martes, 28 de julio de 2015

Las disciplinas que debe desarrollar en la pequeña empresa

La empresa estará lista para emprender un camino de crecimiento sano y sólido, si ha llegado a un nivel adecuado de desempeño para cada uno de los 10 cimientos que hemos mencionado. 

Si además ha logrado crear una marca en su mercado, compite con valor sin tener que preocuparse mucho por el precio, sus finanzas son sanas y predecibles y su grupo de dirección está consolidado, las posibilidades de alcanzar el éxito son muy altas (ver entrada que resume estos temas acá; desde esa entrada hay enlaces, por temas, a todo el contenido del blog).

Si esas tareas se han hecho a conciencia, es también posible que la empresa haya desarrollado varias disciplinas, tanto en cabeza de sus líderes como de los principales colaboradores.

Una fundamental, es la disciplina del aprendizaje y desarrollo continuo de habilidades. En la medida que la empresa crece y la complejidad se incrementa, las habilidades deben ponerse rápidamente a la altura de los nuevos requerimientos. 

La velocidad del crecimiento de la empresa se verá limitada por la velocidad a la cual sus líderes y principales colaboradores adquieren y ponen en práctica esas nuevas habilidades necesarias.

En siguientes entradas, ampliaremos sobre unas disciplinas básicas que como líder de su empresa debe desarrollar y a la vez crear las condiciones para que sus colaboradores las desarrollen.  A continuación, una breve descripción de cada una:


Liderazgo

Un líder es una persona que inspira y comunica de forma que los demás lo siguen con entusiasmo y actitud positiva. En líder no es necesariamente quién ostenta la mayor jerarquía en un grupo. 

La responsabilidad del líder es determinar qué se debe hacer y promover la acción para alcanzar resultados. Debe crear compromiso y confianza en un grupo.

El buen líder sabe controlar su energía y ayuda a que su grupo la administre en forma correcta.


Construcción de grupo

En las grandes empresas, los jefes logran resultados a través de su grupo de colaboradores quienes hacen el trabajo. Allí su función central es coordinar esos esfuerzos.

Esto también es cierto en la empresa pequeña con la salvedad que, por la necesidad de mantener el grupo humano pequeño, el jefe también debe encargarse de adelantar algunas tareas.

Construir grupos eficaces en la pequeña empresa es algo que sus líderes deben aprender a hacer.


Más sobre estrategia

En la empresa pequeña la operación y gestión del día a día tiene más relevancia que otros temas como el estratégico, el de control y cumplimiento de normas y el de reportes. 

Paradójicamente, los errores de estrategia son los que más pérdida de valor generan en las empresas y son los menos controlados por las áreas financiera, la gerencia, los auditores y los dueños.

Retomamos este tema, cubierto en Claridad en el propósito o misión (que empezamos a tratar en la entrada Claridad de propósito acá) resaltando que la estrategia debe ser simple, clara, bien comunicada y expresada en un documento de una página dónde aparece su sustancia.

El grupo de dirección de la empresa debe además desarrollar la capacidad de pensar en forma estratégica, es decir, cómo usar de mejor forma los limitados recursos para alcanzar la visión establecida.


Implementación y ejecución

Las buenas ideas sin ejecución ni implantación, se pierden. Sin ejecución no hay innovación. Este es un tema que hemos explorado en el tema Innovación (que inicia en la entrada Innovación y creatividad en la pequeña empresa acá). 

La creatividad es a veces frustrante. Una persona tiene una gran idea, pero el afán del día a día o una nueva idea hace que la primera se desvanezca y pierda. 

La disciplina del hacer y proceder es básica. La gestión del cambio es parte clave en esto.


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martes, 21 de julio de 2015

Herramientas para el desarrollo personal (vídeos)

En el esfuerzo para adelantar actividades en su empresa y crear los adecuados cimientos para un crecimiento sano, ayuda contar con diversas herramientas. En esta entrada del blog reunimos algunas que ayudan al desarrollo de la persona.

En nuestro canal de vídeos de YouTube (ver todo el canal acá) hay varios aportes, descritos a continuación, que pueden servir este propósito. 

Para cada uno de estos vídeos, incluimos una breve descripción y el respectivo enlace directo.


Retire los filtros que impiden la buena comunicación

Para comunicarse mejor, hay que tener conciencia del filtro inconsciente que cada persona tiene y aplica para ver el mundo que lo rodea. Estos filtros se crean por las condiciones en que cada persona se educa y crece. Si hacemos un esfuerzo por comprenderlos y tratamos de ver a través de ellos sin su influencia, mejoramos la forma como nos comunicamos.

Mejorar la calidad de la comunicación es una habilidad importante del emprendedor y líder de una empresa. Presentamos el tema empleando una metáfora con filtros ópticos que ilustran la idea.

Ver el video acá.


Cómo mide el éxito. El equilibrio entre la familia y el trabajo

Un emprendedor o líder debe tener clara su definición de qué es el éxito. Tanto sus allegados como colaboradores deben conocer esa definición. 

Puede ser cierta cantidad de dinero, un nivel definido de comodidad y posesiones, lograr metas que ha trazado, contar con tiempo libre o poner énfasis en la familia. O un poco de todos con cualquier combinación que lo satisfaga. 

Definir el éxito, y comunicar y compartir esa definición, permite más claridad en la razón de ser de los objetivos que traza y busca alcanzar.

Ver video acá.


Administración del tiempo

Una habilidad importante como emprendedor o líder en su empresa es sacar el mayor provecho al tiempo disponible.  Aunque cada nuevo día trae sus horas frescas, una vez pasan se pierden para siempre. 

El buen manejo del tiempo es y debe ser parte de la cultura que promueva en la empresa. En el video, encontrará algunas recomendaciones para lograr el objetivo de aprovechar al máximo este valioso recurso.

Ver un complemente de este video en Defienda su tiempo y sea más productivo más adelante.

Ver video acá.


Cosas que el empresario de éxito hace diferente

Este es uno de los primero vídeos que elaboramos. Se basa en los conceptos de un libro de Heide Grant Halvorson (9 Things Succesful People de Differently)

¿Por qué algunas personas tienen éxito y otras no? Todos tenemos predisposición a unas cosas sobre otras. En el libro se exploran 9 prácticas que nos colocan en mejor posición para tener éxito. 

Las metas deben ser específicas, debe actuar con oportunidad, medir el avance, mejorar habilidades, comprometerse y persistir, aceptar retos, conocer sus límites.

Ver video acá.


Buen Jefe Mal Jefe

Ser un buen jefe es un ingrediente importante para el éxito de una empresa.

Un buen jefe trata a todos sus colaboradores y otras personas con las cuales tiene contacto con dignidad. Evalúa sus habilidades, las mejora y practica hasta convertir todas las acciones positivas en hábitos. Controla pero no asfixia.  Persiste y crea urgencia cuando se requiere. Valora los pequeños logros y cuida a su grupo. 

El tema se basa en el libro, Good Boss, Bad Boss de Robert Sutton.

La presentación del tema se hace en cuatro vídeos:

Introducción (ver acá) presenta el tema y el marco de referencia para poder convertirse en un buen jefe. Señala las 7 condiciones para alcanzar ese objetivo. 

Parte 1 (ver acá) trata las dos primeras condiciones: toma el control, se esfuerza para ser brillante.

Parte 2 (ver acá) cubre las condiciones tercera a quinta: trata con estrellas y manzanas podridas, enlaza palabras con acción, es escudo humano.

Parte 3 (ver acá) incluye las dos últimas condiciones: hace el trabajo sucio, se saca el mal jefe interno. 


Ideas para tomar notas. Útil habilidad del emprendedor

Desarrollar un método para tomar notas y convertirlo en hábito, libera su memoria del esfuerzo de recordar todo. 

Le permite aprovechar toda su creatividad y mejorar su productividad. Es una útil habilidad del emprendedor. Igualmente, conviene crear esa habilidad en sus colaboradores y buscar que forme parte de la cultura de su empresa.

En este vídeo, damos algunas ideas para que desarrolle su propio esquema.

Ver video acá.


Delegue. Habilidad que libera tiempo y construye organización

Delegar tareas y responsabilidades a su colaboradores es una habilidad que debe desarrollar todo empresario. 

Es tal vez la única forma como puede liberar tiempo para atender responsabilidades de más alto nivel y mayor valor, preparar a la organización para el crecimiento y mejorar el grado de compromiso y motivación de su grupo.

Requiere establecer un método, basado en la confianza que debe construir en cada de sus colaboradores.

Ver video acá.


Defienda su tiempo y sea más productivo

Atrás ya nos referimos al video Administración del tiempo. Este es un complemento.

La suma de muchas pequeñas interrupciones a lo largo del día restan tiempo a las actividades importantes que como líder debe pensar y ejecutar en su empresa. 

En este video sugerimos algunas recomendaciones para tratar de rescatar y controlar su tiempo.

Ver video acá.


Maldición del conocimiento, el buen servicio y la comunicación

Cuando aprendemos y logramos saber algo y luego damos como un hecho que los demás también lo saben, sufrimos la maldición del conocimiento. Es un concepto desarrollado por Liz Newton en 1990.

La maldición del conocimiento genera problemas en las comunicaciones con sus colaboradores, clientes y otras personas relacionadas. No tenerla en cuenta puede además crear inconvenientes y limitaciones en el servicio a los clientes. 

Con prácticas sencillas, evitará caer en este problema.

Ver video acá.


Perseverancia y testarudez

La persistencia o perseverancia de los líderes es elemento importante para el éxito. 

Sin embargo, en ocasiones se convierte en testarudez que no le hace bien ni a la persona ni a la empresa.

Como líder de una organización debe identificar la borrosa linea que separa estos dos conceptos para saber cuándo es conveniente dejar de insistir en algo.

Ver video acá.


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martes, 14 de julio de 2015

El soporte tecnológico de la operación

Algunos años atrás, la tecnología de manejo de la información y su uso, dado su elevado precio y limitado acceso para adquirirla, era vista como un lujo. 

Hoy es una necesidad. Acceder a esas tecnologías es fácil y montar las soluciones que requiera, no implica un costoso grupo dedicado a ello. Se puede actualizar sin mayores inversiones cuando sea necesario. Conectarse con el mundo y con los colaboradores, incluso en forma inalámbrica, es simple.

Los precios y complejidad de las tecnologías informáticas han bajado mucho. A la vez, las capacidades ofrecidas son cada vez más sorprendentes. Sume a esto que la implantación de soluciones es ahora más amigable.

La pequeña empresa debe aprovechar esta favorable combinación costo / beneficio para apalancar con ella mejores desempeños que faciliten la operación, habiliten equipos de trabajo más eficaces, aumenten el valor y el servicio al cliente y establezcan diferencia con los competidores.

Además, será realidad tener acceso fácil a información precisa y oportuna que facilite la toma de decisiones.


El hecho de que haya algunas tecnologías disponibles, no quiere decir que las deba emplear. Por ejemplo, es factible mantener información en linea actualizada al último minuto, distribuirla y compartirla en forma inalámbrica.

Si bien esto puede ser útil en algunas circunstancias, en otras es una inversión innecesaria e incluso puede constituirse en una distracción para quienes estén conectados a ese sistema.

Asuma el caso de un vendedor que promociona un producto muy avanzado tecnológicamente, cuya venta es lenta y requiere mucha interacción con el cliente potencial. En este caso, no tiene mayor valor que el vendedor en el campo tenga acceso a información sobre inventarios o estado de la producción. En cambio, es importante que pueda acceder a información técnica de detalle para consultar y atender alguna duda que el cliente plantee, para la cual no esté seguro de la respuesta.

En otro escenario, el vendedor promociona un producto de consumo masivo de muy alta rotación. El acceso remoto inmediato a información sobre existencias le permitirá cerrar negocios o comprometer futuras producciones, señalando fechas de entrega realistas al cliente.

El diseño y montaje de un sistema de información debe entonces atender las características de su mercado y las de su oferta de productos y servicios. 

El objetivo, como se señaló ya, es crear valor para el cliente, simplificar el trabajo y control del grupo de colaboradores y hacer inversiones óptimas en tecnología, que minimice el uso de recursos, incluido el tiempo que debe invertir en capacitar a los usuarios de una nueva plataforma tecnológica para el acceso y manejo de la información que esta genera.


La continua mejora en el nivel de capacidades de las soluciones tecnológicas hace cada vez más fácil integrar diferentes sistemas.

El enlace entre los sistemas de contabilidad y los sistemas de manejo de la gestión se da en forma natural. Los proveedores de estas soluciones ofrecen módulos separados que el empresario decide adquirir e integrar en la medida que lo requiera. 

El más conocido de estos sistemas de gestión es el ERP (enterprise resource planning, o planeación de los recursos empresariales), pero hay otros, más específicos como CRM (customer relations management) para el manejo de las relaciones con los clientes, SCM (supply chain management) que facilita el manejo de cadenas complejas de abastecimiento y BSC (balanced score card) para el despliegue y control de objetivos estratégicos a toda la organización.

Además de estos sistemas, puramente informáticos, también es factible y deseable el enlace de los sistemas de información con los equipos productivos, los sistemas de control de acceso y circulación de personas y recursos, o cualquiera otra aplicación que tenga la capacidad de convertir información análoga en lenguaje digital.

De nuevo, hasta dónde quiera llevar estas integraciones, depende de su tipo de operación, los requisitos de su mercado, sus capacidades y el acceso a recursos. La relación beneficio / costo debe ser siempre favorable.

La tecnología tiene la capacidad de impactar cualquiera de los procesos de su cadena de valor (ver video La cadena de valor acá). Utilice este concepto, que se constituye en un buen marco de referencia, para evaluar dónde un soporte tecnológico tiene la capacidad de impactar mejor una reducción de costos, una mejora en el valor y servicio entregados al cliente y una posibilidad de superar a un competidor.

Algunas de estas herramientas se pueden adquirir a precios cómodos para la pequeña empresa. Tal es el caso de las aplicaciones de contabilidad, alguno sistemas ERP básicos lo mismo que soluciones CRM. Son sistemas que puede ajustar, dentro de ciertas limitaciones, a sus específicas necesidades.

Sin embargo, considere que para cierto tipo de operación, la verdadera diferencia la obtendrá mediante una forma de manejo de sus recursos y procesos que sea exclusiva de su empresa. Los sistemas pre-diseñados no permiten mucha flexibilidad. Por esto, puede querer considerar el desarrollo de aplicaciones propias. 

Al principio, las empresas resuelven bastante bien sus necesidades de manejo de información empleando hojas de cálculo. Estas funcionan bien para la gestión de cantidades relativamente pequeñas de información. Cuando la complejidad aumenta, dejan de ser prácticas. En el artículo ¿Qué diferencia una hoja de cálculo de una base de datos para el manejo de la información? (ver acá), ampliamos sobre el tema.

Existen programas de manejo de bases de datos con los cuales el diseño de sistemas de información avanzados, que permitan consultas automatizadas y funcionamiento en linea con acceso simultáneo de varios usuarios, es relativamente simple y al alcance de personas con conocimientos generales de informática. 

Es factible diseñar soluciones a la medida a bajo costo, con poca complejidad y sin requerir la contratación externa de expertos (ver artículo Bases de datos como apoyo a la gestión de la empresa, acá y video Bases de datos relacionales para resolver problemas de información en la PYME, acá).


La implantación de soluciones tecnológicas para apalancar la operación requiere una cultura empresarial adecuada. Todos en la empresa, desde los dueños hasta los niveles operativos, deben aceptar que la tecnología bien manejada nunca es una distracción o una barrera, ni algo que da o quita poder.

Igualmente, deben reconocer que es muy dinámica y que lo que hoy se usa, mañana puede ser innecesario o superado por algo más eficaz. El cambio estará siempre presente y un fluido ajuste a lo nuevo es importante.


Es casi ya una obligación en el actual mundo de los negocios, tanto para empresas de una persona como para las grandes multinacionales, tener presencia en Internet, a través de una página.

Como cualquier herramienta de comunicación en la empresa, el diseño de la página WEB debe atender objetivos claros y tener un grupo objetivo definido.

Evite caer en el error de contratar la elaboración de una página WEB simplemente porque todos los demás la tienen.

Antes de proceder, analice y acuerde con su grupo de colaboradores qué quiere lograr con su página. 

Es perfectamente válido, y de hecho conveniente, diseñar un objetivo para esta herramienta de comunicación, que va incrementando en complejidad con el tiempo. 

Por ejemplo, empezar con una página muy simple de presentación de su empresa y la oferta, ofreciendo claras formas de contacto, para llegar, en el futuro, a una página interactiva a través de la cuál su cliente puede realizar cualquier transacción con la empresa.


La posibilidad de manejar toda la información y operaciones de su negocio en forma digital está abriendo una nueva oportunidad a todas las empresas: extraer conocimiento adicional de esa información para la toma de decisiones estratégicas a partir de la combinación y ordenamiento de los datos.

Una primera precaución es evitar ahogarse en información, pretendiendo evaluar todo, relacionando unos grupos de datos con otros, buscando correlaciones que no existen o no tienen sentido.

La segunda precaución es mantener un ojo crítico y no considerar siempre la información que genera su sistema como la verdad absoluta. 

Es posible que le haya sucedido que alguien diga “eso es lo que reporta el sistema”, con relación a información de su empresa o de otra fuente, y usted está bastante seguro que hay un error. Establezca métodos de auditoría periódicos para asegurar que la información generada por sus sistemas es cierta y precisa. 


Es de vital importancia contar con procesos y métodos para conservar la integridad de sus datos e información. 

En el pasado, cuando perdíamos nuestro teléfono celular, además de la molestia que nos causaba la pérdida del aparato, la principal fuente de disgusto y ansiedad era la pérdida de los datos que allí teníamos. En los teléfonos inteligentes esto ya no sucede, gracias a los esquemas de copias de respaldo inherentes a ellos. Se pierde el aparato, no la información.

Con el sistema de información de la empresa, hay riesgos que debe considerar y contar con convenientes planes de contingencia. 

Aunque los discos duros modernos son muy confiables, siendo piezas mecánicas están sujetos a daños. Otros riesgos a tener en cuenta son el robo de sus equipos, daño por inundación, incendio u otro tipo de catástrofe de este tipo. No descarte la posibilidad de sabotaje: colaboradores o personas externas a su empresa que dañen la información. Tampoco deje de considerar posibles errores sin malicia que afecten los datos.

Un esquema de copias de respaldo bien diseñado y ejecutado con disciplina, protege de estas eventualidades. Además de la rutina de copias de respaldo (que muchos sistemas proveen en forma automática), considere necesario mantener, en lugar distinto al de su empresa, copias de toda su información. Puede ser un disco duro que lleva actualizado periódicamente a su casa, o copia de los archivos en algún servicio en la nube informática.


Todo lo relacionado con los sistemas de información de su empresa es su responsabilidad, tanto en relación con los criterios para el adecuado diseño como en el cuidado de lo necesario para su continuidad e integridad. 

Con periodicidad, el manejo de la información debe ser un tema de la reunión con sus directos colaboradores. Evalúe con ellos si se está obteniendo todo el potencial de los esquemas implantados y que el uso es el adecuado y correcto.

Las personas a quienes encarga el seguimiento y mantenimiento de los sistemas, y la elaboración de las copias de respaldo deben ser de toda su confianza.


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martes, 7 de julio de 2015

La cadena de valor

Ninguna empresa opera en el vacío. 

Sus dueños la crean para atender un mercado y sus clientes. Utilizan diversos proveedores de productos, materias primas y servicios, y un grupo de colaboradores que apoyen y coordinen actividades, sin quienes nada es posible.

Todos estos elementos se deben enlazar mediante una cadena que convierte recursos en un producto o servicio que un cliente valora y compra. 

Para la empresa, su cadena inicia con un adecuado abastecimiento de todo lo que requiere para crear la oferta con la cual satisface los deseos de un cliente, lugar donde está, típicamente, el último eslabón de la cadena.

Entre esos dos extremos, la empresa desarrolla y ejecuta diversas acciones en forma correcta para que el valor que percibe y realmente recibe cada cliente establezca una diferencia con los competidores.

El concepto de la Cadena de Valor lo desarrolló Michael Porter en los 1980’s y conserva toda su vigencia.  

En el video La cadena de valor (ver acá) encontrará una descripción breve del modelo. Como allí se explica, es una buena herramienta para evaluar si todas las actividades de la empresa están adecuadamente coordinadas entre ellas y si evidencian convenientes niveles de desempeño. Es un marco de referencia lógico para analizar dónde hay oportunidades de mejora.

En nuestro esquema de los 10 cimientos para un crecimiento sano, que hemos venido tratando en este blog, cubrimos muchos elementos del modelo.

Hemos empezado a tratar en entradas anteriores la importancia de las ventas (inicia acá). 

La venta es una actividad fundamental en la pequeña empresa. Con ella inicia la interacción con un mercado y la creación de utilidades. 

La empresa, a través de los colaboradores responsables de esta función, promueve que el vendedor mantenga el mayor contacto posible, en calidad y tiempo, con los clientes, descubre y confirma sus necesidades, e identifica y aprovecha oportunidades.

La función de ventas también tiene una importante contribución en el extremo final de la cadena de valor, el servicio. Vale la pena una advertencia: el servicio no es el fin de una relación comercial sino un elemento permanente en la interacción con el mercado.

Al inicio, es muy importante. Establece el carácter, tanto de la empresa como del vendedor, para entregar al posible cliente todo lo que necesita para facilitar que tome la decisión de compra. 

Durante la venta, el vendedor presta el servicio de puente entre la empresa y el cliente.

Una vez realizada la venta, es factible que el producto o servicio vendido requiera mantener una puerta abierta a servicio posterior. 

Aunque puede darse que la empresa administre esta actividad post-venta con una organización o grupo separado del área de ventas, siempre es conveniente mantener los canales de información abiertos y fluidos para que el vendedor esté al tanto de lo que pasa con su cliente, así haya pasado tiempo desde el cierre de la venta.

Para el cliente, la empresa es el vendedor. 

Por esto es importante que el vendedor administre con excelencia las relaciones con los demás colaboradores dentro de la empresa. Debe aceptar que si para él, el cliente es lo más importante, para el resto de colaboradores hay otras prioridades adicionales. En primer lugar, otros clientes y además, las decenas de diversas actividades del día a día.

El vendedor debe asegurar que el cliente reciba todo el valor que se la ha ofrecido, sirviendo de enlace entre este objetivo y la realidad de las limitaciones de la empresa.

Es el administrador y celoso defensor de las promesas que ha hecho como vendedor y las que la empresa hace en sus esquemas de promoción y presentación ante el mercado.

Como líder, le corresponde facilitar que el vendedor tenga un trabajo más fácil cumpliendo esas promesas.

Por ejemplo, cuando un vendedor llega a un acuerdo con un cliente para la venta de un producto o la entrega de un servicio, la empresa debe contar con canales internos de información adecuados para que esa acción se sienta en todos los eslabones de la cadena, empezando por los inventarios de insumos y otros recursos que se requieran para entregar lo ofrecido en forma oportuna y según las condiciones acordadas.

De nuevo, el modelo de cadena de valor es una herramienta útil para revisar y asegurar que todas esas relaciones entre áreas se den sin obstáculos. 

Pero la empresa debe ir más allá.

Como se menciona en el video, la cadena de valor de una empresa está necesariamente asociada y depende de las cadenas de valor de sus proveedores y de cualquiera otra entidad relacionada como bancos, distribuidores, transportadores, etc.

Como líder de la empresa, busque que esos enlaces de su cadena con eslabones de cadenas de valor externos sean eficaces y construidos alrededor de la generación de valor.

Continuaremos con más detalle, en siguientes entradas, tratando el vital tema de ventas, que junto con mercadeo, tienen un lugar propio entre las actividades primarias del modelo de la cadena de valor de Porter.


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