Comunicación formal estructurada

Desde la entrada Construcción de equipos y grupos de trabajo (ver acá) hemos comentado sobre las habilidades del líder que contribuyen a que los colaboradores se integren, de modo que su productividad colectiva sea la mejor. Una de estas es la comunicación.

La comunicación formal estructurada, informal, ágil, transparente y positiva, es un elemento relevante en el objetivo de construir un grupo eficaz. 

Enemigos de la buena comunicación son la falta de disciplina en los esquemas empleados y no utilizar los canales disponibles en forma deliberada y en el momento más oportuno.

Comunicaciones eficaces son especialmente importantes en los esquemas de trabajo flexible, que las nuevas generaciones de colaboradores van a preferir con cada vez más intensidad en los años venideros (ver entrada Ajuste el estilo de trabajo en la empresa a las nuevas generaciones acá).

Buena comunicación se logra cuando se diseña, en forma deliberada y con objetivos claros, un esquema que incluye escenarios, medios, herramientas, momentos y participantes.

En la entrada Comunicaciones y reuniones (ver acá) ya tocamos este tema y ofrecimos enlaces a otros contenidos. Haremos referencia rápida a esa información ya entregada y ampliaremos algunos aspectos.

Las reuniones son un elemento evidente en la construcción de buenas comunicaciones. 

Cuando establezca su plan de comunicación, defina el ritmo de reuniones más adecuado a las necesidades de su empresa y al tipo de operación. Con periodicidad, por ejemplo cada semestre o cada año, revise la conveniencia, productividad y utilidad de cada reunión y si quienes asisten aportan o adquieren valor de ella. Haga los ajustes que requiera.

Una vez determinado el ritmo, como líder debe esforzarse para crear la rutina y convertir cada reunión en hábito. Así hará que los participantes encuentren fácil y productiva la preparación y participación en cada una. 

Las reuniones convenientes en cada empresa son:

• Uno a Uno semanal, duración 30 minutos, donde escucha a cada colaborador, se entera de sus actividades, el adelanto de ejecución, problemas y proyección futura, revisión de enfoque, logro de resultados intermedios, desempeño y cumplimiento de hitos.
• Retroalimentación, cuando la ocasión lo requiera con el colaborador al cual desea hacer una observación sobre un buen comportamiento para que lo consolide o uno malo, para que lo corrija.
• Reuniones diarias rápidas, tipo corrillo, con duración entre 5 y 15 minutos, útiles para cubrir temas tácticos.
• Reunión mensual, con una duración de 2 a 4 horas. Acá, se facilita la comunicación entre todos, la consolidación de cultura empresarial y la coordinación de tareas alrededor de proyectos; se hace examen y ajuste de prioridades, revisión de progreso general, revisión de resultados financieros y consolidación del aprendizaje de ejecuciones anteriores. 
• Reuniones trimestrales, ojalá realizadas por fuera del entorno de la empresa, para evitar interrupciones con el afán del día. Se cubren temas estratégicos, revisión de oportunidades, amenazas y cambios en el entorno, y se definen acciones para el mediano plazo.
• Reuniones específicas relacionadas con las particularidades de su negocio. Estas pueden ser ocasionales o permanentes, según lo requieran las circunstancias. 

Para el éxito de cada reunión, establezca reglas y condiciones, en especial para las que incluyen más de dos personas. 

Entre las condiciones está cómo participar y dejar participar a los demás, limitaciones al uso de celulares y otros aparatos, esquema de agenda y actas, sitio y hora. En cada reunión, es indispensable que los participantes estén tanto física como mentalmente en ella. Por esto, es importante establecer normas que faciliten esa participación y reduzcan las distracciones.

Las buenas comunicaciones se benefician, como hemos señalado, de la planeación. La estrategia de comunicación debe ser parte integral del plan de negocio anual. 

Cuando se reúna con sus cercanos colaboradores para evaluar temas estratégicos, asegure cubrir el tema de comunicación y si la eficacia de lo que ha venido usando es la mejor y qué ajustes puede realizar para mejorarla. Un objetivo es buscar reducir la cantidad y/o frecuencia de reuniones, sin afectar la calidad de la comunicación.  

Toda empresa tiene a su disposición una amplia variedad de medios a través de los cuales difundir mensajes. La eficacia del mensaje se logra con la correcta elección del medio y la frecuencia que usa para repetir el mensaje.

Entre los medios, canales y esquemas de comunicación debe incluir lo disponible en el mundo digital, que es abundante y cambia constantemente. 

Aprovéchelo como parte del arsenal de canales para hacer llegar los mensajes y lograr que los colaboradores se informen y comuniquen a otros lo que sea necesario. 

La abundancia y cambio de las opciones digitales puede ser negativa si permite  cambios permanentes en lo que se emplea. Elegir la mejor alternativa digital –no necesariamente debe ser la que más opciones ofrezca– y adoptarla, con carácter de exigencia, es una necesidad para asegurar la continuidad de buenas y oportunas comunicaciones. 

Muy importante cuando hay en su organización trabajo virtual y a distancia para asegurar comunicaciones claras, inmediatas y consistentes. Como líder debe asegurar que todos usen el medio elegido para evitar excusas “lo envié por Twitter,” cuando el canal acordado ha sido, por ejemplo, el correo electrónico.

En el ambiente digital, procure que las comunicaciones no sean sólo líder – colaborador. Cada mensaje debe incluir más personas. Es una forma de mantener cohesión de grupo y promover una cultura empresarial común. Debe administrarse con criterio para no llenar a las personas de mensajes innecesarios.

El líder con colaboradores a distancia debe procurar una comunicación verbal periódica, ojalá diaria así no sea presencial, con cada persona.

Conozca el ritmo de cada persona y cuál es el mejor momento para establecer la comunicación. Esta será mejor pues no se entromete en momentos donde el colaborador puede ser más productivo haciendo su trabajo.

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