y aclara dudas.

En segundo lugar, al hacer el esfuerzo de preparar una presentación para otros, se obliga a estar seguro de lo que dice y a esforzarse para presentarlo en forma convincente.

Por último, es un buen sistema de asegurar que la información adquirida quede en la empresa. En el vídeo Gestión del conocimiento en la pequeña empresa (ver acá) comentamos sobre esto.

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Entrenamiento en la pequeña empresa

Un buen entrenamiento no es simplemente enviar a una persona con algún problema de desempeño a un curso que le permita desarrollar la habilidad que le hace falta. 

Tampoco es matricular a todo nuevo colaborador en un conjunto establecido de cursos o esquemas de transferencia de conocimiento.

Mejores resultados tendrá si primero identifica cuál es la brecha de conocimiento o habilidad que debe cerrar para cada persona. 

La primera tarea es así determinar qué es lo que debe aprender un colaborador actual o nuevo.

La segunda tarea es identificar cuál es la mejor forma de entregar ese conocimiento.

Hay muchas formas como alguien puede aprender algo o adquirir una nueva habilidad. 

Entre estas: 

• la enseñanza directa por parte de una persona que tiene esa habilidad o sabe lo que el aprendiz debe conocer. En la entrada Transferir habilidades (ver acá), ya comentamos sobre esta sencilla forma de entrenamiento,
• la ayuda de esa misma persona para que el aprendiz, a su ritmo, adquiera el conocimiento –práctica usualmente conocida como coaching–,
• una muy usual, a veces eficaz pero en general no, es dejar que una persona se enfrente a sus problemas e inconvenientes y los resuelva como pueda,
• entregar material escrito, vídeos y grabaciones de audio de donde puede aprender algo,
• matricular a la persona en un curso externo o interno sobre el tema.

Conozca cuál es la forma como mejor aprende cada persona y trate de ajustar la entrega del conocimiento a ese particular estilo. Al ajustar el método a la necesidad de conocimiento, este será más eficaz. No siempre se puede hacer pero al menos trate.

El tercer aspecto de un buen entrenamiento es crear la oportunidad de aplicar de inmediato lo nuevo a una tarea. Es esto lo que lo convierte en habilidad y conocimiento. 

Dar capacitación a una persona “por si acaso” o como “premio” por un buen desempeño pasado, sin permitir que se use de inmediato, es una pérdida de tiempo y recursos, tanto para la empresa como para el colaborador.

De dónde viene el conocimiento

Si evalúa en su empresa dónde nace el conocimiento y las habilidades de los colaboradores, encontrará que en un muy alto porcentaje viene del trabajo que cada persona ha ejecutado, tanto en su empresa como en experiencias anteriores. 

Los antecedentes académicos son una base donde los colaboradores pueden apoyarse para aprender y dar vida práctica a sus conocimientos. Es, sin embargo, la experiencia real lo que genera el verdadero valor.

En su proceso de selección busque candidatos que muestren gusto por mantenerse en estado de permanente aprendizaje. Son las personas con más probabilidad de progresar en la empresa. Haga fácil para ellas, con horarios flexibles y alguna ayuda financiera, la participación en cursos y entrenamientos que deseen tomar. 

Esto les facilita desarrollar una carrera profesional sostenible y las hace atractivas para el empleador y, desafortunadamente también, para la competencia. Revise sus planes de retención.

Hace unas décadas, la relación empresa-colaborador era diferente. La empresa se preocupaba por entrenar a su gente. Eran los años del "empleo de por vida". Había compromiso de cada persona por la empresa, que lo reconocía haciendo de su gente siempre la mejor. 

Hoy pocas empresas mantienen planes de capacitación permanentes. Por una parte son costosos. Por otra, la alta movilidad actual de la gente hace que sea una inversión riesgosa y a veces se pierde cuando un colaborador se retira.

Pero sigue siendo vigente que una persona bien capacitada que mejora continuamente sus conocimientos y, a través del desarrollo de sus habilidades, lo convierte en valor para la empresa, es ideal.

Haga lo posible por mantener un plan de capacitación balanceado: provea conocimientos específicos necesarios en la empresa pero con la menor inversión posible. Facilite que cada persona, por su cuenta, adquiera otros conocimientos.

Algunas de las opciones de entrenamiento mencionadas antes facilitan esquemas de este tipo.

Siempre es importante mantener un esquema para conservar el conocimiento en la empresa y evitar que se vaya por la puerta cuando las personas se van. En el video Gestión del conocimiento en la pequeña empresa (ver acá) damos ideas para que el conocimiento de las personas se comparta y quede en la empresa.

El papel del líder

El líder de un grupo debe ser la principal fuente para canalizar el aprendizaje y ayudar a cada colaborador a desarrollar todo su potencial. 

Hable con cada persona con frecuencia sobre sus objetivos e intereses y ayude a redefinir metas y detectar oportunidades de desarrollo.

Cuando esté armando un grupo de trabajo para atender una tarea específica, pregunte a cada candidato cómo puede contribuir y qué quiere aprender. Esto es importante para evitar que las personas se concentren sólo en lo que ya saben hacer y se restrinjan a sí mismas descubrir su potencial.

El entrenamiento debe ser una actividad formal, planificada, correctamente ejecutada y controlada.

Si ya realiza el ejercicio de planeación estratégica anual, sabe el tipo de habilidades que requiere desarrollar en sus colaboradores para cerrar las brechas que ha detectado y le impiden recorrer el camino trazado hacia los objetivos definidos.

Como en las demás tareas del líder, mantener los ojos abiertos para evaluar los resultados de cualquier esfuerzo de entrenamiento es importante. Este control permite hacer las correcciones que sean necesarias.

En el artículo Entrenamiento de colaboradores (ver acá) encontrará más información sobre este tema. 

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