Cifras del negocio bien manejadas

¿Siente que no cuenta con la información adecuada y necesaria para tomar decisiones?

Si no sabe de dónde viene y tiene dificultad para ver con claridad dónde está ahora, no es fácil ver hacia dónde va.

Con este blog iniciamos un nuevo tema: la importancia de manejar en forma adecuada las cifras históricas que genera el negocio.

En la primera entrada del blog, El foco es en los cimientos para crecer no en las alternativas disponibles (ver acá),  describimos los 8 elementos que consideramos constituyen una sólida cimentación para un crecimiento sano.

En los blogs que siguieron, señalamos que el orden de presentación de los elementos no indica para nada su importancia relativa. Tampoco establece un orden determinado para atender cada tema. Todos son igualmente importantes y el empresario debe hacer un esfuerzo para definir prioridades de mejora en el estado de desempeño de cada uno, en forma simultánea.

El tercer elemento, que en esa primera entrada titulamos Transparencia en las cifras de resultados y ejecución, trata sobre la importancia de registrar, analizar, entender y compartir las cifras del negocio.

Esto implica mantener un sistema de contabilidad al día, no solo a fin de mes sino siempre. La información que genere debe ser precisa y oportuna. Disponible cuando usted como empresario la requiera, o cuando sus colaboradores la soliciten. 

Una empresa genera mucha información en sus procesos y operación. El mercado en el que se mueve es una fuente continua de datos. La relación con los clientes produce información. Los movimientos y actividades de los competidores deben registrarse. Las normas gubernamentales hay que seguirlas. Esta información no se reflejan en la contabilidad. 

El manejo, registro y uso de esta información general será cubierto en el siguiente tema, el cuarto, de los 8 propuestos: Registro y uso de toda la información del negocio. 

La información interna del negocio

Cuando se diseña un sistema de manejo de la información contable y en general de cualquier tipo de información, es importante tener en cuenta los procesos y sistemas que permitan crecer fácilmente el volumen de datos que maneja, cuando las circunstancias lo requieran. Si su sistema de contabilidad da acceso a 2 personas y con el tiempo contempla que requiere ampliar el acceso a 4, no debe ser difícil esa ampliación.

Un buen sistema de contabilidad debe ir acompañado del correspondiente análisis de los resultados de cada mes que termina, por parte de los dueños del negocio, compartido con la junta asesora o directiva y con los colaboradores del primer nivel. 

Los resultados deben compararse con presupuestos hechos con anticipación. Especial atención y control debe ponerse a los gastos de operación del negocio y a los costos del personal, materia prima, inventarios en curso y producto terminado. 

Establezca una serie de indicadores que permitan tomar el pulso del negocio cada mes y que “prendan luces de emergencia” cuando se desvía. Esto facilita tomar acciones de inmediato, antes de que las cosas se compliquen.

Muchas situaciones difíciles se pueden enfrentar de mejor manera si se inicia la actividad correctiva, para minimizar sus efectos, con la mayor anticipación posible. Esto lo facilita un buen sistema de información y sus correspondientes indicadores.

Otro ejercicio importante con relación a las cifras de resultados mensuales y los indicadores, es hacer una revisión formal cada mes de las proyecciones de ambos, para los siguientes tres o cuatro meses. Tendrá tiempo suficiente para implantar acciones correctivas en la operación del negocio, evitando sorpresas y desviaciones altas de los objetivos que se ha propuesto al inicio del año.

Recuerde que una vez cierre su año contable, los indicadores que resulten serán los que usarán los bancos, algunos clientes, y posiblemente sus proveedores, para evaluar cómo serán las condiciones para hacer negocios con su empresa. Por esto, su planeación al revisar los resultados de cada mes, debe tener esto en mente: el cuidado de los indicadores financieros.

Este blog forma parte de los contenidos de nuestra empresa de consultoría y capacitación Digignos S.A.S. En la página WEB digignos.com encontrará más contenidos gratuitos que hemos elaborado para el empresario PYME.