Las herramientas para administrar la información

En la entrada “Ideas para capturar, registrar y guardar la información”, (ver acá) , dimos ideas generales de cómo administrar y registrar la cantidad de información que llega y genera la empresa. 

Básicamente, consiste en crear primero una lista de temas que comparte con sus colaboradores en la empresa, y una serie de carpetas físicas o digitales con esos nombres, para archivar allí cada documento o dato una vez leído.

En la lista, debe indicar quién es el encargado del resguardo físico de la información. Cada subalterno o la persona que haga las veces de asistente, debe tener acceso a esas carpetas y archivos digitales y debe responsabilizarse por mantenerlos al día.

Si la cantidad de información que se genera es poca, cuando requiera buscar algo, no será difícil recorrer esos lugares dónde la ha guardado. 

Si el volumen de información es alto, es preferible tener un esquema basado en tecnología de la información para ayudar a manejar con más facilidad todos los documentos.

De todos modos, así el volumen actual de información sea poco, es tal vez conveniente diseñar desde el principio un esquema más elaborado para poder encontrar la información posteriormente. 

Con el tiempo todo archivo crece y llegará el momento en que no sea razonable (costo / beneficio) dedicar una persona o tiempo a organizar un montón de documentos y estos terminan perdiéndose. Al hacerlo día a día, se sorprenderá con la cantidad que información de fácil acceso que eventualmente tendrá.

Una forma es emplear una hoja de cálculo. 

En una columna, coloque el nombre del documento o de la información (o una descripción si no tiene título), en otra, el sitio donde la ha archivado y en las siguientes, la palabra o palabras clave (tomadas de la lista de temas, o un código a partir de estas) con la que ha identificado esa pieza. En cualquier momento podrá ordenar la hoja de cálculo por cualquiera de las columnas para encontrar algo que necesita.

Otro esquema similar que permite mayor flexibilidad es emplear un programa de manejo de bases de datos.

En el video Base de datos relacionales para resolver problemas de información en la PYME  y en el e-book Bases de datos relaciones encontrará más información sobre esta opción.

Una observación sobre las herramientas

Las herramientas que hoy usan las pequeñas empresas vienen de la tecnología que evoluciona en todas las esferas del ambiente empresarial. Aunque primero se ofrecieron a las grandes empresas con buena disponibilidad de recursos humano para manejarlas, hoy han evolucionado a soluciones con similar capacidad pero manejo mucho más simple. La tecnología ha puesto las herramientas al alcance de todos, tanto en facilidad de uso como costo bajo.

Sin embargo, no puede dejar de tener en cuenta que son sólo herramientas. Nunca debemos permitir que la herramienta se vuelva dueña de nuestras actividades y tareas. Siempre debemos tener la claridad que la herramienta es para facilitar que hagamos esas actividades en forma más eficaz y productiva.

Cualquier esquema de sistematización de la información mal diseñado puede eventualmente llevar a esa dependencia. La empresa se pliega a lo que el sistema, desde el punto de vista de proceso, flujo de trabajo y tipo de información pide y nadie vuelve a evaluar si eso adiciona valor, al menos superior al tiempo que implica completar la tarea. 

Es siempre preferible configurar de nuevo el sistema para que se adecue a las necesidades de la empresa, que cambian con el tiempo.

Si en algún momento, la presencia de una herramienta y su uso causa ansiedad en la ejecución de las tareas de la empresa, el problema no es la herramienta, somos nosotros que nos dejamos dominar por sus limitaciones. A veces, la perspectiva de cambiar a otra herramienta más poderosa, genera similar nivel de ansiedad. Pero debe hacerlo.

El registro en formatos de papel es útil durante un tiempo. Luego se vuelve difícil y costoso. Se opta por soluciones de emergencia basadas, por ejemplo, en hojas de cálculo o procesadores de palabra. Cuando estos se copan, las bases de datos pueden ser el siguiente paso hasta llegar finalmente a los sistemas totalmente integrados.

Cualquier sistema de captura de información debe apoyarse con herramientas adecuadas. El criterio debe ser buscar y asegurar que la información que conseguimos siga siendo relevante y aporte algún valor en cualquier momento.

Cuando cambie algo, comuníquelo ampliamente, modifique lo necesario

Es muy probable que los nuevos diseños de captura de datos hagan necesario suprimir algunos usados en el pesado, con éxito, pero que se vuelven obsoletos.

Hace años trabajé en una empresa manufacturera de tamaño mediano. Contaba en el área de producción con un sistema de información que con el tiempo fue creciendo hasta llegar a los detalles de uso de insumos en cada proceso productivo. El sistema permitió a la gerencia del área procesar con éxito mucha más información con la consecuente reducción de costos y mejora en productividad.

Alguna tarde de viernes buscando información sobre la fecha de entrega a un cliente, encontré al supervisor de una sección muy ocupado con miles de etiquetas generadas en la actividad productiva, llenando a lápiz una hoja de varias columnas (que usaba en la prehistoria la contabilidad de las empresas), y una calculadora de la cual colgaban algunos metros de la tira de papel llena de números. 

Le pregunté por su actividad. Me informó que era el reporte semanal para determinar el consumo de insumos que debía entregar a la gerencia de planta. Me pidió el favor de disculparlo por no dedicarme tiempo pues ya estaba demorado para entregarlo.

A este operario, en un rincón apartado de la planta en un área no crítica, nadie la había informado que las estaciones de captura de información al lado de las máquinas que el empleaba todos los días, ya producían en el sistema el reporte que él generaba todos los viernes, invirtiendo un par de horas de su tiempo, generando un documento que nadie veía. 

Tampoco se modificó el uso de etiquetas que seguía generando por duplicado. Una copia para su reporte. La otra atada al producto, sólo tenía como objeto hacer seguimiento al producto para calidad y despacho. El resto de la información quedaba en el sistema cada vez que concluía un proceso en la planta y se digitada la información en el sistema.

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