Mantenga buenas relaciones con el sector financiero

Las empresas pequeñas logran financiar su operaciones de diversas formas.

Algunas, se auto-financian. Como propietario pone el dinero que requiere para la puesta en marcha con la esperanza de recuperarlo y hacerlo crecer.

Durante la operación, ocasionalmente accede de nuevo a sus propios recursos para superar momentos de falta de liquidez o para realizar inversiones que la empresa, con su estructura financiera actual, no puede aun enfrentar.

Los familiares y amigos son otra fuente de recursos para cubrir sus necesidades iniciales de capital.

Para la operación, aprovechan la financiación de esa misma fuente o la casi siempre gratuita que se obtiene de proveedores y algunos acreedores.

Con el tiempo y en la medida que la empresa crece, adquiere especial importancia la financiación a través del sistema financiero.

Es usual que la empresa, en plena operación, emplee en todo momento una combinación de estos y otros tipos de financiación y acceso a recursos frescos.

Procesos y sistemas

Todos los esquemas de financiación requieren disciplina, cumplir los compromisos con seriedad y siempre mantener un adecuado nivel de intercambio de información. 

Cuando acceda a sus propios recursos y los ponga a disposición de la empresa, esta debe mantener el control de esos dineros: cómo ingresan, en qué condiciones lo hacen, cuándo y cómo se deben devolver. Nunca es apropiado pensar que es “pasar dinero de un bolsillo a otro”. 

La empresa siempre debe mantener claridad de qué dinero está consumiendo para dar visibilidad plena sobre la viabilidad del negocio y su rentabilidad. Es decir, sin importar de dónde venga el dinero que ingresa, siempre considérelo como una obligación que adquiere y registra así en la contabilidad.

Cuando el origen de los fondos es de amigos y familiares, la obligación adquiere un alto nivel de seriedad. Si no cumple los compromisos dentro de las condiciones acordadas, no sólo pierde amigos y se aleja de los familiares, sino que cierra puertas.

A veces la generosidad de los amigos y familiares es tal que ponen a disposición de la empresa recursos con un “después arreglamos”, dando a entender que el nivel de confianza es alto y por lo tanto no requieren mayor formalidad.

Aunque debe agradecer esto, nunca es conveniente obviar la documentación de la transacción.

Siempre debe generar un documento, con copia a su área de contabilidad, donde conste que ha recibido una determinada cantidad de recursos de un familiar o amigo, las condiciones en las que lo hace y el compromiso y condiciones de la devolución. 

Puede ser desde un simple correo electrónico, una carta o papel, hasta un pagaré firmado por las partes. Depende de quién le ha prestado.

Cuando los recursos provengan del sector financiero formal, la documentación será exigida por la entidad. En este caso, la seriedad con la que maneje el compromiso es máxima. 

Cualquier incumplimiento no sólo creará el riesgo de que le cierren las puertas en esa entidad y posiblemente en otras, sino que puede poner en riesgo la misma existencia de la empresa.

Construir relaciones

Usted pone sus propios recursos en su empresa porque confía en su idea y conoce sus capacidades.

Sus familiares y amigos le prestan porque lo conocen, saben de sus valores y comparten el entusiasmo que pone en su idea y empresa.

El sector financiero le prestará porque usted ha hecho el esfuerzo consciente de presentarles su idea y empresa. Lo ha hecho de tal forma que ha logrado transmitir confianza, claridad de cómo van a desarrollarse las actividades, ha informado de los posibles riesgos, la forma como los minimiza y eventualmente los enfrentará. 

Aunque a veces las empresas del sector financiero se acercan a las empresas para ofrecer sus servicios, no es lo usual. Si se acercan a su empresa es porque presenta una imagen adecuada y se hace interesante a ellos.

Si es su empresa la que se acerca al sector financiero, igualmente debe mostrar esa imagen adecuada.

Como cualquier relación comercial, hay que planificar cómo construirla y ejecutar el plan en forma completa. Este plan incluirá los siguientes elementos.

Información inicial. 

Es posible que al iniciar su empresa haya elaborado un Plan de Negocios. En el vídeo Plan de negocio empresarial en 2 páginas (ver acá) encontrará ideas de este documento.

Allí ha condensado todo lo que pretende de su negocio y una descripción general de cómo lo pretende lograr. El documento incluye una descripción de su estrategia.

Es posible que también haya pensado en un Modelo de negocio, es decir, cómo organizará los recursos para alcanzar la Visión que ha trazado y como dará vida a la Misión establecida. 

En entrada anterior del blog (ver acá) hicimos referencia a esta herramienta. Encontrará allí enlace a dos vídeos que dan información adicional al respecto.

Cuando piensa sobre el Modelo de negocio, también elabora ideas sobre la organización de sus colaboradores.

Al principio puede que sólo tenga una cantidad limitada de personas que ayudan. Al mostrar a la entidad financiera que tiene claridad de cómo será la evolución del uso de más colaboradores, comunicará su claridad del camino del crecimiento que ha pensado. Ayudará a señalar que tiene una clara imagen de futuro. 

El vídeo Diseño de la organización de la empresa (ver acá) donde también hay un resumen de los Modelos de negocio, aporta ideas sobre cómo pensar este tema.

Con certeza, la entidad financiera le pedirá toda esta información. Si ya la tiene, sólo será necesario actualizarla y darle la forma que pida la entidad.

Igualmente, al tener claridad anticipada sobre todo esto, facilitará que transmita confianza y certeza en cualquier reunión cara a cara que tenga con funcionarios de la entidad.

El paquete de información debe incluir toda la información típica financiera (balances, estado de pérdidas y ganancias, capital de trabajo, flujo de efectivo, etc.) tanto corriente como proyectada. 

Cada entidad financiera tiene sus propios requisitos de información. Deberá adecuarse a estos.

Reuniones.

Destine suficiente tiempo a realizar reuniones con funcionarios de la entidad financiera. 

Empiece por averiguar quiénes son las personas que toman las decisiones en cada entidad. Trate de conseguir citas para reunirse con ellos, tanto en la entidad como invitándolos a su empresa. Es importante que vean sus instalaciones para mostrar, sobre su terreno, cuáles son los planes y cómo han evolucionado.

Las primeras reuniones serán para comunicar su Misión y Visión a la entidad financiera y descubrir los requisitos necesarios que debe cumplir para acceder a recursos.

Aunque es conveniente que usted ponga la iniciativa y algo de presión, trate de seguir el ritmo que la entidad establezca. Nunca demore una solicitud adicional de información ni incumpla un plazo para entregar algo.

Relación.

La relación que ha creado con esas reuniones iniciales la debe fortalecer con reuniones posteriores que repite con alguna periodicidad. 

Durante esas reuniones debe compartir con la entidad financiera los resultados de la empresa, comentar nuevos desarrollos organizacionales, nuevos productos o servicios, ideas futuras de modernización de oficinas, equipos y maquinaria. 

El objetivo es construir una relación de confianza con el sector financiero. Si lo logra, podrá discutir con tranquilidad problemas y necesidades de financiación.

Si cuenta con un apropiado esquema de indicadores y reportes internos que permitan entender a fondo su organización y mercado, tendrá claridad adecuada de las amenazas y también de las oportunidades que el curso de su operación presenta. Las podrá comentar con la entidad financiera.

Aunque es claro que las entidades financieras son, como todo negocio, frías y sólo comprometen su producto –dinero– con quién puede pagar, nunca es conveniente esconder cosas. Entre más transparencia pueda tener con sus bancos, y a la vez mostrar que tiene claridad del camino a tomar para superar un obstáculo, mejor.

De todos modos, el buen criterio en el manejo de la relación es conveniente para evitar que un banco o funcionario temeroso cierre las puertas si anticipa alguna situación que puede ser delicada.

Una buena relación de confianza con las entidades financieras, hará factible acceder a recursos en forma rápida para atender contingencias / oportunidades sin demasiado trámite ni demora.

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