Comparta la información. Libros abiertos

Muchos empresarios tienen dudas, respetables y válidas, de compartir los resultados de la empresa con todos los colaboradores.

No es necesario compartir todo con todos. Pero sí tiene claros beneficios compartir bastante con algunos. Con el tiempo, puede ampliar la cobertura con más detalle a más personas.

Si maneja su empresa con seriedad y transparencia, es mínima la posibilidad o necesidad de verse obligado a esconder alguna parte de la información. Para alcanzar este nivel de libros abiertos, debe confiar plenamente en todos sus colaboradores. Este nivel de confianza no se da de la noche a la mañana. Debe construirlo con cuidado y perseverancia.

Discreción

Hay cierto tipo de información que por su carácter es confidencial, pero usualmente no es la que se maneja en el sistema contable.

Debe manejar con discreción los resultados de ventas, los niveles de márgenes de utilidad y otro tipo de información, que en caso de llegar a manos de sus competidores, pueda dar una idea del estado de sus finanzas. Esto es especialmente válido cuando la situación general de su empresa es de debilidad. No conviene que el mercado conozca esta situación.

No sobra establecer en los contratos laborales una cláusula de confidencialidad para al menos tener el recurso legal a su favor, en caso de tener que tomar acciones contra un colaborador indiscreto. Esa cláusula además hace consciente en las personas que no todo es de dominio público.

Comparta

Lo primero que debe compartir con su inmediato grupo de colaboradores son los resultados de cada mes, incluyendo ventas, estado de pérdidas y ganancias, detalle de costos y gastos, flujo de efectivo y balance. 

Para que esto sea efectivo, establezca una serie de indicadores clave de gestión para cada área (3 a 5 por área, no más), resalte la evolución de esos indicadores mes a mes y compárelos contra objetivos establecidos.

Una reunión donde converse sobre estas cifras y los cambios mensuales, da a todos una buena idea del estado de la empresa, los logros alcanzados, obstáculos en el camino y barreras a superar. Con certeza, conocer esas cifras crea un necesario sentido de pertenencia en todos, lo que facilita que aumente el nivel de lealtad y compromiso con la empresa.

Con información, los directos colaboradores sabrán los retos que enfrentan, que riesgos se avecinan de no mejora algún parámetro, y en general les permitirá un mejor alineamiento hacia el logro de los objetivos globales.

Control de presupuesto

Cada persona debe tener asignado un presupuesto. Es parte del contrato social con la empresa: la persona produce resultados –genera valor– y la empresa le paga un salario y ofrece oportunidades de desarrollo. 

Por eso, cada persona debe ser informada en detalle de los resultados de su gestión cada mes. ¿Cómo va el cumplimiento del presupuesto, qué hace falta por hacer, qué brechas hay que cerrar? Esta información, entregada en una reunión dónde haya diálogo y comentarios sobre las cifras, da guía y motiva. Facilita que cada supervisor tome el pulso del detalle de la operación.

El manejo transparente de información, provee datos objetivos para tomar decisiones sobre las personas. Si mes tras mes, alguno de sus colaboradores incumple los objetivos trazados y no ve mejora con base en las opciones tratadas en cada reunión donde se discuten los resultados, tanto usted como el colaborador tendrán claro que deben tomar acciones de algún tipo.

Con la evolución de los resultados, cada persona evidenciará cómo su trabajo aporta a los resultados generales. Esto crea un sano ambiente de competencia entre los colaboradores. 

Al sentirse parte de los resultados, se fomenta en cada persona el pensamiento estratégico. Esto contribuye a su desarrollo como mejores líderes para el futuro.

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