Procesos que fluyen

Mantener el buen control de las cifras oficiales del negocio requiere que los procesos que diseñe en su empresa para conseguir y registrar esta información se cumplan.

Varios jefes de contabilidad coinciden en que el retraso en los cierres mensuales de información se debe al inadecuado seguimiento de procedimientos de captura de información, y a dejar acumular documentos para ser registrados todos a fin de mes.

Los negocios, en general, viven una actividad comercial de similar intensidad cada día del mes. Todo documento que se genere cada día debe ser procesado ese día.

Algunos documentos no se generan en la empresa. Son producidos por terceras personas.

Un esquema de seguimiento permanente e insistente, ejecutado en forma disciplinada por personas de la empresa a quienes formalmente se les asigna esa responsabilidad, mejora la posibilidad de contar con todos los documentos en una fecha cercana a su generación. 

Así evita la congestión de fin de mes.

Si su negocio tiene un ciclo de actividad específico, con picos en ciertos días, ajuste la actividad de registro y captura de información en forma contra-cíclica: los días que baje la intensidad de la operación, incremente la intensidad para conseguir documentos externos.

Revise con periodicidad la calidad y velocidad de sus procedimientos internos. Modifique, suprima o aumente lo necesario para que el procedimiento produzca lo que requiere. No se case con cosas que pierden eficacia. 

Nada más fácil en cualquier ambiente empresarial que las personas bajen la guardia y dejen para mañana lo que deben hacer hoy. Periódicamente “recargue las baterías” de los encargados de cada proceso.

Aproveche las reuniones entre áreas funcionales de la organización para proponer nuevos procedimientos o modificar los actuales. Insista siempre en la calidad y oportunidad de su ejecución.

Cualquier debilidad o laxitud en reclamar y exigir la información que un área necesita para su buena y oportuna gestión, será argumento fácil de "dejarla para después” en otras áreas.

En el video Elaboración de procesos. Sugerencia de una metodología (ver acá) damos una guía para diseñar procesos. 

Cuando determine la mejor forma para que la información llegue en forma oportuna a su sistema contable, déle vida con un adecuado proceso.

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