Con la entrada de la semana anterior, completamos otro de los temas que hemos establecido como básicos para sustentar el sano crecimiento de una empresa.
Los 8 temas que hemos establecido son:
• Tener claridad del objetivo por el cuál se desea hacer crecer la empresa. √
• Claridad en el propósito o misión que ha establecido para la empresa. √
• Transparencia en las cifras de resultados y ejecución. √
• Buen registro, manejo y uso de toda la información del negocio.
• Mercadeo y relación con los clientes sólidos.
• Manejo de las ideas y de la innovación.
• Operaciones simples, eficaces, fáciles de repetir y de ampliar.
• La gente
En la entrada del 7 de enero de 2014 (ver acá) encuentra un resumen de lo tratado en los dos primeros temas.
Tercer tema (el concluido con la entrada anterior)
El tercer tema resalta la importancia del adecuado manejo de toda la información contable de la empresa. El correcto y oportuno registro de todas las transacciones facilita que los directivos de la empresa accedan en cualquier momento a la información que necesitan para tomar decisiones, corregir desviaciones del rumbo y enfrentar problemas antes de que se vuelvan graves.
Algunas empresas sufren por el endémico retraso de las cifras o por la falta de precisión y confiabilidad de estas. Con el diseño y puesta en marcha de procesos y flujos de trabajo adecuados, más seguimiento y actualización de estos cuando las circunstancias lo requieran, se soluciona este inconveniente.
El diseño de cualquier sistema de manejo de información debe considerar que con el tiempo la operación crece. El sistema debe ampliarse al mismo ritmo de la operación y no convertirse en cuello de botella, por incapacidad de manejar grandes volúmenes de datos. Esto se logra al tener presente esta realidad al comprar o contratar esos sistemas.
La información sólo es útil cuando se comparte y usa.
Crear la práctica de compartir –mensualmente o con otra periodicidad– los datos de resultados de la empresa con las personas que ejecutan las actividades del día a día es una poderosa herramienta para facilitar el camino hacia los objetivos trazados.
Más información que debe manejar (cuarto tema)
Todo negocio genera infinidad de datos. Sólo una parte se capturan en el sistema contable. Muchos otros no.
Por ejemplo, toda la información de la relación con el cliente no se registra en la contabilidad. Allí sólo quedará el dato de una orden de compra, una factura y el pago. Pero las visitas efectuadas, las cotizaciones presentadas y los resultados de cada una, las conversaciones para lograr el negocio, la atención de solicitudes y solución de problemas, son información valiosa que construye relación y confianza.
Piense en toda la información que llega a su empresa sobre los competidores, sus éxitos y fracasos. Muchos datos del mercado, que ahora pueden no ser importantes, mostrarán su relevancia en el momento menos esperado.
La forma para capturar, manejar, usar y compartir esa información es el tema del cuarto tema que inicia con la próxima entrada en este blog.
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