La mayoría, si no todos los problemas de ejecución nacen de una definición insuficiente del qué, quién y cuándo.
Muchas reuniones de trabajo son muy eficientes al discutir un tema o problema de la empresa, identificar sus causas, plantear alternativas de solución y decidir sobre la mejor forma de resolverlo. Sin embargo, esa eficiencia se diluye al no definir los aspectos relacionados con la ejecución con cuidado y rigor.
Esta deficiencia se ve en tareas simples, como encargar café para la reunión. Pero es de especial gravedad para un emprendimiento importante, por ejemplo, abrir una nueva fábrica.
Qué.
Es la definición exacta y completa de la tarea a realizar. Incluye el alcance, recursos que se asignan, características de la tarea, cómo se verá terminada, qué problema resuelve o qué oportunidad aprovecha.
Quién.
Señala la persona o grupo de personas que se encargará de dar vida al QUÉ. Si es un grupo de personas, debe definirse con precisión la jerarquía y responsabilidades individuales.
En este caso, hay que definir QUÉS de menor envergadura para los QUIÉNES del grupo que se encargará de la ejecución. También cada QUIÉN tendrá su específico CUÁNDO que se debe sumar a los CUÁNDOS de los demás para el logro de la tarea.
Cuándo.
Establece un término de tiempo o una fecha de terminación del QUÉ. En el CUÁNDO también debe haber implícito un DÓNDE. Así evita el “ya lo tengo listo, solo me falta enviarlo”.
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