martes, 29 de septiembre de 2015

Separe tiempo para pensar

Los líderes en la pequeña empresa pocas veces tienen tiempo holgado para realizar y atender todo lo que se les presenta.

Las presiones de las actividades diarias se siguen una a otras y se mezclan con situaciones y problemas inesperados que aparecen en forma continua.

Pese a esta situación bastante típica, todo líder de una empresa o de un grupo debe ser consciente de la importancia de separar un tiempo en su agenda para pensar.

En anteriores entradas ya hemos comentado que un líder eficaz es capaz de meter más cosas que agregan valor a la operación en cada día. También hemos señalado que un líder obtiene más resultados a través de otros –su grupo– que mediante su esfuerzo directo en la tarea.

Es en estas actividades que el líder debe invertir su tiempo y pensamiento:

  • cómo obtener mayor potencial de su grupo al trabajar en forma combinada,
  • cómo obtener el mayor potencial de cada persona ayudando a que adquiera conocimientos y desarrolle habilidades en su cargo, 
  • cuál es la mejor forma de organizar las tareas y de modificar las prioridades con base en la evolución en el camino hacia el logro de cada objetivo, 
  • que actividades deben realizarse que estén mejor alineadas en todo momento con el lineamiento estratégico y los deseos de un mercado, 
  • cómo ocuparse y enfrentar amenazas que presenta el ambiente competitivo,
  • cómo sacar beneficio de las oportunidades, 
  • cuándo es necesario pensar en modificar la estrategia, y 
  • muchos temas más…

Por lo anterior, es importante que el líder cultive y desarrolle la habilidad de no dejar comprometer su tiempo en todo momento con temas que otros pueden, o deben, atender.

Un recurso disponible para el líder es delegar todo aquello en lo que el valor que agrega no es claro. La delegación tiene dos ventajas: libera tiempo y prepara a los demás colaboradores para la mayor complejidad futura de un negocio en crecimiento.

En la entrada Lograr más cosas en un día (ver acá), encontrará enlaces que son de utilidad sobre los temas delegación y defensa del tiempo. 


El líder debe activamente desarrollar sanos hábitos en él y también buscar que sus colaboradores lo hagan. 

Un buen hábito es separar todas las mañanas tiempo exclusivo para él, que establezca el ritmo para el resto del día. Puede ser cualquier cosa como hacer un poco de ejercicio, desayunar con calma, leer, escribir o pensar. La idea de esta rutina es arrancar fresco cada día y no dejarse involucrar de inmediato con los asuntos que están vivos y aun sin resolver.

Un segundo hábito son reuniones programadas y periódicas con cada uno de los colaboradores del grupo. Facilitan estar al día de la actividad, avance y problemas de cada uno, insumo importante para su actividad de coordinador. 

En el vídeo Buenas reuniones en la empresa ayudan a construir empresa y equipos efectivos (ver acá) ampliamos sobre el tema de reuniones en general.  Incluye las reuniones Uno a Uno que son las ideales para mantener la estrecha relación con cada colaborador.

Un tercer hábito es continuamente dar un paso atrás para mirar las ejecuciones personales y las del grupo y considerar qué podría haberse hecho diferente o mejor. Evita que él o alguno en su grupo se estanque, se vuelva complaciente y se niegue el aprendizaje de nuevas cosas. Es una buena forma de evaluar los errores y aprender de ellos.


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martes, 22 de septiembre de 2015

Herramientas generales (vídeos)

Herramientas generales - Uno

En la entrada Herramientas para el desarrollo personal (vídeos) (ver acá) compartimos 13 vídeos con herramientas orientadas a que el líder de una empresa pequeña amplíe y mejore sus capacidades.

Ahora ofrecemos más vídeos con herramientas de alcance amplio que pueden facilitar las mejoras en cada una de las áreas de la empresa, para prepararla mejor y establecer sólidos cimientos dónde apoyar iniciativas de crecimiento.

En nuestro canal de vídeos de YouTube (ver el canal acá) hay varios aportes que pueden servir este propósito. 

Incluimos una breve descripción de los que hemos elegido y el respectivo enlace directo al video.


Clasificación Empleados

Su grupo de colaboradores debe ser balanceado y equilibrado. 

Una tarea en la administración de personal es proveer ese equilibrio conociendo las habilidades, fortalezas y debilidades de los empleados para definir esquemas de capacitación y promoción. 

Es conveniente contar con un buen esquema de clasificación.

Ver video acá.


Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral - Generalidades

El Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral es una herramienta para desplegar y ejecutar la estrategia. 

Ayuda a enfocar a todos los colaboradores, alineándolos con los objetivos trazados. El video ofrece una explicación breve de este conocido y valioso esquema que arranca en los postulados de misión y visión y termina con las metas de cada persona.

Ver video acá.


Pensamiento estratégico en las empresas. Revise su PyG. Hay información allí

El estado de pérdidas y ganancias que todo emprendedor debe analizar cada mes, se puede usar para promover el pensamiento estratégico. 

Al evaluar los cambios entre períodos de actividad, el análisis invita a pensar y a considerar posibles modificaciones estratégicas para ajustar el rumbo en el camino hacia la visión establecida.

Ver video acá.


Procesos empresariales. Herramientas para crear hábitos y buena ejecución de las tareas

Crear una buena y eficaz empresa obliga a crear los hábitos adecuados para hacer las tareas. 

Un diseño de procesos conveniente y efectivo, además de la oportuna comunicación y entrenamiento sobre estos a todos los colaboradores, facilitará el establecimiento de esos hábitos y forma de hacer tareas. 

En este vídeo planteamos el tema y enfatizamos la importancia de identificar el elemento o momento que desencadena el inicio de la ejecución de un proceso.

El video Elaboración de procesos. Sugerencia de una metodología incluido más adelante complementa este tema.

Ver video acá


Plan de negocios empresarial de 2 páginas

Elaborar un Plan de Negocios para su empresa es un útil ejercicio que facilita aclarar ideas y comunicarlas con consistencia a todos los interesados, reales y potenciales. 

No es siempre necesario escribir un documento extenso, lleno de texto, explicaciones, gráficas y cifras. Trate de incluir todos los temas en un máximo de dos páginas. En este vídeo indicamos todas las secciones que debe considerar.

Ver video acá.


Elaboración de procesos. Sugerencia de una metodología

Los procesos administrativos en una empresa son una herramienta que facilita convertir recursos en resultados. 

Es necesario diseñarlos bien y cuidar su implantación para que se conviertan en el vehículo que facilita los altos niveles de calidad y servicio que su mercado espera. Los procesos habilitan que la organización repita siempre bien y eficientemente sus tareas. Crea así una imagen clara y consistente ante sus clientes de cómo entrega su oferta de valor.

En el video Procesos empresariales. Herramientas para crear hábitos y buena ejecución de las tareas presentado atrás también hay material sobre este tema.

Ver video acá.


Los pasos del cambio

El cambio, como otros procesos empresariales, se beneficia al seguir unos pasos para su ejecución. 

En este vídeo describimos la secuencia para ejecutar con mejor posibilidad de éxito una iniciativa de cambio. 

El vídeo se basa en el libro The Heart of Change de John P. Kotter

Ver video acá.


Modelos de negocio

Un modelo de negocio es la herramienta que ayuda a conectar la estrategia y la organización mediante el diseño y puesta en marcha de los procesos apropiadas que generan el valor de la forma como desea hacerlo.

Incluimos dos videos con aproximaciones diferentes al tema. 

Un esquema. Este vídeo presenta un marco de referencia basado en cuatro pilares: Innovación de producto, Relación con los clientes, Gestión de infraestructura y Finanzas.

Ver video acá.

El lienzo. Este vídeo presenta el modelo del lienzo propuesto por Alexander Osterwalder e Ives Pigneur en su libro Business Model Generation.

En este modelo, se determinan 9 áreas sobre las cuales debe pensar qué implementa y cómo las conecta entre ellas.

Ver video acá.


Mercadeo Uno a Uno

El esquema de mercadeo uno a uno propuesto por Peppers y Rogers en la década de 1990 plantea la importancia de personalizar la atención a cada cliente de acuerdo a sus necesidades y preferencias. 

En la actualidad, la tecnología facilita esta forma de atender al mercado con claras ventajas en lealtad y calidad de la atención.

Ver video acá.


En una futura entrada presentaremos más vídeos de esta serie de herramientas generales para el empresario de la pequeña empresa.


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martes, 15 de septiembre de 2015

Lograr más cosas en cada día

Para lograr meter y lograr más cosas en un día el reto es simple: mantener el foco en las tareas que ha decidido completar y buscar la mayor concentración posible.

Durante el día permítase descansos breves y cambie de tema en su mente. Evite tratar de parecer eficiente haciendo varias cosas a la vez. La multitarea no es parte del diseño del cerebro para un buen funcionamiento.

Cuando esté realizando una tarea, evite interrupciones de cualquier tipo. 

En el video Defienda su tiempo y sea más productivo (ver acá) planteamos este tema y sugerimos cursos de acción para mejorar la productividad de su día.

Cualquier tarea larga o compleja, sepárela en varias tareas menores enlazadas entre sí. Ejecute cada una y prémiese con un breve descanso cada vez que complete una parte.

Cada persona debe conocer cuáles son sus horas normales de alta productividad y atención. Ocupe esas horas con la parte compleja de una tarea. Deje para las demás horas, aspectos más simples de su actividad.

En la medida de lo posible alterne actividades complejas con simples y temas atractivos con aburridos.

Para todas sus tareas, establezca cada día sus prioridades. Pocas. 

Es posible que una lista de cosas por hacer típica contenga entre 10 a 20 entradas. No tiene ningún sentido establecer esas 10 o 20 prioridades. Sólo 2 o 3 temas deben tener esa calificación. El resto, también debe realizarse, pero no como prioridad.

Delegue todo lo que pueda. Además de rescatar tiempo para sus tareas, aquellas con las cuales puede contribuir con mayor valor para la empresa, ayuda a que sus colaboradores desarrollen nuevas habilidades y capacidades, además de incrementar su nivel de responsabilidad y de contribución con los resultados de la empresa. 

En el video Delegue. Habilidad que libera tiempo y construye organización (ver acá), encontrará más sobre este tema.


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martes, 8 de septiembre de 2015

Energía mental y emocional

En la entrada Un liderazgo eficaz requiere energía (ver acá) mencionamos la importancia de que un líder cuente con suficiente energía física y emocional para poder llevar a cabo sus actividades correctamente.

Ampliaremos ahora sobre la energía y la inteligencia emocionales.

Cada vez se acepta más que la inteligencia emocional –aquellas habilidades que permiten apreciar y expresar en forma equilibrada las propias emociones, entender las de los otros, para guiar nuestro modo de pensar y comportamiento– son un factor importante en el éxito y en la alegría, no solo en los ambientes laborales sino en todas las áreas de la vida.

Con unos hábitos simples es fácil para una persona alcanzar un alto nivel de inteligencia emocional:


Evita a las personas que se quejan y son negativas. 

Estas drenan energía. Es mejor rodearse de gente positiva que ve el lado brillante de la vida. 

Esto no implica que no haya problemas ni eventos negativos, pero la forma de verlos y enfrentarlos es lo que hace la diferencia. En vez de centrarse en el problema, busca lo positivo que pueda haber y dedica su energía en la solución, enfocándose en lo que puede hacer y lo que está dentro de su rango de control.


Establece fronteras y se hace valer.

Las personas con alta inteligencia emocional son educadas, amistosas y de naturaleza abierta. Pero establecen las fronteras que sean necesarias y se mantienen firmes cuando se requiere.

Responden en situaciones de posible conflicto con mesura y calma. Piensan antes de hablar. Se enfrentan con fuerza al problema o situación sin atropellar a las personas. No consideran que tenga sentido hacer enemigos.

Cumplen sus compromisos y saben cuando hay que decir no.


Deja ir el pasado y piensa en el futuro.

Analiza y aprende rápido de los errores pasados e inmediatamente se pone a pensar en el futuro.

Los fracasos son parte de la vida, nunca son permanentes y no deben marcar a nadie.


Valora la diversión, la alegría y los intereses individuales.

Tanto en su vida laboral como privada, sabe qué lo hace feliz y busca oportunidades para dar rienda suelta a eso.

También aprecia y disfruta con la alegría de los otros y trata de contribuir para hacer que los momentos de los demás sean buenos.

Si alguien le hace un desplante o lo trata en forma incorrecta, no enfoca su molestia o rabia hacia esa persona. Trata de aprender del evento para que no suceda de nuevo. Aunque perdona, no olvida para que no lo encuentren desprevenido en similares circunstancias en el futuro.


Permanentemente abierta a nuevas ideas y a aprender.

Siempre está explorando algo nuevo, profundizando en algo conocido, ensayando nuevos caminos, buscando nuevos intereses.

Aprende de los demás y es capaz de cambiar sus ideas si alguien presenta algo que es mejor.

De todos modos, así reciba con gusto todo tipo de información externa, en situaciones complicadas confía en su juicio para tomar la que considere mejor decisión.


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martes, 1 de septiembre de 2015

Las emociones y el trabajo profesional

Es creencia generalizada que las emociones y la vida profesional son como el agua y el aceite.

No está bien visto que las personas, durante su vida laboral / empresarial, las manifiesten.

Una prueba de esto, es que son pocos los líderes que saben manejar una situación donde haya emociones desbordadas.

Sin embargo, esta realidad –inventada– no tiene mucho que ver con la verdadera realidad. 

Usted y sus colaboradores son seres humanos que cuando participan del ambiente laboral están como un todo: con sus habilidades, capacidades creencias, valores y también con las emociones, temores, dudas y debilidades.

Aceptar esto y aprender a administrarlo en forma correcta, sólo trae beneficios para la vida de la empresa.

Un líder es la persona que inspira para que la sigan. En este sentido, no forma parte de un negocio de tal o cual producto o servicio; está en el negocio de las personas.

Pretender que una empresa cree un sano ambiente de trabajo únicamente a través de manuales, políticas, normas, procedimientos, circulares y memorandos, está condenado al fracaso.

Es importante considerar como motor vital, los comportamientos de cada uno de los colaboradores. 

Los comportamientos están relacionados con las emociones y son específicos a cada persona.

Requiere así poner en práctica la energía y la inteligencia emocional.

Cuando contrata un colaborador, lo hace por lo que sabe y las habilidades que tiene. Pero terminará dejándolo ir por lo que es, por la forma como se comporta y actúa.

Por esto es importante que durante la contratación, evalúe el nivel de ajuste del candidato con la cultura de la empresa. Esta, que es la suma de las creencias y valores colectivos de la organización, es fundamentalmente emocional.

El comportamiento de una persona sigue sus creencias y busca satisfacer unas necesidades. El comportamiento de una organización sigue su cultura para alcanzar un objetivo. 

Así, debe existir el mejor nivel de alineamiento entre las creencias y valores de la persona con aquellos de la empresa; las necesidades que busca satisfacer el individuo deben de alguna manera coincidir con la misión y visión de la empresa.


Motivación

La palabra viene de motivo. La razón por la cual una persona hace algo. Es también muy emocional. Las personas que hacen algo sólo por una retribución material, no son las más productivas, eficaces ni estables.

Toda persona tiene sus metas y sueños. También asuntos que la apasionan. Eso es lo que la mueve en su vida.

Como líder debe indagar estos elementos. Nunca están a la vista –a veces la persona ni siquiera es consciente de ellos– y por eso debe buscarlos, con mucha comunicación, en cada uno de los colaboradores. 

Esté atento a las manifestaciones emotivas de las personas. Qué las hace sentir exitosas o con miedo, comprometidas o desprendidas, qué orienta su actividad y a qué le huyen. Detrás están escondidas sus metas, sueños y pasiones.

Una vez descubiertos estos elementos busque la forma de enlazar, de la mejor forma posible, esas metas y pasiones con las tareas y actividades de la empresa.

A unas personas les encanta estar en permanente relación con otras, tener mucha vida social en almuerzos y reuniones y dejarse ver en sitios de moda. Estas personas son ideales para iniciar relaciones de confianza con un cliente. 

A otras, les gusta mucho profundizar un tema, entender todas sus peculiaridades y aprender todo lo posible sobre el tema y otros relacionados. Serán ideales para profundizar en los aspectos técnicos de la relación comercial con el cliente.

A las primeras, no tiene sentido exigirles conocimiento técnico profundo, a las segundas, que se luzcan en un almuerzo de trabajo. Juntas, son poderosas.

En la empresa pequeña no es factible tener suficientes colaboradores para formar este tipo de equipos de trabajo. Lo conveniente será entonces, buscar personas con los intereses y pasiones que más requiera para atender su mercado, y tratar de complementar la otra parte de alguna manera.

Parte de la forma de ser de una persona son sus limitaciones, que la inhiben de desarrollarse más allá de lo que puede sola. Por más motivación que exista, tendrá ese freno en su desempeño y en dar todo el potencial.

Sin embargo, prácticamente cualquier limitación es superable. Sólo requiere reconocerla, aceptarla y algo de ayuda, guía y acompañamiento.

Retomemos el segundo ejemplo, la persona que le gusta saber todo de un tema. 

Asumamos que esa es la mejor combinación de motivo y pasión del candidato que su empresa necesita en el actual estado de desarrollo. Asumamos también que la persona es introvertida y tímida, y que la perspectiva de ser la voz principal en una reunión con el cliente y su grupo, la atemoriza bastante. 

Una vez contratada, como líder, debe ayudar a esa persona a desarrollar la habilidad de interacción con los demás, que complementa las que ya tiene y que en conjunto la convertirá en mejor persona y mejor colaborador de su empresa. 

En la entrada Mentores, Coaching y desarrollo (ver acá) comentamos sobre esta importante parte de la responsabilidad de un líder con las personas de su grupo.


Cuando un colaborador manifiesta emociones positivas, quiere decir que está logrando éxito en el camino hacia sus metas y que está encontrando una forma de dar vida a sus pasiones. Será evidencia de lo mismo cuando muestra altos grados de compromiso.

Sin embargo, emociones negativas o faltas de compromiso no son necesariamente indicación de falta de alineación con las metas. Pueden ser un síntoma de que aun hay metas que no alcanza o que una pasión no puede expresarse debidamente. 

Estar atento a la verdadera razón detrás de manifestaciones negativas para dar el apoyo que se requiera, es también función del líder.

Entre más emociones positivas de todos sus colaboradores, mejor. Especial atención debe poner a controlar las emociones negativas.

Recuerde: ambos tipos de emociones son muy contagiosas, por lo tanto es preferible que se contagien las positivas.


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