Gestión del cambio

Todo lo que haga en su organización, que afecte o modifique el estado actual de las cosas o las rutinas habituales, es un cambio organizacional.

Por eso, la ejecución está estrechamente relacionada con el cambio. Deben ir de la mano.

Cualquier cambio, por ser algo que altera las cosas y saca a las personas de su zona de comodidad, debe administrarse con cuidado y total consciencia.

Un buen esquema de cambio implica reconocer los riesgos existentes y desarrollar estrategias para mitigarlos.

En cualquier organización hay dos extremos peligrosos: no querer cambiar nada, o buscar cambiarlo todo. Ninguno es bueno. 

Siempre que emprenda un cambio, hágalo con un plan concreto y consciente. Es importante la claridad de la meta que desea alcanzar. Poder dibujar en la mente de todos los colaboradores cómo serán las cosas después del cambio es una habilidad muy útil.

El cambio, en su justa medida, es siempre necesario. Toda organización debe ajustarse a su mercado, clientes, realidades del medio ambiente y entorno. Todos estos factores dinámicos.

Los objetivos de la administración del cambio son:

• Minimizar el impacto en la productividad y cualquier impacto en los clientes atendidos.
• Evitar el impacto negativo sobre empleados valiosos que pueda llevar a renuncias.
• Buscar que lo que se deba cambiar, se haga rápido.

Retos del cambio

Cambios de la estructura organizacional. Considere el efecto sobre las personas de las nuevas responsabilidades, procesos, flujos de trabajo, sistemas de negocios, roles y estructuras de reporte. Son todos aspectos que se tocan en una iniciativa de cambio.

Un buen proceso forma hábito y la organización siempre lo ejecuta bien. Al modificar los procesos, requiere un nuevo esfuerzo para crear el nuevo hábito. 

A veces, las modificaciones y cambios, requiere que las personas adquieran nuevas habilidades.

Cambio cultural. Con el tiempo las empresas construyen una forma de actuar, su cultura. Con una iniciativa de cambio, a veces es necesario modificarla. En unos casos, solo sutilmente, en otros, en forma radical. 

Los colaboradores deben ajustarse a las nuevas actitudes, creencias, y valores, que conforman la cultura. 

Cuando se requiere este tipo de cambio de gran alcance, la planeación es importante. Los riesgos son altos. Es mejor ejecutar estas iniciativas en dosis pequeñas. La suma de los pequeños cambios, de fácil implantación y seguimiento, que no presionan mucho ni a la organización ni a sus colaboradores, suman al final el gran cambio.

Un cambio afectará la motivación de las personas y el clima general de la organización. Planifique bien las comunicaciones y la información que entregará, antes de proceder con la implementación.

Resistencia al proyecto de cambio. Todo cambio saca a las personas de su zona de comodidad. En mayor o menor grado.

El cambio requiere un esfuerzo de las personas. Cuide que la actitud de todos hacia la iniciativa sea positiva. La mejor forma de minimizar cualquier resistencia es involucrar con la iniciativa de cambio, desde el principio, a la mayor cantidad de personas, con todo el detalle que pueda. En especial, a quienes se verán afectados y a los responsables de la ejecución.

Al enfrentar un cambio, las personas típicamente pasan por 5 etapas: 

• anticipación (no saben qué esperar del cambio), 
• realidad (confrontan la realidad de lo inevitable), 
• depresión (se dan cuenta que no habrá marcha atrás, aceptación del cambio a nivel intelectual e inicio de aceptación emocional), 
• aceptación (se acepta el cambio desde la perspectiva emocional), 
• adopción (actitud positiva frente al nuevo orden de las cosas).

Recorrer, con sus colaboradores, en forma transparente estas etapas, minimiza la resistencia.

Habrá más claridad del efecto que el cambio va a tener sobre cada uno y certeza que ya ha abordado con cuidado toda situación que pueda generar descontento o conflicto.

Recursos. Es importante confirmar que los recursos, de todo tipo, necesarios para la implantación del cambio sin problemas ni retrasos, están disponibles. Cualquier carencia le resta impulso a una tarea, ya de por sí difícil.

Comunicación. Es la mejor herramienta para asegurar que la información sobre metas a alcanzar con la iniciativa de cambio llegue a todos con claridad, y que toda la empresa la entiende y comparte. Facilita que cualquier duda se escucha y resuelve.

El tema de cambio, sus riesgos, implicaciones y mejores formas de emprenderlo, lo han tratado muchos autores. La bibliografía es extensa. Un punto común es la conveniencia de emprender cualquier cambio siguiendo unos pasos lógicos.

El primero es crear un sentido de urgencia sobre la necesidad del cambio. Los demás, están orientados a minimizar los riesgos descritos.

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