El "idea-ducto". Un proceso para que todas las ideas tengan una oportunidad

Con esta palabra (que no existe), queremos transmitir el mensaje de la necesidad de que en la empresa exista un flujo continuo de ideas y un esquema para que estas, y todo aporte creativo, tengan un camino formal para recorrer.

De muchas ideas sólo pocas tienen verdadero valor para la organización. Pero todas merecen ser propuestas y deben ser evaluadas.

Las ideas vienen de todas partes. Los mejores innovadores son los buscadores de necesidades para atender. 

En la próxima entrada ampliaremos sobre el origen de las ideas y cómo fortalecer, en todos sus colaboradores, esta parte importante de su contribución de valor en la empresa.

Proponer nuevas cosas no debe ser algo de un círculo cerrado, cercano a los dueños o a los directivos. La innovación un proceso empresarial que debe incluir a todos. Descartar una idea sólo porque viene de niveles inferiores es un error. Allí hay mucha sabiduría que nace de la cercanía con la realidad de la operación.

El registro de las ideas

Para construir un buen sistema de ideas, cree en usted y en sus colaboradores, la costumbre de registrar por escrito toda idea. No importa si es buena, mala, borrosa, definida, económica, costosa, loca o racional.

A todos nos ha sucedido que se nos ocurre algo, en forma inesperada, que puede ser desde algo novedoso hasta una forma de atender un problema, pero no hacemos nada en ese momento. Posteriormente, por más que tratamos, no logramos recuperar la esencia de ese pensamiento.

El sitio donde registre sus ideas y pensamientos puede ser un cuaderno, la aplicación de notas del teléfono celular, un archivo en el computador, una nota en un pedazo de papel. Lo importante es crear el método y saber que en ese lugar elegido están todos esos pensamientos. Debe ser algo que mantenga a mano o relativamente cerca. 

Si la idea se le presenta en su casa y el lugar elegido es el computador de la oficina, corre el riesgo de que se le escape. Considere tener más de un sitio de registro que periódicamente consolida en uno.

No importa si esas ideas están poco definidas. Eventualmente, puede con más evaluación, otras ideas o cambio de circunstancias, convertirlas en algo interesante. 

Registrar toda idea en algún sitio tiene varias ventajas:

1. No se olvida.
2. Permite que cuando tenga un tiempo, revise la idea desde otra perspectiva y trabaje sobre ella. En esa revisión puede encontrar la idea sin sustancia o por el contrario con gran potencial. No descarte ninguna idea.
3. Cuando revisa con frecuencia cada idea, puede ampliarla, complementarla o combinarla con otra. Así, le irá dando forma para proponerla con más fuerza y consistencia.

El idea-ducto

Sin hacer diferencia del origen de una idea, debe darle siempre un tratamiento formal.

El idea-ducto como su nombre lo indica es el proceso empresarial al que todos los colaboradores presentan sus ideas. Es la forma en que todos esos pensamientos “por fuera de la caja”, entran a “la caja” para tener la posibilidad de convertirse en realidad.

Cómo lo diseñe, dependerá de la cultura de su organización. 

La metáfora del ducto o tubo, implica que las ideas fluyen desde un ingreso hasta un final que puede ser implantación de la idea, combinación de la idea con otras ideas para su implementación, poner la idea en reposo para un mejor momento, o simplemente rechazo de la idea.

El idea-ducto debe estar alineado con el esquema de planeación estratégica de la empresa. 

De este saldrán las razones para implantar o rechazar una idea. Si el plan estratégico se ha compartido en forma exhaustiva con toda la organización, la posibilidad de que las ideas se ajusten a este son altas. De igual forma, si una idea se rechaza por no estar dentro del lineamiento estratégico, la persona que la propuso no se sentirá rechazada.

Un idea-ducto, que no es más que el proceso formal de manejo de ideas, debe contener:

1. Un formato de captura de la idea. En el formato se ingresa la idea, el tipo de problema que resuelve, la amenaza que enfrenta o la oportunidad que aprovecha, la persona que lo presenta, la fecha de presentación y observaciones adicionales.
2. La instrucción de a quién se entrega el formato y cómo debe proceder quien lo recibe.
3. Determinación de un grupo de personas (elegido entre sus colaboradores directos) que con una periodicidad definida evalúan las ideas.
4. El método y criterios de evaluación de las ideas.
5. Mecanismo de divulgación, incluyendo razones, de la no aceptación de una idea.
6. Mecanismo de divulgación, indicando las razones, los resultados esperados y la forma y responsable de implantación, de la aceptación de una idea.
7. Esquema de premios y reconocimientos a quienes presentan ideas (sean elegidas o no).

Este blog forma parte de los contenidos de nuestra empresa de consultoría y capacitación Digignos S.A.S. En la página WEB digignos.com encontrará más contenidos gratuitos que hemos elaborado para el empresario PYME.